乡镇档案管理从纸质到电子化的必要性
1.乡镇档案的介绍
乡镇档案是指乡镇党委、政府在公务活动中直接形成的对本单位以及对国家、社会具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一个乡镇的档案管理因为人员少、经费少等现实的原因不可能有专人负责，但是乡镇档案却是一个包含面广、繁琐与重要性兼具的工作，它和本地群众的切身利益相连。能把乡镇档案管理号，可以直接在基层解决一些矛盾和问题，理顺好人民内部的关系，为党的群众路线教育活动服务好。
2.乡镇档案的作用
乡镇档案工作处于我国档案工作体系的最基层，它们形成的档案反映了我国社会主义基层政权的历史面貌，具体详细地反映了这个乡镇各项工作活动的真实情况。乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料。对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。乡镇档案因为涉及范围广，内容较多，保存地没有完全独立的一个档案库房导致纸质档案的难于管理和保存。近几年信息技术快速发展，随即而生了电子档案管理，利用电子设备对档案进行保存，这样更利用查找和管理。
3.国家提倡建立电子档案
2000年的时候，在全国档案工作会议上中共中央办公厅主任王刚同志，明确向档案部门提出了要加强档案信息化建设的任务。《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。
4.电子档案的介绍
电子档案指在电脑设备及其它利用电脑设备生成的电子文件，以硬盘、光盘等载体进行存储，依赖电脑、平板电脑、手机等电子设备阅读、处理。电子文件分为逻辑归档、物理归档两种形式：逻辑归档是指电脑连接互联网的情况下进行的，再不改变电子文件原有的存储方式和位置而实现向上级档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件下载到移动载体上，向上级档案部门移交的过程。
4.1电子档案应用
电子档案也是档案的一种，它的管理也应符合档案管理的要求和使用习惯，符合国家计算机光盘档案存储标准，符合国家档案局颁发的档案分类标准。国家应建立各类档案的电子管理系统，如党群、行政、经营、风俗、生产、产品、科学、基本建设、设备仪器、会计、干部职工等类的档案。可对档案进行备份数据库，可设定档案查阅的密级、访问权限。
4.2东岗镇乡镇档案现状介绍
吉林省东岗镇仅从1999年-2012年就收集整理了文书档案900余卷，平均每年69卷。东岗镇没有专门的档案管理人员，都是从各个岗位借调来的同志，各个同志没有系统学习过档案管理，保存方式、风格都不一样，管理起来非常困难。东岗镇的档案这十几年的保存和整理反应出了绝大多数乡镇档案管理的困难。接手东岗镇档案的时候，当时的档案状况就是一个字“乱”。
4.3乡镇纸质档案向电子档案过渡是一次革命
对于乡镇档案从纸质化到电子化首先要有一个明确的认识，电子档案管理是对档案管理界的一场革命，不仅仅要把重点放在档案工作的原理和专业知识上，也不能仅仅停留在纸质档案的管理方法上，应意识到电子文件的发展是大势所趋，尽管电子档案是新生事物，但随着时间的推进，它必将成熟起来。第一，要提高自己的专业素质和综合知识。第二，要掌握现代信息技术。第三，要对档案工作有热情，有创新精神。第四，要和其他部门人员多沟通，多交流，多学习。
4.4乡镇电子档案管理的要求
充分认识到电子档案管理也应符合国家档案著作规则的基本要求。第一，和上级管理部门约定好，每年固定月份把上年度应归档的电子文件移交，向上级移交的时候做到完整的数据、准确的内容、安全利用、规范的编目、一致的帐目、清楚的手续、一式二份的移交清单，签字后交接双方各执一份。第二，乡镇档案人员负责电子档案归档前的整理工作，以及检查归档验收和接收后的统一进行保管等。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机没有病毒和百分之百的准确率。第三，入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。
4.5乡镇的电子档案的总结
乡镇的电子档案重认识到使用再到充分利用并发挥其特征还需一个非常长的时间，尤其是在我们这科技技术不是很发达，人们认识提高不上去的时候，做这项工作是非常困难的，所以提高领导和从业人员对档案电子化的认识是现在乡镇档案工作的重中之重。现在档案系统的各种工程技术人员极少，而且不够稳定，这不利于乡镇档案管理的进一步发展，尤其不利于电子档案管理。建设自己乡镇的电子档案对我们即是机遇也是挑战，只有提高我们档案管理人员的素质和专业技术职务才能更好的为人民和政府管好档案，为建设和谐社会做贡献。
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