基于科研院所的科技档案数据库网络化管理探讨
[1]科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、视频、录音带等科技文件材料。随着时代的飞速发展，数字化管理已成为人们熟知的、快捷的工作手段之一，数据库的网络化管理必将成为未来的发展趋势。在现代档案管理工作中以传统档案管理为基础，快捷有效地扩大科技档案的收集范围，提高科技档案利用率，是科技档案管理的终极目标。尤其是以科研为主的单位，一个设计合理、信息齐备、操作便捷的科技档案数据库，可以大大提升科技档案信息服务的质量。
1.科技档案数据库网络化管理的形成
1.1科技档案管理的发展
随着科技档案管理工作的不断进步，其管理方式经历了三个不同的发展阶段：即完全手工管理的纸质档案目录管理；科技档案目录的数字化管理；科技档案数据库网络化管理开始形成，并将成为未来一段时间的发展趋势。所谓科技档案数据库网络化，是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，载入数据库，通过网络技术为科研人员提供科技档案信息远程服务。
自2001年起，药研所开始建立科技档案数据库，对科技档案实施规范化、数字化管理。十余年来的不断升级更新，积累建立了七大项科技档案数据库（图1）。每个数据库依据其特点，设立了尽可能全面的档案信息录入条目。无论从何种角度查询、利用、统计，只要科研人员将科技档案按时按要求归入档案室，科技档案管理人员就一定可以为其提供完整的信息服务。
1.2科技档案数据库网络化管理的意义
将科技档案管理数据库网络化，对数据库信息采用多元化的入库方式，不仅可以提高数据库信息的准确性、专业性，为科技档案的鉴定、利用和编研等工作提供及时、便捷的服务。
药研所1958年建所至今，含原始记录的科技档案已超过万余卷，且90%的档案保管期限尚未到期，档案的利用率逐年增长。科技档案数据库的建立与不断完善，[2]将促进管理工作进一步向科学化，系统化和规范化方向发展，成为全方位服务的坚实基础。为科研人员利用档案信息提供便捷服务。
1.3科技档案数据库网络化管理的设计
药研所科技档案相关人员包括：科技档案管理人员，科研管理人员和科研人员。数据库中的每位用户都有其相应的角色分配，对数据库信息目录查看及录入是最基本的权限设置。科研管理人员或科研人员可将科技档案信息自行录入，并将纸质档案上交档案室，然后由科技档案管理人员对录入信息的完整性、准确性，以及纸质档案是否已经归档等档案相关工作进行审核，通过后，科技档案的归档工作才算完成。针对少数用户不具备网络信息录入条件的情况，科技档案管理人员有对数据库管理的最高权限，可协助科研人员完成科技档案信息在数据库中的录入工作。
2.科技档案数据库的信息入库
2.1原纸质档案电子化入库
对已归档的纸质档案，其目录均已全部录入到科技档案管理数据库中，在相应目录下增设原文、附件的上传下载功能，将相应的电子文件保存其中，科研人员在较短的时间内，就可以获取到需要的科技档案信息或电子文件，拓宽了科技档案的利用途径。使得档案管理工作可以切实地为科研工作提供强有力地支撑，从而对促进科技工作的发展具有深远影响。
2.2电子档案多元化入库
建设一个完整且信息量丰富的科技档案数据库，离不开对电子档案的收集。[3]电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。药研所主要以科研工作为主，电子科技档案主要是针对科研课题中形成的档案资料，如原始记录、图谱、照片等。虽然利用计算机记录实验过程及结果，可以简化纸质记录、减少错误，对数据进行快捷分析等优点。但由于有些电子科技档案不能直接阅读，必须有相应的软件支持才可以识别利用，且大部分电子档案不具备永久保存特性，安全可靠性低，法律效力不足等缺点。因此，药研所的电子科技档案与纸质档案实行双套归档制度，将计算机生产的电子文件转换成纸质文件，以确保电子科技档案的凭证价值。这一做法不仅维护了电子档案的安全性，又满足了科研人员的查阅利用要求，且将数据库进行权限设置，以保证电子档案的安全。
2.3科技档案数据库信息的鉴定
载入科技档案数据库的信息鉴定，主要分为科技档案目录信息鉴定、挂接电子文档信息鉴定、纸质档案电子化文档信息鉴定。第一，由于科技档案数据库目录信息是基于纸质科技档案的，在目录信息入库时，只需核对其与纸质科技档案基本信息是否一致即可。第二，对于科技档案数据库各条目录下面挂接的电子文档，则需对电子文档的内容进行鉴别。第三，对基于纸质科技档案的电子文件的鉴别，主要是针对其真伪性和完整性的鉴定。
药研所是以科研工作为主的单位，对实验记录的原始性、真伪性要求尤其严格。由于与纸质科技档案紧密结合，电子文件的真伪性鉴别不难做到。对于电子文件，特别是实验记录的完整性，则需要课题负责人参与鉴定、确认。
3.科技档案数据库网络化管理的利用
3.1便于科研人员远程查阅
对科技档案数据库进行网络化管理，向全所科研人员开放权限，科研人员可通过自己的域账户，利用内网登陆，随时查阅个人科研论文、著作、获奖情况、职工课题档案、研究生课题档案等信息。也可对公开资料进行下载、借阅和检索统计。用户按照不同级别，拥有不同权限，用户利用科技档案数据库中的信息，从只能依靠档案管理部门进行查询统计，到实现对个人档案信息的随时掌握，开放性和便捷性使科技档案数据库得以发展成为必然，且容易得到科研人员的广泛支持和参与使用。
3.2进行高效的数字化编研工作
科技档案的编研工作是科技档案管理中的重要环节。[4]以数据、事实等具体信息为构成单元的数据库，是档案信息加工的知识储备。
科技档案管理数据库可以提供完整准确的数据进行编研，通过其提供的知识支持，药研所先后编写了各年度《科研论文汇编》、《获奖成果汇编》等，这种对于科技档案的信息加工，把分散的原始信息加工为成套的系统成果，为数字化编研工作提供了基础支撑。
综上所述，[5]科技档案虽然具有重要的内在价值，但此种内在价值必须通过不断的利用而实现其价值。长期以来，多数科研人员重视科研工作较多，而忽视对科技档案的管理工作。这一方面是由于对科技档案管理工作不了解造成的。另一方面，在科研人员与科技档案管理人员之间缺少一座信息沟通的桥梁。科技档案数据库就是构建这座桥梁的重要一环。随着科研工作的不断发展，科技档案的数量不断增加，科技档案管理工作已不能止步于通过纸质科技档案进行服务的方式。科研人员需要通过现代化手段了解行业动态，利用资源信息，记录课题进展，实现档案信息资源利用的最大化。
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