卫生系统档案信息化管理和建设之管见
中图分类号：C93 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（c）-0210-02
档案信息化在各个系统和各个领域中发展中发挥了重要的作用。在卫生系统档案信息化管理中，档案管理工作的繁杂性，档案综合管理缺乏优秀人才，以及电子文件保密性不强等诸多问题的存在，在一定程度上制约着卫生系统档案信息化管理的发展进程[1]。因此，我们必须分析卫生系统档案信息化管理中存在的问题，针对具体问题及其程度的不同采取有针对性的解决措施，搞好档案信息化建设，提高档案社会化利用的程度和效率。
1 档案信息化管理和建设中存在的问题
档案作为卫生系统的一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息化进程，积极开发档案信息资源，促进档案信息化建设，促进档案社会化服务。但是，在卫生系统档案信息化管理过程中，存在一定的问题。
1.1 工作的繁杂性
随着科学技术的不断进步，信息化已经成为时代的主流。在卫生系统中，档案信息管理部门的工作具有繁杂性，需要做的工作主要有文案的管理、财务的管理、设备的管理、科学的研究、人力资源的管理等，涉及的内容较多。因此，档案信息管理部门的工作相对繁杂，不利于顺利开展卫生系统档案管理工作。另外，随着计算机的广泛应用，各个领域得到了较快较好的发展，但是在深入研究开发和完善系统之前，档案管理工作依然存在很多难题。
1.2 档案综合管理缺乏优秀人才
高素质的顶尖人才是实现卫生系统档案信息化管理的前提条件。这些高素质人才具备专业的知识和技能，能够采用先进的信息化管理方法，完善档案信息化管理，而且能有效管理软件和设施，最终形成一套完善的管理规章制度。另外，相关的工作人员应具有管理知识，计算机知识和网络安全管理的知识，一旦出现网络异常，这些工作人员能够及时处理。因此，在卫生系统档案信息化管理中，优秀的专业人才是最宝贵的资源[2]。另外，由卫生系统档案管理系统于储存复杂、信息量大，出现了兼容性问题，这些问题的解决都需要优秀的专业人才。只有引进和培养优秀的专业人才，才能实现档案管理系统的稳定，促进档案管理信息化的发展。
1.3 电子文件保密性不强
随着时代的发展，电子文件的保密性仍然较弱，主要体现在电子文件以不同的格式被复制，严重者甚至将电子文件的格式和内容改变了，这些人为的因素在很大程度上影响了电子文件的完整性和原始性。另一方面，电子文件在技术和内容上被随意改动，最终难以找到原始文件，保密性较差。
1.4 技术支持不全面
档案信息化建设需要严格的技术保证，它涉及计算机网络技术所需解决的所有问题。一方面，电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限；另一方面，在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案。目前多数单位使用的扫描仪速度慢，无法将原始档案资料短期内转化为电子文档。
1.5 规范体系不健全
档案信息管理的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，我国馆藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作电子化。
2 解决问题的措施
2.1 完善档案管理标准体系
档案信息化管理离不开标准的管理体系，只有达到标准的档案管理系统才能更好地连续工作和传播信息，才能兼容其他系统以实现信息的传递。所以，建立卫生系统档案管理系统之前，一定要制定相关的管理标准，并在以后系统的建立和使用中贯彻实施这些标准。
传统的档案管理部门对档案的管理采用的是按年接收方式，这些档案包括设备储存档案、办公文书档案、财务档案、科研档案、人力资源档案等等。档案管理部门对这些来自不同部门的档案的管理，容易出现部分文书或者合同散乱和遗失。信息化管理则不同，它通过网络实现档案的分类管理，这样的信息化管理不仅有效，而且逻辑性较强。
电子档案的建立离不开业务处理标准和技术设计标准。在收录文件时，这些业务处理标准就能发挥作用，能将收录的文件新型详细规划，包括档案的分类、档案的前期处理等，确保了电子档案的标准和有效。另外，技术设计标准，确保了系统具有较好的兼容性和实用性。
2.2 大力培养高素质人才
无论什么系统那个领域都需要高素质的人才。档案信息化管理的重点因素之一就是人才，这些优秀的人才能够充分了解档案管理部门的基础设备、档案管理的内容，能在电子档案的管理中发挥重要作用。
为了更好地培养高素质人才，可以在工作环境上下功夫，努力创造出一个良好的工作环境，提供最好的基础设备设施，在留住人才的同时，充分发挥这些人才的能力[3]。
高素质人才的培养离不开培训。要加强档案业务人员培训，定期的培训有利于提高他们的综合能力。档案部门要加强对档案人员进行档案现代化知识的培训，积极引进信息化建设人才，培养和造就一批懂信息技术、熟悉档案业务的复合型人才，促进档案事业持续快速健康发展。另外，为了强化部门之间的合作交流，可以成立一套交流机制，使人才之间能够不断的交流，以达到共同进步的目的，只有这样才能实现技术和知识的突破。最后，通过便捷的网络，相关人员要学会自主学习，不断提升自我。 要积极组织开展档案信息化建设理论研讨和技术交流活动，努力营造学习高新技术知识的良好环境氛围。
作为档案管理人员，要树立较高的政治素质、良好的职业道德和崇高的敬业精神，同时也要担当起档案信息化管理和建设的历史重任。
2.3 强化信息化系统的安全措施
为了确保档案管理系统的安全，在出现安全隐患时，要科学评估危险性，同时重点保护安全隐患处的档案信息。
要评估数据信息的安全性，结合实际情况找出相应的解决办法，最终形成一套安全方案。具体做法是为档案划分等级，等级的划分取决于档案的保密性、价值、来源。另外，为系统设置权限，只有相关人员才能访问，这样不仅将安全隐患减少了，而且避免将重点信息扩散出去。
可以在网络上下功夫，利用先进的技术保护档案信息管理系统的安全。如用户信息认证、电子加密、防火墙等。防火墙能够避免计算机访问危险网站，减少了中病毒了概率。电子加密也是确保信息安全的重要方式，具体的加密方式有收到数据后加密储存、加密后传送等。
在卫生系统档案信息化管理中，对于信息的使用者、信息的保存者、管理员的有关信息都需要验证才能访问，条件较好的可以备份系统文件，这样能在很大程度上确保卫生档案信息化管理系统的安全。
2.4 加快档案信息化基础设施和应用系统建设
首先，建立和完善卫生系统甚或整个档案系统局域网，提高各单位档案室计算机普及率和应用水平。其次，初步建成全国档案信息网络，市及部分县级档案网络依托政务网实现馆际相互联。第三，逐步规范和统一档案管理软件，确保档案数字信息“数据规范、标准统一、长期可用”。
现代化技术及手段在档案管理工作中的广泛运用，将为档案工作注入新的活力，极大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的继续发展提供有力保证。配备档案管理现代化所必需的现代化办公设备，充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，继续推进运用计算机管理档案，提高档案馆计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平，加快档案信息数字化处理步伐。
2.5 建立完善的管理机制，提高档案信息化管理水平
要提高档案信息化管理水平，必须建立起一套科学、完善的管理制度。管理机制要明确业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤；要有一套切实可行的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性；要符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要；要具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。
3 提高信息化建设水平，促进档案管理现代化
在卫生系统档案信息化管理基础工作的各个环节中，计算机数据的准备工作是一个大工程。如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法，会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案信息化管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”“快”“好”兼而有之的效果。
3.1 分清轻重缓急，循序渐进
卫生系统档案管理的重要目的就是要使档案为社会所用，实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。在推进计算机管理的过程中，应根据各卷宗的重要程度的高低、利用价值的大小、利用率的高低和是否开放等具体情况，对所有卷宗进行排队，优先加工整理那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案。这可加快档案管理现代化的进程和提高社会利用的效率。
3.2 分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3.3 分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案，如“房档”、“案件”等可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
3.4 用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率
“主题词”虽然有规范统一的功效，同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。怎样取其利避其弊，可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词、进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机活动增加的功能，把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题分属关系。
档案信息化建设是运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然趋势，是全面提升档案工作为社会服务能力的不可缺少的手段。但档案管理信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合。通过分析卫生系统档案信息化管理中存在的问题，可以采取有针对性的具体措施包括完善档案管理标准体系、大力培养高素质人才，强化档案管理系统的安全措施等，这些措施在一定程度上完善了档案信息化管理。但是，档案信息化管理的主要特点是技术性强和专业性强，因此，档案信息化管理在发展的过程中仍需不断更新技术和设备，确保档案信息化管理能跟上科学技术发展的步伐。档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。
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