政府招标环境下高校图书馆与图书供应商实现共赢策略
中图分类号：G253 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（b）-0207-02
图书采购是图书馆文献资源建设的不可缺少的部分，国家行政事业单位财政资金拨款是高校图书馆的文献经费的主要来源，随着《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国政府采购法》的通过和施行，高校图书馆的图书采购纳入了政府采购的范畴，从2006高校图书馆的图书采购陆续实行了采购政府招标制，到目前为止政府招标的图书采购方式成为了高校图书采购的最主要途径。从理论上讲政府招标可以通过简单的公式定量地体现出招标方对投标方及所需商品的需求以及投标方的综合实力，最终选择让利好、资信好、服务水平高的图书供应商，从而保证图书采购的效率和质量，是高校图书招标中科学而合理的方法。[1-2]由于图书不同于一般货物，有一定的特殊性，使得综合评分法在图书招标当中具有一定的局限性。
1 图书采购政府招标的弊端及原因分析
1.1 硬性的价格指标，成为最低价中标的保护伞
为了在一定程度上防止腐败和商业贿赂的发生，基本杜绝“高价中标”现象，《财政部关于加强政府采购货物和服务项目价格评审管理的通知》（财库[2007]2号）》中规定：“综合评分法中的价格分统一采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×价格权值×100。”“货物项目的价格分值占总分值的比重（权重）不得低于30%，不得高于60%。”[1]这使得图书的折扣在整个评标过程中成为一个硬性的量化指标，就给一些信誉和实力较差的书商有了可乘之机，他们通过低折扣来提高自己的综合评分，从而获得供应商的资格。在图书毛利水平相对透明的今天，过低的让利水平图书质量和到书率是难以保证的。那些进货渠道正规，服务好的书商，由于其经营成本相对较高，被排挤在中标商之外，导致了“劣胜优汰”的局面。
1.2 投标商的全部材料无法进行一一核实
在招标文件当中会对书商的资质进行一定要求，比如注册资金，现采场地这类的硬性指标，这是一个投标的准入标准，没有达到相应要求的书商则没有参加投标的资格，但是达到准入标准的书商所提供的所有支撑材料是否都真实可靠，招标方及负责招标和公司无法去一一核实，因为在投标文件当中的造假现象并不少见。更有一些小的图书供应商通过交一定额度的管理费用挂靠一些较大的供应商，利用大供应商的资质来进行投标，这样的书商中标以后，图书的质量就难以保障，近年来政府对中小企业采取的保护政策，对于属于小型企业的供有评标过程中应采取了加分政策，使得小型企业在招标中更占优势。
1.3 抽取的评标委员会成员专指度不够
目前评标委员会通常从专家库中随机抽取，专家库有规范的申请、筛选、入选、建库、抽取、邀请、确定的过程，而且一直在不断的改进与完善之中，为提高保密性，广州市政府采购中心2007年5月起抽取专家直至评标前半小时才进行，但依然存在着一些问题。[3]抽取的专家可能来自于与图书相关的如印刷、造纸、出版、艺术设计等行业，虽然行业相关，但毕竟“隔行如山”，非图书馆的专家对供应商几乎不了解，在评标过程中只能“纸上谈兵”，按投标文件上所承诺的各种条款来评标，至于承诺能否对现则无法考证。这就使得那些敢于夸大、虚假承诺的供应商有可乘之机。
2 图书馆与书商在政府招标环境下实现共赢的对策
2.1 制定科学可行的评标标准
近几年的图书采购政府招标实践证明，制定科学、合理的评标标准，可以提高选择资质良好的供应商的机率。经营面积要达到一定标准，有直接业务联有直接业务联系的国家级出版社数量（必须包括招标方指定的出版社）500以上，并出示相关供货合同书或授权书。尤其是“招标方指定出版社”这一项，可以严格控制选书目录，从源头上控制采购质量；[4]近两年的盈利情况也可作为资质的一个评判指标，盈利情况良好可以从侧面反映供应商的经营及经济实力。除了以上的几点，还应考虑书商企业中的人才构成、过往业绩、客户群构成、同行口碑等等因素，让综合实力雄厚、信誉良好、服务周到、价格优惠的书商能在招标中脱颖而出。
2.2 建立中标书商的信息档案
图书馆与书商是合作的关系，双方处于平等的地位，为了更好的合作首先要对书商的情况进行了解，建立中标书商，特别是新中标书商基本信息档案，是熟悉与了解中标书商各项信息的有效途径，档案应包括公司名称、地址、规模、经营资质、经营方向、服务特色、管理水平、人员配备、联系人及联系方式、优惠率等基本信息，并随时对变更信息进行更新，保证书商信息的准确性及利用的有效性。
2.3 根据书商的规模、供货能力采取不同的采访策略
图书采购实行政府招标，中标书商具有不确定性。每年中标的书商可能有初次合作者，也可能有合作多年的伙伴，书商自身的实力也参差不齐，面对这样的局面，图书馆应在全面了解与实践模索的基础上，客观评价各书商的服务态度、服务能力、服务质量，信誉度，以此作为整采访策略的依据。对于过去合作过的书商尽可能根据以往的采购经验，扬长避短促地书商提供更优质的服务。
对于新书商，由于图书馆对其资质、诚信度、服务能力、服务水平尚未充分了解，双方的合作都要经历一个磨合期，采购时图书馆要严格按照合同的要求进行。为了考查新书商的实力，可以先小批量下订单，对到馆图书进行到书率、到书周期以及图书加工和编目数据的进行检查，并据此及时与书商沟通，让书商对不足的进方及时改进，根据其改进的情况，确定对其投放订单的额度。对不能履约的书商，应该尽早终止合作关系[5]。 2.4 加强对中标书商履约监督
加强书商履约监督是加强书商管理的核心。具有法律效力的采购合同明确了图书馆和中标书商双方的权利与义务，但这并不代表书商就一定履行合同约定或者有能力履行合同。如果书商失约合同，对图书馆就会造成损失，主要表现在重点藏书无法入藏，到书周期长，图书质量次，从而影响到馆藏质量乃至读者的满意度。为了确保图书采购正常高效地进行，图书馆要根据合同约定内容加强对书商的监督，对违约现象要及时采取相应措施，对恶意违约或者到书率很低、到书速度慢、服务差的书商要进行相应的处罚，如减少订单或终止合同，并将其列入下一年投标的黑名单，在资质预审时作为不良记录一票否决[6]。
2.4.1 严控选书目录
在图书的选购上图书馆决定用什么书目订购而不是由供应商自行提供，可以选三目或让其提供图书馆限定的核心或重要出版社可供书的纸本目录，经采访人员初选后再返回让供应商做成标准的采访数据进行订购，供应商只能根据订单配书。这样的书目控制，图书馆从根本上掌握了采购的主动权[2]。
2.4.2 严格监控到书率、到书周期
到书率和到书周期是书商完成采购情况的具体体现，现代化的图书馆管理系统给图书采购统计带来很大的便利，借此可以方便地统计不同阶段的到书率和到书周期。如果到书率在约定的时间内未达到要求，图书馆应主动采取措施，敦促书商加快采购速度，缩短到书周期，提高到书率。如果确定某书商确实无能力按时采购，图书馆应果断撤销原订单，停止向其发新订单，并将订单转向有实力的书商，争取订购的机会和时间，防止由于错过订购时间而造成整个藏书体系高质量专业图书缺失的现象。
2.4.3 严控图书到馆验收关
有些信誉低的供应商除了用一些低折扣的特价书甚至用盗版书充当正价图书以外，还会在馆图书当中加塞没有订购的图书，为了杜绝此类现象的发生，图书馆应对到馆图书的清单与订购单进行查重，再对到馆图书进行验收，对于在查重过程中不能重合的图书，在验收时一律予剔除。对于一些书商由于内部管理问题或其它原因而出现漏配、误配或图书加工不符合要求的现象，图书馆应主动将问题反馈给书商，并和书商共同探讨问题出现的原因，提出改进意见，帮助服务能力欠缺的书商提高服务质量。对于有恶意加塞情况的书商进行警告，情节严重的要交减少订货数量，甚至是终止合同。
2.4.4 要求书商到馆加工
现在的图书招标的价格包含了加工及加工材料的费用，一些低价中标的供应商除了在图书上作文章，还在加工材料上偷工减料，例如用铁质的磁条充当钴质的磁条，价格上相差一半；有些会出现录入数据质量较差；加工未按要求进行等情况，图书到馆加工可以随时监控图书加工的质量以及加工材料的质量，对于不合格的要求立即进行修正。
2.5 加强与书商的信息沟通
图书馆与书商是平等合作的关系，为了实现图书采购的共赢，双方应该及时沟通。在日常合作中，图书采访人员要主动将本馆馆藏特色、服务要求与书商进沟通，同时将采购中出现的一些问题及时反馈给书商，以帮助书商不断提高服务水平。相应的书商也应经常主动征询图书馆的意见与建议。服务过程中出现问题，双方应本着解决问题的态度，协商共议，提出解决办法，而不是相互推诿和指责。
3 结语
在图书采购政府招标环境下，高校图书馆虽然不能决定由哪家书商中标，但可以通过对图书采购中各环节严密监控来保证图书的质量，从而降低采购成本与风险；通过与中标书商的良好沟通以及对其多角度、多措施的管理，建立起良好合作关系最终实现图书馆与中标书商的共赢。
