企业档案信息资源开发与利用的思考
中图分类号：C29文献标识码： A
引言
随着社会的不断发展，信息化建设工作的不断加快，对于当前的档案工作来说，无疑是一项前所未有的挑战，对于档案工作人员来说，若要跟上当今社会的发展进程，不仅要具有一定的超前意识，同时还要具备较高的责任感与紧迫感。如果能够做好档案信息资源的开发与利用工作，一方面可为企业带来更多的经济效益;另一方面在社会的经济建设发展中有着极其重要的意义。
一、企业档案信息开发与利用工作中存在的问题
（一）档案管理整体工作水平较低
企业的档案管理工作从业人员，很大部分没有经过专业培训，对档案管理的基本知识、方法手段、工作程序、注意事项等知之甚少。部分企业甚至没有专门的档案管理室和专职档案管理人员，部分企业人事档案材料较少、内容空泛，特别是许多民营企业人事档案管理混乱，以工作记录替代人事档案。与此同时，企业人事档案管理利用还存在“分散”局面，干部档案组织部管理，职工档案人力资源管理，甚至有的跟随部门管理，从而降低了档案管理工作的整体效率和水平。
（二）管理方法陈旧缺乏创新
我国一些企事业单位的人事档案管理方法陈旧，效率低下，并且人事档案的材料得不到相应的更新，严重影响了单位的人事档案管理效能；另外，有些单
位缺乏相应的档案管理工作监督小组，严重阻碍了人力资源部门正常有序工作的进行。
（三）档案管理人员素质与业务水平的因素
随着社会信息化、网络化进程的快速推进，档案信息的信息化、网络化成为档案管理工作面临的首要问题，其关键在于高素质档管人员的培养。受传统管理体制与对档管认识的影响，档案人员的整体素质尤其是专业素养普遍存在这样或那样的问题，极大阻碍了档案信息化的开发利用。因此，加强与推进档案信息化开发利用工作，必须培养出一支业务水平高，综合素质强的档管队伍。
（四）企业档案管理制度不完善
制度是一切活动有序进行的保障，人事档案管理制度也不例外，一个企事业单位有序开展的基础保障就是健全的管理规章制度，而我国目前大部分的单位
都缺乏相应的档案管理制度，我们不难发现，许多企事业单位出现重大问题的究其原因，最终都是因为人事档案管理制度的不完善，若要提升人事档案管理效能，首先要健全人事档案管理的制度，制定一套可行的管理方法。
（五）档案的深层次加工工作滞后
当前企业对于档案的编研工作往往不是十分重视，而档案的编研成果直接决定了档案深层次加工工作，由于档案的编研成果不多，进而导致档案的深层次加工工作较为滞后，同时还会影响到档案信息资源的开发与利用工作。
（六）社会对档案管理工作的认识不充分
社会档案意识作为公众对档案工作的本质、价值的基础认识，其意识的强弱间接影响了档案信息化开发利用工作的推进，对发挥档案系统整体效应具有重要意义。目前，档案法的宣传力度薄弱，社会公众难以获得直接有效的信息了解渠道，进而导致无法形成档案信息资源开发利用的良好社会环境。
二、加强企业档案信息开发与利用的有效措施
（一）加强档案信息化开发利用重要性的认识
档案作为人类历史与知识的重要积累，是国家基础性信息资源的重要组成部
分。信息时代下，加快传统纸质载体档存信息资源的数字化进程，是新形势下档案工作者肩负的时代重任与神圣职责。档案信息资源能否实现合理配置与有效共享，关键取决于其社会价值与社会效益的创造，当然，这也与档案人员素质不尽相同、档案信息资源地域分布不均衡存在很大联系。因此，档案信息化开发利用工作要区分轻重缓急，有重点、有选择地稳步推进。这就要动员社会各界力量，加大投入，通过社会对档案管理工作重要性认识的提高，切实推动信息资源开发利用工作，以最大化的信息资源服务水平回报社会，以获得更多的支持与认可。
（二）整合档案信息资源，完善信息资源体系
应将现有的档案信息资源结构进行合理的调整，建立并不断完善优质的档案信息资源体系。一方面应将当前的单位档案信息资源采用分散式管理体制，建立综合档案室，将单位的档案进行统一综合的管理，同时应控制接收档案的质量。一方面应不断完善当前的档案补充机制，积极进行征集档案资源工作，目的是将散存在社会中的历史档案资料进行统一的收集工作；另一方面应增加对于档案的接收力度，加强与各个档案馆、图书馆等方面的联系，不断进行交流，实现资源共享。
（三）运用科学手段进行规范的创新管理
我国传统的人事档案管理工作是纸上作业，它是将所有的人事资料都记录于纸上，当需要做人事查询或者人事变动的情况下，人们就需要翻阅大量的纸质资料，这样的管理方法耗时耗力耗资源，在科学进步如此迅猛的时代，它已经逐步显现出其管理的局限性。因此，我国人事档案管理还应跟上社会前进的步伐，不断的积极探索，推陈出新，找到一套适合社会发展的管理方法。开展数字化的管理工作，将是人事管理的大势所趋，我国企业应将计算机等高新科技运用到人事档案管理中，做到信息化的规范创新管理。例如建立一套完善的企业内部人事档案软件，人们可以利用该软件，只需敲打键盘，在短短几分钟内，在平台中直接
查询和管理人事档案，大大缩减人们翻阅纸质资料的时间。
（四）树立“大档案”观
知识管理专家认为企业的显性知识是有限的，一般只有企业知识的 10%，企业隐性知识则是大量的，约占 90%。达文!波特把知识管理分解为两个阶段。第一阶段：组织像管理其有形资产一样来对其知识资产进行管理；获取资产并将其存放在能够很容易被获取的地方。对有形资产而言，存放地点是仓库，相应地存放知识资产需要有知识库。此外，企业科技生产活动也不局限于企业内部，在市场经济体制下大量的经营活动发生在企业外部，市场环境对企业的生存与发展是至关重要的。企业档案工作不仅要收集企业内部的历史的知识与信息，还应注意企业外部的动态的知识与信息。由此可见，为推进企业档案知识化管理，档案部门应树立“大档案”观，借助各种途径和媒介扩大收集的范围与对象，突破传统的狭隘的档案观念，按企业知识的内容扩大档案的外延。
（四）树立档管信息化工作的服务意识
档案信息资源的开发利用具有明显的服务性特征，在此基础上，档管工作者应牢记服务理念，通过宣传档案管理工作，积极创造条件，热情主动的提供服务，充分体现档案信息资源的潜在价值。此外，针对开发利用过程中面临的新问题#新情况，要及时转变思想，实现工作方式和服务手段的创新利用，使用信息时代档管工作的发展需要。
（五）推进信息化档案人才的培养工作
一方面，要对当前的档案人员进行计算机、网络、数字加工等基础型知识和能力的培训，是人员能够符合信息化档案工作的需要。另一方面，要面向社会引进信息化档案工作方面的人才与专家，通过激励机制来留住人才，提高人才的综合素质，使其更好地适应信息化档案工作。此外，要对当前档案人员的培训进行
变革，要以信息化档案工作实际为核心，从时代和行业的发展角度出发，以丰富的课程、科学的格局、专业性的教学来提升信息化档案工作人员的能力与素质。
结语
综上所述，建立信息化档案工作的新体系是一项长期的工作，同时也是一个非常艰巨而复杂的过程，要对信息化档案工作的建设进程有高度的思想重视和艰辛的心理准备。企业在发展的过程中应当充分建立档案信息制度，形成良好有
效的档案管理。在工作中应做到查缺补漏，开拓创新，打破旧有思维的束缚，对档管工作的具体措施狠抓落实，以期在社会主义市场经济建设与和谐社会的建设中做出应有的贡献。
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