电子文件生命周期理论对档案管理的启示
中图分类号：K206文献标识码： A
随着当前信息技术的飞速发展和广泛应用，计算机普遍应用于自动化工程设计，电子档案逐渐成为档案管理的主要形式，是档案管理中的一种新型模式。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案管理工作者需要面对的新问题。电子档案能缩小档案保存空间,快速传递交流信息,实现信息共享，与时代接轨，带来了极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
1.电子文件对档案本质属性的影响
从本质的角度上讲，所有的档案均具备原始记录性的特征，这种特征主要体现在两个方面上，即档案内容和档案形式。正是因为档案这一本质特征的存在，使其与图书、资料有所区别，也使档案具备了法律凭证的作用。就电子文件而言，其与传统档案最为显著的差别在于形成方式的不同，计算机是电子文件形成的重要载体，由于在计算机上能够对电子文件进行随意修改或复制，从而使得档案原始记录性这一特征不复存在。电子文件的原始记录性及其凭证作用是否具备法律作用，成为目前档案领域研究的重要课题，而且也成为电子文件是否能够转化为档案的关键之所在，其对档案管理学的研究具有深远的影响。
2.电子文件对档案来源的影响
档案的来源一直都是档案管理学研究的重点课题，而在电子文件出现后，使得这一课题的研究方向发生了转变。究其根本原因是电子文件的形成具有其自身的特点，它不再对应机关、组织和机构，而是可以按照实际需要对文件信息进行修改和重新组合，故此档案来源的确定，也不能仅仅局限在某一个特定的条件上，而是要阐明档案的原始联系，并了解档案在全寿命周期内的信息组合变化，逐步对档案的来源原则进行丰富和完善。可见，电子文件的出现，改变了档案来源的研究方向，其对档案的来源产生了一定程度的影响。
3.电子文件对档案现代化研究的影响
在信息时代到来的今天，档案现代化已经成为档案发展的必然趋势，而这一目标的实现需要相关的技术作为支撑。可以说电子文件是时代发展的产物，它的出现进一步推动了档案现代化建设进程，同时，也在一定程度上拓宽了档案的研究内容。为此，除了要对原有的档案内容加强研究之外，还应当不断加大对各种支撑技术的研究力度，如计算机技术、网络技术以及微缩技术等等，尤其是要加强对信息安全和通信技术的研究以及各种新技术在档案中的应用研究，这对于档案的现代化发展具有积极的促进作用。
4.电子文件对档案保护技术的影响
对档案进行保护与利用是档案管理工作中较为重要的环节。随着电子文件的出现，传统的档案保护理论及其相关技术已经无法满足实际工作需要。为此，要在不断加大对传统档案载体保护技术研究力度的同时，深入研究电子文件档案的保护技术，如新型档案载体、保存环境、档案原始性及完整性的保护措施等等。由此可见，电子文件的出现，不仅使档案保护技术的研究领域进一步拓宽，而且也增大了研究难度，这给相关研究人员提出了新的挑战。
二、电子文件生命周期理论对我国电子文件管理过程的启示
电子文件生命周期管理理论对我国电子文件管理过程的指导体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计和运行、管理制度的内容和执行等方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制。即对电子文件进行全程管理，对电子文件生命周期中每个阶段的管理，包括从电子文件的形成到其销毁或永久保存这个完整的运动过程。要达到有效管理电子文件的目的，就要建立电子文件管理信息系统的准则，而建立相关准则，必须关注文件从孕育形成到销毁或永久保存的每一个阶段。其中，在文件的孕育阶段，选择适当的阅读软件是影响电子文件生命周期的关键因素，因为从软件工程的角度来看，阅读软件的生命周期影响电子文件的品质。在文件的概念设计阶段，按照“前端控制”思想的精髓把电子文件各个阶段的管理放在概念阶段予以考虑。例如，在概念阶段要及时采集必要的“背景信息”和“元数据”，以证实文件形成过程的真实可靠性；事先确定归档范围，判定保存价值，确定采集时间和采集方式，以保证归档文件的完整性、准确性；事先设定某些方面的技术指标，如记录载体、记录格式等，以保证电子文件的长期可利用性。总之，对电子文件管理要从信息系统源头做起，在概念阶段即考虑作为档案保管、利用的要求，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，如果待系统应用后再作改动往往既费钱又复杂，而且有时不可能实现。在电子文件管理系统的设计阶段，档案部门人员应协助软件开发人员进行设计，对电子文件管理的各个过程提出合理的设计要求，使电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素统筹兼顾，强调各项管理内容和要求无缝连接、系统整合和总体效应。
三、电子档案管理的对策
1.归档的电子文档进行规范整理
首先，有选择地保留具有利用价值的电子文档，对于事务性的电子文档，使用完毕即可删除;对需要保留的电子文档采用电子鉴定法，通过制订电子文档鉴定标准、开发电子文档鉴定软件等方法，对电子文档进行批量鉴定，以此提高工作效率，并保持鉴定标准的统一。其次，对电子文档的分类整理可借用国家归档文件的整理。第三，对同一组织机构、同一保管期限、同一级别的电子文档按文件编号的大小进行排列。
2.采取严格的保密措施
首先，采用电子通信网络系统中“双密钥码”的方法进行加密。其次，做好文档的开放与控制上网的界定工作。凡是属于公开的文档都可上网，对在保密期限的文档，可根据其时效陆续解密上网。三是保障文档的凭证作用。电子文档的凭证作用在于其原始性，要维护电子文档的原始性就要加强对电子文档的安全审理，保证电子文档不被修改和删除，其一，要重点解决对电子文档非法的访问、拷贝和打印等问题，通过设置入口密码、口令、注册登录等措施控制非法用户的访问，并通过特殊的服务措施控制用户对文件的拷贝、下载打印等行为。其二，电子文档制发单位在机内输入隐形条码，以防止电子文档被修改或删除。其三，做好防火墙的防护工作。只有符合事先制定的网络安全规定的信息才被允许通过，不符合的就要拒之墙外，以保护网上电子文档的原始性和真实性。其四，做好光盘、软盘、磁盘等电子文档的保护和安全工作，购置专门装具，创造良好的管理环境。
3.加强电子文件管理的信息化建设
档案管理部门应加快电子文件管理的信息化建设，积极探索和实践档案管理新模式。首先，档案管理人员应当充分了解并掌握电子文件档案管
理软件的特点及其使用方法，并对软件的各种功能进行深入研究，如前端控制功能、全程管理功能等等。同时，还应针对用户认证、电子签名等方面进行应用研究，在保证档案管理软件安全、稳定运行的基础上，探索最符合本单位特点的工作模式。其次，加强档案信息网络的规范化、标准化建设，为电子文件形成、传输、归档、整理提供良好的网络环境。再次，档案管理部门应根据本单位的实际情况，落实纸质档案数字化建设的可行性方案，采取电子档案与纸质档案共存的管理模式，提高档案管理工作效率。
结束语
总之，电子档案的出现，给传统档案工作带来了方便的同时也带来了更多的挑战，档案管理工作者要适应当前和未来的工作环境迎接现代化技术的挑战，从现在开始加强对电子档案管理问题的研究并尽快掌握现代化管理的有关知识和技术，以适应未来对档案事业的发展要求。
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