企业办公管理现状及发展分析
中图分类号：F272 文章编号：1009-2374（2015）22-0168-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.22.083
在以前，很多企业大多是以纸质、人工等的方式来对办公涉及到的一些档案加以管理，这种办公管理的模式不仅仅是浪费时间、人力、物力，还会给管理工作带来许多不便。随着计算机互联网和信息技术的渐渐发展，企业的办公管理模式也进行相应改革。要进行改革，就需要明确规范办公管理的职责及其重要性。
1 企业办公管理的重要性
办公室是企业名下综合管理的部门，它的主要职能就是沟通协调企业各个部门的工作。办公室可以说是综合性能很强的一个行政管理部门，它是企业和员工之间的沟通桥梁，承上启下，工作的范围广，参与的事务多，内容也比较复杂。
1.1 协调企业各部门
办公室管理的工作可以从企业全局发展出发考量，对于某部分重要问题可以进行研究并深入探讨；办公室可以通过把握企业各个发展的动态，从而及时地向有关部门以及企业高层管理提供最新的信息，使得决策者可以更全方位地进行决策工作，提出更符合企业实际需求的发展战略决策；在布置企业目标时，办公管理能够以全局为出发点，基于符合企业高层管理要求和各部门职能的基础上，计划布置相关工作；在企业的日常运行方面，办公管理应当要沟通协调好各个职能部门，从而保证相关的工作可以更加顺利。
1.2 明确各个员工的岗位职责
因为企业在实际运行时所涉及的岗位工作比较多，要求多人进行分工合作完成，所以必须面向企业的工作人员及旗下部门实行岗位责任制。办公管理能够划分各岗的权责职能，使得每个部门以及每个工作人员都可以各司其职，进而提高其工作效率，降低企业的产品生产时间，增加企业经济效益。此外，办公管理还要考核企业员工的工作，处理那些旷工、不能及时完成工作目标、损害企业利益等的员工，进而提高企业的日常生产效率，增加企业经济效益。
1.3 信息化企业管理
伴随着我国市场经济的迅猛发展和信息技术的愈加创新，我国的计算机技术以及网络数据库技术等也有了很大的提高，与此同时，这给企业的办公自动化信息管理工作创造了有利的条件形势。办公自动化技术是将信息时代的管理模式和工作方式有效地结合，能够实现资源共享，从而提高办公效率。将计算机和通讯技术进行有效运用，就能够给企业建立一个高效率、高质量和高智能的办公体系，能够在日常办公时给高层管理和相关员工提供更加便利的服务，减少企业人员的不必要工作量，提高员工的工作质量和效率，完善企业的内部管理工作，进而加强企业的市场竞争力。
1.4 推动企业发展
办公室建立的出发点是给企业提供办事的部门，究其本质，就是提高企业面对不断发展的市场所能适应的能力。当下，在企业的发展过程中，通常都会遭受来自同行激烈市场竞争以及生存的压力，企业要想降低这种矛盾，就要利用好办公室职能，不断探讨并加以适应新型的市场发展。此外，在企业发展过程中，办公室管理的工作人员还可以着眼于市场需求，力求更好地把握未来的市场需求，从而给企业的未来发展提供一个方向，进而能够更好地引导并推动企业发展。
2 企业办公管理现状
我国市场经济在不断推进，而现代的企业制度也在不断完善，所以我国的企业管理也有了明显的进步。然而，现在的社会已经步入信息时代，现在的这种企业管理还是不能够完全满足社会发展的要求。
2.1 沟通的效率不高
（1）企业中大部分请示汇报、指令下达以及结果反馈都是语言表达，听的人再笔录，这就有可能由于表达能力、理解能力、记录能力或是记忆能力存在的差异，从而使得层层传递的信息内容出现失真，并且没有正式的书面内容，在重复使用信息以及共享时也比较困难；（2）地域差别，协同工作的效率较低。因为信息在传递过程中会出现人员外出等情况，进而导致审阅批复的周期较长，所以一些工作项目就不得不变成一个长时间等待的状态；（3）未能有效进行日程管理。日程管理可以说是一个现代员工所必须具备的能力。有效的日程管理能够帮助其进行更正确的判断，让企业整体的人力资源能够发挥更大的作用。
2.2 管理行为规范性难以保障
（1）控制能力不好。一些领导的事务繁多，就容易忘事，会顾此失彼；此外计划如果很多的话，但是与此相对的控制力却不够，这就会造成部分计划搁置；在多个事务都需要协同时，若是缺乏有效的监控手段，就会造成这些事务长时间的停滞；（2）缺乏有效的共享手段。日常办公的事务若没有正式的文档，就不能够共享信息。共享正式文档的途径一般都是电话和Email，这种方式的效率较为低下。但是如果不能够共享信息，就会进行重复的工作，从而浪费资源；（3）异地的管理成本高且效率低。传统的异地管理大多是通过出差来实现，由此就会产生通讯费用和交通费用，积少成多，成为运营成本中的累赘。出差时的通讯条件、交通条件以及办公条件等都会受到一些限制，会降低工作效率。
3 企业办公管理发展分析
伴随着信息化的逐渐普及，人们的生活方式也在发生着翻天覆地的改变，办公管理也在逐渐适应这种发展趋势并不断的改革，新型的办公模式定会逐渐替代传统的人工管理方式。改革并重新设计企业的办公管理的重要目标就是提高企业的办公管理质量及效率，从而可以更好地解决企业日常工作中的问题。对于旧的办公管理的框架结构，我们应当要全面分析企业的办公室管理模式，从而使得企业办公管理更加系统化、自动化，所以我们可以基于B/S结构，采用JSP面向对象技术与SQ L Server数据库提出一个办公管理的框架：（1）这个框架是基于B/S三层结构来建立的，可以避免C/S构架所需要的安装和不易维护的难题；（2）这个框架利用UML建模语言，总结企业的办公业务流程，来建立办公管理系统的框架，可以更好地加强模块实用性、降低耦合度；（3）这个框架主要包括会议管理、公告管理、人力资源管理、文档管理、系统设置、通讯录管理、论坛管理这七个部分，可以使得企业的信息传递更快，有利于企业的协同工作可以无纸化办公。
4 结语
企业的办公管理工作是一项比较琐碎繁杂的工作，因此应当在符合市场和企业发展的趋势下，采用更加专业化的办公管理模式，从而加强企业科学决策。此外，还要针对企业自身的办公特点，深入研究企业的办公管理模式并对其优化改革，使企业的办公管理更加系统化、科学化、规范化、制度化、规范化。总而言之，企业先进高效的办公管理模式是企业能够正常运转的基础，只有履行好办公管理的职责，才可以保证企业的工作效率和经济效益，才能够更好更远地发展。
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