新时期科技档案现代化管理思路研究
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）07（a）-0167-01
21世纪，是信息技术和知识经济发展的时代，对科技档案的管理工作提出了更高的要求，并深刻影响着档案管理现代化进程。科技档案是组织科研成果的重要载体，是实现信息传递、进行技术交流的工具，加强科技档案现代化管理工作至关重要。近年来，科技档案的现代化管理取得了一定进展，但档案管理方法和手段等与世界先进水平相比，还存在一定差距，因此档案工作者应综合运用现代化技术手段及管理方法，不断促进科技档案管理质量和效率的提升，提高档案管理现代化水平。
1 科技档案现代化管理的必要性和重要性
科技档案，是科技人员在科学技术研究和生产过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，其具有很高的科研价值，是科学技术转化为生产力的重要形式和手段，在科研、生产、企业科学管理中发挥着重要作用，因此促进科技档案的现代化管理势在必行。首先，实现科技档案现代化管理是我国现代化建设的必然要求，合理开发和利用科技档案，有利于经济效益和社会效益的提高。其次，档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势。随着档案事业的不断发展，科技档案的种类和数量剧增，这就对其保管和利用工作提出了更高的要求，而传统档案管理方法和手段不能适应新形势下的发展需要。同时计算机技术、大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展，为科技档案现代化管理提供了必要的技术支持。所以，档案管理的现代化是国家建设和社会发展、档案工作进一步提升的需要。
2 科技档案管理工作存在的主要问题
科技档案是科技信息的载体，需广大科技档案工作者不断地去挖掘与探索。然而，当前部分档案工作者未从实质上认识到科技档案管理的意义，对其现代化管理缺乏重视，无法与计算机技术、信息技术、网络技术等有效融合，科技档案现代化管理未得到有效实施。总结而言，科技档案管理工作主要存在以下问题：（1）科技档案的开发利用程度不够。在档案管理过程中，重藏轻用，缺乏对科技档案信息的多角度和多层次开发和挖掘，档案服务处于被动状态，缺乏对档案利用效益的反馈机制建设。（2）科技档案有较高的技术保密性，但由于缺乏完善的科技档案安全管理制度，科技档案信息秘密性认定的范围不科学，对科技档案的保护力度不够。（3）档案的基础工作存在不足。如收集、鉴定、整理档案工作过于粗糙，档案材料在页码编号、档案排序及材料分类、入库等环节上存在漏洞，科技档案归档材料不完整，立卷工作的不规范等，科技档案信息资源的研究和编纂的开展工作不科学。（4）缺乏先进技术和设备、专业人员及相关的制度及管理体系，对档案数字化管理模式等工作较少涉及，造成科技档案管理和利用效率偏低等问题。因此，科技档案的现代化管理已成为大势所趋。
3 科技档案现代化管理的实施途径
3.1 提高科技档案现代化管理意识，健全档案管理各项规章制度
实现现代化科技档案管理的关键在于提高科技档案工作者的现代化管理意识，档案工作者应正确认识科技档案的重要作用，彻底转变传统的不适应时代发展的工作观念，打破传统的被动服务格局，变分散式为集中式管理，变传统式为现代式管理。同时增强创新意识，积极开发科技档案信息资源，开创档案工作新局面。为使我国科技档案现代化管理有章可循，有法可依，应坚持以《档案法》为核心，不断完善科技档案管理制度，制定更为具体、具有可操作性的规章制度，从科技档案的形成、积累、归档到整理、鉴定、保管、利用等每个环节都应有具体明确的规定。如健全科技档案接收保管制度、科技档案整理制度、科技档案借阅制度、科技档案鉴定销毁制，促进档案管理的标准化。
3.2 与时俱进，加快科技档案信息化管理进程
科技档案管理的信息化建设是必然趋势，是新时期档案管理现代化的核心内容。科技档案管理者应运用现代信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务，以信息化建设推动科技档案管理工作。首先，实现纸质、录音、录像、照片或其他类型载体科技档案的数字化工作，推进科技档案数据库建设；其次，加强档案基础平台建设，建立档案管理和使用的专业网站，实现档案系统内部的连接与外网的连接，促进档案信息传输的网络化和资源的共享化，促进科技档案管理模式的变革。
3.3 加强科技档案编研工作，重视科技档案的开发和利用
收集、归档、整编、保存是科技档案管理的基础性工作。科技档案的管理应注重夯实基础，完善科技档案材料的收集、整理、归档、立卷、鉴定和保管等工作流程，采用科学规范的标准，为其开发利用提供保障。为促进科技档案的开发和利用，应促进科技档案的编研工作，对科技档案信息进行深加工，合理排列、组合、摘编、汇集科技档案材料，对价值大、利用范围广的档案资料可做专题著述，在这一过程中，档案管理部门工作人员应加强协作，发挥团队优势，以满足用户的不同需求。不同档案管理部门科技档案的构成结构、资料信息量及质量各不相同，因此经加强合作和交流，形成横向合作交流机制，以实现资源共享。
3.4 注重人才培养，提高科技档案管理人员整体素质
科技档案工作科技含量高，涉及面较广，管理人员的素质高低直接影响科技档案的现代化管理。因此，应不断加强人才队伍建设，提高档案管理者的综合素质，改变科技档案人才匮乏的局面。首先，档案管理部门要通过建立学习型组织，促进档案管理人员业务素质和专业技能的提升，在全面掌握科技档案专业知识的同时，又熟练运用现代化的管理技术为用户提供服务。同时提高科技档案工作者的待遇和地位，增强其凝聚力。另外档案管理工作者应注意从自身做起，加强学习，熟练掌握科技档案管理业务的原则和方法，认真学习和运用现代信息技术。在工作中大力弘扬认真负责、严谨细致、乐于奉献的档案工作优良传统，大胆创新，努力实现科技档案工作在理论上、体制上和机制上的创新。
知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大，传统的科技档案管理模式已不能适应这种新形势的需要。档案管理现代化是新形势下档案事业发展的必然趋势。因此档案工作者必须以科学发展观为指导，采取各种有效措施，建立一套完备的现代化管理体系，加快推进科技档案的现代化管理进程，提高科技档案信息资源的规范程度和利用效率，以有效推动我国档案事业的可持续发展发展。
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