水利档案服务工作的思考
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（b）-0255-02
传统手工管理环境下的档案服务方式，已完全不能适应数字化档案管理的需求，档案服务已进入以信息化管理为背景，以网络信息技术为基础的现代化档案信息资源服务阶段。当前，水利档案部门的重要任务之一就是，怎样才能更好地满足社会信息化进程的要求，并进一步对档案信息服务方式进行改革，使其更好地服务于水利的基本建设、精神文明建设、经济建设，并满足对水利档案信息日益增长的需要。
1 水利档案服务职能创新的必要性
现代信息技术加快了档案管理数字化、电子化、网络化进程，水利档案服务工作要创新档案服务理念以适应档案管理现代化的需求。一是水利档案管理部门要有档案信息服务的创新意识。在传统的档案管理过程中，在向各部门提供咨询以及信息服务方面，档案部门的做得不是很好。随着我国水利建设的快速发展，在信息和技术交流等活动中，水利建设的技术市场流入了各种有价值的档案信息，并受到使用者的亲睐。水利部门应树立服务创新意识，使自己的技术优势、人才优势得到发挥，对所拥有的知识产权档案信息资源进行充分利用，并对服务方式不断进行创新。二是档案工作服务职能创新是社会信息化建设的必然要求。文字类信息是传统档案馆唯一能提供的，在大数据时代，利用者可以获得各种各样的档案信息，其中包括声音、图形、文字、图像和数字视频等，这时档案信息也为利用者提供了更多的方便，档案信息的传播速度也得到了提升。电子文件归档、接收和档案信息库建设必将对档案服务产生深刻的影响，原有的档案工作服务方式、服务内容已不能满足信息化条件下对档案服务方方面面的需求，为此，水利档案管理部门必须加快档案服务职能的创新。
2 夯实档案基本业务建设，创建档案信息服务手段
2.1 夯实档案基本业务建设
档案服务工作是对前期档案管理基础性工作的评价与总结，档案馆（室）藏的丰富、档案资料收集与整理、开发档案信息等流程中的每一个工作环节质量的高低都直接影响到档案利用服务工作质量的高低，为此，必须做好以下方面的档案基本业务建设。
（1）优化档案馆（室）藏结构。现阶段，“三多三少”现象是馆（室）藏档案中普遍存在的，即总结报告、会议记录多，政治性材料和政策性文件多，一般性政务工作的材料多；很少有反映水利经济工作、生产技术活动的档案材料，少专业档案、科技档案材料，很少有单位的业务类活动档案材料。这些都使档案信息资源的开发和利用受到了严重影响。因相对单一的馆（室）藏档案内容结构，使得提供给科技、水利经济等领域的信息就相应地减少了。所以，提高和强化档案信息资源建设的一个重要环节就是，原有档案意识和观念的转变，以及大信息、大服务、大档案意识的树立和优化馆（室）藏档案。
（2）对档案业务管理的基础工作进行强化。水利档案部门要与时俱进，对本单位档案基础业务工作现状进行分析，整顿薄弱环节，认真做好档案业务管理基础工作。在档案的收集、整理、利用等服务环节中，要完善档案管理办法，建立标准体系，使水利档案的管理、归档和利用达到标准化和规范化要求。水利档案部门要加强计算机技术、电子数字和网络技术条件下档案管理、指导、与监督工作，保证各种载体的水利档案完整、准确与安全。例如，在收集档案时，建档工作要延伸至水利经济建设一线，收集并及时归档各种形式和各种载体的所有有保存价值的水利档案文件资料。对电子文件管理执行前端控制手段，在生成电子文件前采取控制措施，使电子档案完整性和真实性受到破坏的风险得到降低，以确保电子档案归档的质量。
（3）对水利档案信息进行更深层次的开发，使服务领域更加宽广。档案部门不仅要提供传统的实体档案利用，还包括提炼加工档案信息过程中的档案信息服务，要深层次开发档案原件，以更高层次地服务利用者。随着水利科技改造和科技活动的增多，记载产品和设备的科技档案需求越来越大，水利档案部门要充分利用所保管的专项水利科技档案信息资源，并分析研究，以更加科学、合理、系统地对信息资源进行开发利用。如对零散无序、形式各异、内容交叉渗透的档案信息进行深度加工，以形成新的、有价值的信息产品提供给用户，从而实现信息增值，提高效用。
2.2 创建现代化档案信息服务手段
（1）实现水利档案信息资源统一管理。随着水利单位内部局域网的建立，档案部门将充分利用计算机技术、网络技术对水利档案的生产、经营、管理和基本建设项目等信息实行前端控制和全程管理，通过将文档管理电子化所取得的电子文件收集、著录与分类和管理人才培养等经验，运用于水利档案信息化建设，建立一个统一标准，最终实现在统一平台上信息资源互联互通，保证信息上传下达，实现水利单位各部门的快速响应，能够为水利建设经营管理者提供更具体、更科学、更有时效的决策支持，全面实现水利单位档案信息资源统一管理，为创建现代化化档案信息服务手段奠定基础。
（2）开展档案信息在线服务。加大力度建设档案信息资源数据库，特别是电子文件全文数据库，实现电子文件的在线利用服务。通过档案信息化平台，水利档案部门要实现档案信息数据库化、资源数字化，以及档案信息服务利用网络化。例如档案部门可以提供数据库查询，在水利档案信息平台上通过汇编相应的专题、电子借阅等服务方式，让利用者与档案馆（室）在线交流，方便利用者获取档案信息。 （3）借助档案网站优势，提供档案信息服务。随着近几年来档案在水利建设、经济活动、员工生活、工作与学习过程中所起的作用越来越明显，对档案利用的关注度逐年增加，档案信息利用与服务工作也不断推出新的方式用于不断发展的档案信息利用需求。档案网站服务就是其中发展比较迅速的一种。不少水利单位档案馆（室）当前为单位以及社会提供档案利用服务的重要途径，就是利用开展网上服务。档案网站其主要功能是进行档案政务处理、档案宣传和档案信息查询，为扩大档案工作宣传和实现档案信息资源共享提供了新的途径，水利档案能够借助这种全新的信息交流和资源共享的工具得到前所未有的发展。
3 创新水利档案信息服务观
提升水利档案的服务水平，最关键的是水利档案部门要创新工作机制，坚持为水利建设各项工作服务的方向，增强工作的创新性和主动性，树立人性化的服务观、开放化的服务观和立体化的服务观。
（1）人性化的服务观。整个档案服务过程都要始终坚持“以人为本”，因为人文始终是档案的本质。而“利用者第一”是其核心价值观，满足利用者的需要则是其最终目标，最大的可能为利用者服务是其实现的途径。人性化的服务应表现为：一是以满足利用者一切需要为前提，方方面面都要为利用者着想，只要是合理的，尽管利用者的一些要求超出了规范，也要尽可能实现。“服务不是僵化的条文，也不是冷漠的循章办事，而是面对活生生的利用者，投入相当的情感和思考，对各种规范之外的需要，要给予富于人情味的关注和作出富于创造性的应对”，由此可见浓郁的人性化特色。二是对每个利用者要尊重，平等对待，不能因身份、地位等方面而厚此薄彼或区别对待，特别是对基层人员以及外单位人员，不能看不起人或轻视，相反的，还要更加尊重和重视，服务得更加周到和细致。
（2）服务观的开放化。通过信息技术从封闭的馆（室）藏到面向水利单位内部开放的档案，开放自然也就成为现代档案室的重要特征。开放化的服务内涵丰富，则就需要档案在服务对象、服务空间、服务时间、管理等方面呈现出开放局面。以开放服务作为经营理念，则服务效益显而易见。
（3）立体化的服务观。水利档案管理部门，从馆长到档案管理员都是利用者服务的提供者，“只有利用者才是档案真正的主人，管理人员是利用者永远的仆人。”利用者提出需求的时候，要直接或有责任服务，或者进行指导，但不能推脱。就流程而言，每一个环节都是在为利用者服务。从效果来看，档案管理部门的每道工序、每个人，都对档案服务的质量以及效益有直接的影响。
4 注重档案信息服务人才机制的建设
信息化大发展的背景下，就开发信息资源的角度来说，档案人员不单纯的是保管员了，而是拥有和提供档案信息财富的人；档案馆（室）也不再是简单的收藏机构了，而是聚集、交流、利用档案信息的中心。在不断深入发展档案工作的过程中，培养一大批具有现代科学技术知识的复合型档案管理人才，以适应迅猛发展的新技术对档案工作的需要，使档案事业得到持续的发展。同时，还能使档案工作的生机和活力得到更好的激发，从而为水利的精神文明、生产建设和各项经济活动做出贡献。通过水利档案服务人才机制建设，全面提高信息意识、职业素质、业务素质。
（1）坚定的职业道德和职业信仰是职业素质对档案人员的要求。档案人员政治立场要明确，对党的基本路线、方针、政策要坚定不移地贯彻执行，认真做好自己的本质工作，要有职业操守，保持档案的真实性和安全性，本着对社会、对历史负责人的态度。
（2）档案人员履行职责的技术实践能力和知识水平就是业务素质。相应较高的专业知识是档案人员需具备的，不仅要对档案学理论知识进行学习和掌握，还要对和档案工作有关的理论与科学技术、文化有所了解。比如心理学、文史知识、统计学、传播学、情报学、社会学等，尤其是从事编研和信息开发工作的人员必须是“通才”或“博才”。档案人员不但要对传统档案工作理论继续掌握，还要对档案工作发展过程中出现的新情况进行研究和探索，并具备通过先进技术解决各种的能力。
（3）信息观念是信息意识对档案人员的要求。在社会已全面步入信息时代的当下，信息资源的组成部分就包括档案。对此，需要增强档案人员对信息的认识程度，并使其信息处理的能力得到提高。档案人员在开展档案服务工作时要积极采用现代化技术，不断学习计算机技术、多媒体技术、网络技术以及影视制作技术等，以便更好地适应时代发展的需要，进一步使其开发档案信息资源的意识得到提高，以满足水利单位各个方面对档案信息的需求。水利档案服务工作不能只停留在过去手工服务和被动服务，不能将档案信息服务局限在档案阅览与文件资料复制上，而是要借助现代信息和网络技术对水利档案进行信息加工，能够迅速、准确地为水利建设各项工作提供信息资源服务，进而推进水利档案信息服务大发展。
5 结语
档案工作永恒的主题是服务，在档案工作中服务也是占据首要位置的。水利档案服务能力的提升涉及到档案实践工作的许多方面，针对水利档案服务工作进行系统的理论研究，有利于加快档案信息资源服务效能建设，在推动水利档案工作的发展等方面有着相当重要的意义。
水利档案服务工作就是档案界通常所指的“利用工作”，档案服务思想来源于档案利用工作的实践，通过档案服务最大限度地满足水利系统和社会对档案信息的需求，最大限度地实现档案信息资源的本身价值。档案服务理念存在局限，档案服务手段落后，档案信息资源储备不足，档案基本业务建设滞后和档案专业人才缺乏，均影响水利档案服务能力的全面提升。水利档案服务工作不能只停留在过去的收集、整理、保管等工作之上，也不能局限于档案的阅览与复制上，而是要借助现代信息和网络技术对水利单位馆（室）藏档案进行深加工，并能迅速、准确地为社会各方面提供信息资源，进而推动水利系统和社会各项事业的迅速发展。
- 上一篇：档案管理系统接口通讯平台的搭建
- 下一篇：卫生系统档案信息化管理和建设之管见
