浅谈园林绿化档案的建立与应用
中图分类号： TU986 文献标识码： A
在现阶段城市园林绿化档案的建立日趋完善、应用逐步显现，但同时也发现了一些问题。园林绿化档案是一个城市各种绿地、风景名胜区等规划建设施工与管理的历史性记载，是城建档案的重要内容，在城市建设、园林生产、旅游开发等方面发挥重要作用。建立和应用好园林绿化档案，能推动城市建设和提高城市品位。针对园林绿化档案建立和应用中突显的问题，笔者结合多年的绿化档案工作经验，对城市园林绿化档案的建立和应用进行了探讨。
一、园林绿化档案的概述
园林绿化档案涉及前期准备、立项、规划、施工建设、植物栽植及竣工验收、养护管理等绿化建设的全过程，是绿化生产活动的全记录。具有以下特点：一是专业性。它不仅具有立项、测量、放线、土方、供水供电等其他工程档案的共性，亦有植物栽植管理、园林建筑等专业的园林技术，因此具有园林专业性。二是成套性。园林绿化建设涉及立项规划、征地拆迁、勘察设计、招投标、开工建设、监理及施工验收等生产活动的全过程，各阶段紧密连接，形成一个完整的材料过程。三是复杂性。园林绿化工程是人为的开辟山水地貌，结合植物栽植、建筑、山水布置构成的艺术实体，工程施工交叉复杂，需要多部门、多行业的共同协作，因此具有复杂性。四是时效性。园林景观建成后不能马上达到最佳景观观赏效果，例如植物尤其是大树移植时需对树冠进行修剪，所以需要一定的恢复期。五是社会性。园林绿化作为一项公共事业，对改善城市环境、提升城市品位具有重要的意义。
园林绿化档案是在园林绿化建设发展过程中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、实物等有关园林专业的各种载体的历史记录。绿化档案涵盖公园工程、风景名胜、绿地苗圃、古树名木、病虫害防治等多个方面，可为园林规划、城市绿化、园林植物养护管理等提供借鉴和参考，具有可观的经济和社会效益。
二、园林绿化档案建立和应用中存在的问题
1.归档制度不健全。园林绿化建设涉及多个方面，园林绿化档案建立过程中易出现“多头管理”、“谁都不管”的局面，园林单位内部也易形成各部门管理各自档案的混乱局面。归档制度不健全，缺少园林绿化工程文件整理归档和档案移交管理规定，导致档案收集不能同绿化建设的各阶段紧密结合。同时由于园林绿化工序复杂，收集的档案不能反映绿化工程建设各阶段实际情况，比如有时口头变更不能及时进行书面记录，绿化档案成为城建档案工作中较为薄弱的环节之一。
2.重工程建设，轻档案建立。工程建设单位、园林部门从领导到工作人员都存在档案意识薄弱现象，对档案收集的认识不够深刻，没有完全意识到档案建立工作对园林建设工程使用、维修和园林绿化建设发展的重要作用。目前很多相关人员将绿化档案工作看作是一种资料的简单收集和存放，只有在工程阶段验收、竣工验收或投入运行之后，才认为可以把资料建档、归档，这样就造成了使档案收集与绿化建设的脱节。档案收集工作与绿化工程建设的不同步，间隔时间过长，容易导致资料准确性降低甚至部分有价值的资料遗漏，绿化档案不能真实、客观、全面、准确的反应绿化建设过程，因此会直接影响绿化档案的质量和应用价值。
3.绿化档案的应用价值没有充分发挥。我们收集整理的园林绿化档案为某市创建联合国人居奖、中国人居环境奖、国家园林城市、国家卫生城市、全国文明城市等做出了突出贡献。但在具体的应用过程中也发现了不少问题，这些问题使档案工作不能很好的为以后的绿化建设提供借鉴，不能充分发挥它的经济效益和社会效益。如档案整理不规范，检索效率不高，手工检索比例大，档案电子文件信息资源无法共享，服务性不突出等。
4.电子档案的同步性与真实性难以保障。随着计算机、网络时代的到来，城建档案开放力度加大，公众利用档案意识增强。档案电子化、多元化的趋势要求档案载体为“双套制”管理模式，即要求工程档案移交的同时必须有与之对应的电子文件。电子档案与纸质档案并存是一种必然趋势。但目前由于硬件设施不齐全或管理人员水平有限等原因，电子文件的收集易被忽略，同时由于电子文件更改容易，所以电子文件的真实性、原始性的认定尚无有效保证。
三、改善园林绿化档案建立和应用的对策及建议
1.完善档案建立制度，健全归档体制。建立科学合理的档案建立体系，建立专门的档案室，对不同类别、不同载体的档案实行统一管理。要将绿化形成的音像信息资料、科研资料、科研成果、各种建设施工图纸、施工日志和协议合同及招投标文件等方面的材料，一同纳入档案收集管理的内容，认真落实好收集、建立、管理、应用制度。在保证档案内容准确性的前提下，制定灵活多样的归档制度。采取集中收集和现场收集相结合，同时档案工作人员还要深入一线，及时发现问题并收集资料；对内收集和对外收集相结合，要做好本单位与相关合作单位的材料收集工作，确保材料的系统完整；定向、定内容收集相结合，根据园林绿化工程的特点，避免格式化收集的遗漏。
2.加强思想重视，实行全程跟踪的档案建立模式绿化单位要加强档案相关知识的学习，充分意识到园林绿化档案的重要意义，同时要宣传档案法规，提高全体干部职工的档案意识，形成在日常工作中随时收集档案资料的良好习惯。不仅要做好绿化过程中的资料收集工作，更要做好前期规划编制、立项审批过程及后期竣工验收、施工总结等材料的归档，切实保障档案建立的系统性、可靠性及可应用性。实行“全程跟踪”的收集模式，采取集中收集、随到随收、跟踪收取、滞后补充的方法灵活收集。
3.注重开发应用，更好地为城市建设服务。园林绿化档案建立的目的不仅是生产经营活动的反应，更是为了更好的为城市建设服务。规范档案类别、档案目录、档案编号、张（页）号，不仅有助于档案的统一规范管理，还有助于档案应用时的快速查找，极大地提高档案的检索效率。创新档案服务机制，努力开展面向社会的档案服务，档案工作应与单位的信息管理工作密切配合，建立电子档案的数据库中心，不仅有助于本单位对档案材料的开发利用，还可以为部分非保密性的电子文件提供查询。园林部门应充分重视档案资源的应用，使其创造出更大的价值。
4.提高管理人员素质，实行“双套”制模式。随着社会进步、数字化水平的提高，应对档案工作者强化教育、加强培训，提高档案工作者的自身素质，要熟练掌握电子化档案的建立方法和应用技术，创建电子档案和纸质档案的双重模式。同时要严格选择电子系统，制定相应的电子档案建立管理制度，统一设定电子文档归档的要求，保证电子档案的真实性、安全性。
结束语
园林绿化档案工作与时代和社会需求密切相关，党的十八大报告首次把“美丽中国”作为未来生态文明建设的宏伟目标，我们要以此为契机，紧密联系时代发展要求，采取有效的措施，更好地保护绿化成果、美化环境，促进城市园林绿化档案事业持续健康发展，使其为文化园林建设、生态文明建设发挥更大作用。城市园林绿化档案是城建档案的重要组成部分，是一种可以保存、研究和利用的信息资源。
