信息时代如何做好档案管理工作
中图分类号：G271 文章编号：1009-2374（2015）23-0171-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.23.086
网络信息技术的快速发展标志着信息时代的到来，这使得许多行业及工作都受到巨大影响，档案管理工作也是其中之一。我国在“十五”期间，将档案工作列为重点发展的行业，明确指出各级档案部门需要做好档案管理的信息化工作，充分利用网络信息技术来加强档案管理，使档案管理工作更加科学化、准确化。本文主要分析了传统档案管理模式在信息时代遭受的冲击，在此基础上就如何做好档案管理工作提出几点意见，使其更好地适应信息时代的发展。
1 传统档案管理模式面临的挑战
信息时代的到来，使传统档案管理工作面临着严峻的挑战，具体表现在以下三个方面：第一，文件生命周期遭受质疑。传统档案信息的主要载体是纸质文件，纸质文件都不可避免地遭受不可抗力的影响，例如火灾、水灾等都极有可能导致档案遭受毁坏，再加上没有备份，这就会给档案管理工作造成严重损失。第二，传统档案分类面临着新的挑战。传统档案分类是特定时代的产物，但是随着社会的发展，信息量大幅度增长，如果还采用传统的档案分类模式，那么将极有可能导致档案管理工作的混乱，降低档案管理效率及质量。第三，档案鉴定方法面临挑战。近年来，我国网络信息技术迅猛发展、档案文件逐渐增多，电子文件的易改性增加了档案鉴定的工作量，而档案鉴定的重要性及迫切性也更为突出。这些问题的出现，都要求完善传统的档案鉴定方法来顺应信息时代的发展需求。
2 信息时代做好档案管理工作的新思路
根据上文分析的结果可知，信息时代档案管理工作存在许多问题，为了解决这些问题，必须要发挥创新思维，在解决实际问题的同时树立长远眼光，制定出能促进档案管理工作长期发展的新措施。笔者认为可以采取以下措施在信息时代做好档案管理工作：
2.1 转变传统观念，提高档案管理意识
根据上述分析可知，传统的档案管理模式已难以适应信息时代的发展需求，这就要求档案管理人员转变传统的管理理念、强化档案意识，这也是做好档案管理工作的重中之重。人才服务中心的全体人员要充分认识到档案管理在整个单位工作中的基础性作用，正确认识到档案的真正价值，这样才能够为提高档案管理水平打下坚实的思想基础。管理人员不仅要提高思想的重视，更需要在实际工作过程中找准档案管理工作的重心，增强主动服务意识，为单位及社会提供优质高效的服务。
2.2 创新管理模式，提高档案管理效率
随着信息时代的到来，人才市场竞争日益激烈，信息瞬息万变。在这种形势下，档案管理人员要能够采取多种措施来创新档案管理模式：第一，需要完善档案目标管理机制，在此基础上建立激励机制，将档案管理工作与人员的薪酬相挂钩，以此来充分调动档案管理人员的工作积极性。第二，需要充分利用现代化的科学管理方法，将网络信息技术与传统档案管理模式结合起来，完善人才服务中心的档案管理信息系统，以此来实现信息资源的共享。第三，档案管理人员需要加强自主学习、更新管理知识及技术。相关部门需要定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业素养及技能水平，借鉴先进的管理经验及管理模式，使得其能够熟练地应用计算机信息技术，增强其档案管理的能力，从而为档案管理工作的顺利开展提供人力资源的保障。第四，随着现代信息技术在档案管理工作中的应用与发展，档案管理人员需要总结经验教训，不断摸索能够适应信息时代发展的新理论及方法，以提高档案管理工作
水平。
2.3 建立健全档案管理工作制度
档案管理工作是一个动态过程，因而需要不断收集信息、对档案加以补充，档案管理工作也涉及到档案材料的鉴别、移交、转递、分类、登记、借阅及检查，由此可见，档案管理工作程序较为繁重，这就需要相关部门及人员完善相关规章制度，并在实际工作中得到贯彻落实，以此来保障人事档案内容的连续性、完整性、真实性，从而有效避免弃档、档案管理混乱、有档无人等现象的发生。总之，档案管理人员要能够严格执行档案管理相关的工作制度，确保管理工作有章可循，这样有助于促进档案管理服务理念的实现。与此同时，档案管理人员还需要处理好档案保密与公共服务的关系，避免管理漏洞的出现。
2.4 增强档案管理工作的安全及法制意识
安全是档案管理工作的灵魂，是档案管理工作的重点。随着信息时代的到来，网络信息技术逐渐应用到各行各业，这在一定程度上为档案管理工作注入了新鲜的血液，促进了档案信息化建设水平的提高，使档案信息在为社会各界提供服务方面取得新的进展。但是，由于信息技术缺乏规章制度的约束、技术维修保障不到位及管理人员自身素质等因素的影响，信息时代的电子化档案管理工作存在许多安全隐患，具体表现在以下三个方面：第一，电子档案容易被篡改。目前，档案管理工作正逐渐步入电子化管理阶段，档案的载体形式逐渐由纸质转为电子版，由于目前我国对于电子档案管理工作缺乏规范程序及政策保障，这就导致部分不法人员篡改档案，这种行为会直接影响到档案信息的原始性、准确性、真实性及完整性。第二，网络上的各类病毒也在一定程度上威胁到电子档案管理安全。计算机网络虽然能够使我们的生活更加便捷高效，但是也给工作生活带来了许多安全隐患，例如，病毒、木马程序层出不穷，黑客入侵单位或个人网站的现象屡屡出现，不法分子利用网络技术窃取机密信息、破坏程序，从而导致个人及单位遭受不同程度的损失，虽然技术人员也研发了多种杀毒软件，但是这样无法完全做好病毒的查杀工作，这就为电子档案管理工作带来了安全隐患。第三，档案管理人员由于保管工作不到位，导致储存信息的光盘、磁盘及设备丢失的现象经常发生，这也会影响到档案的安全管理。
针对上述问题，人才服务中心可以采取以下措施加以解决：第一，需要增强档案管理人员的安全防范意识，完善安全监察及监督机制，这样有助于保障档案内容的真实性与完整性。第二，定期安排计算机网络维护人员进行检查、杀毒，及时更新杀毒软件，以此来避免网络病毒的入侵。第三，做好档案信息的备份及维护工作，这样能够避免档案遭受病毒的侵害，保障档案储存安全。人才服务中心需要做好档案管理相关法制政策的宣传工作，工作人员需要认真学习相关法律法规文件，使工作人员树立依法治档的思想观念、增强工作责任感，一旦发现档案管理人员存在违犯档案法的行为，必须要进行严肃处理。与此同时，服务中心的工作人员需要提高法制意识，端正工作态度，积极反馈社会公众对档案工作的评价，根据各方评价来对档案管理工作做出相应的调整，提高整合信息的能力，进一步规范档案信息管理工作。
3 结语
综上所述，信息时代的到来使档案管理工作面临着严峻的挑战，人才服务中心的工作人员需要对档案管理工作提高重视，增强工作责任心，不断更新自己的专业知识结构，充分利用先进的信息技术，改变传统的管理理念，切实做好档案管理工作，保障档案管理工作的规范化，使其更好地为社会服务。
