规范医院公文管理 提高文书档案质量
中图分类号：G277 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）09-0014-01
医院档案规范化是反映医院发展建设的重要标志，做好医院公文管理工作则是提高医院文书档案质量的重要基础。医院公文与档案是同一文件不同阶段的表现形式，文件在编写、审批、培训、督导、修订等阶段，处于不停地传递、承办和执行之中，它主要发挥着现行效用，现行效用发挥的好坏，直接关系到形成档案后利用价值的高低。因此，规范医院公文管理是提高文书档案质量的前提工作。
一、日常工作中公文管理中存在的问题
1.文号重复
由于文秘人员变动，工作交接不彻底，导致医院两份文件文号一样，内容却完全不同，给文件的鉴别归档工作带来麻烦。
2.随意添加文件
由于迎接上级检查的需要，医院应付式地添补领导小组、规章制度等相关文件，以此表示对工作的重视。它打乱了档案的时间顺序，给档案的规范管理带来困难。
3.文件的执行落实不够深入
很多医院规章制度是行政职能科室根据工作需要起草的，初稿完成后直接交由院长审批后印发至相关科室。行政职能科室未对文件进行培训，直接由临床医技科室按照自己的理解执行，难免会做的不尽相同，文件的执行效果一定程度上打了折扣，形成文书档案后的利用率也会降低。
二、提高文书档案质量的措施
1.提高文秘人员的档案意识 加强对医院文秘人员相关业务知识培训，认真学习《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文处理格式》和《中华人民共和国档案法》，不断提高文秘人员的业务能力、业务素质和档案意识，充分认识档案的历史作用。使他们在日常工作中，抱着对医院历史负责的态度，坚持一文一事制度，坚持只有领导签字审批后的文件才能印发，同时做好编号、登记、缮印、用印、发文等工作，并对未完成或无法完成的工作在文件处理单上书面注明原因。切实使文秘人员将公文处理工作作为档案工作的基础性工作去做，严格按照规范公文和档案管理的要求，认真做好公文处理工作和档案管理工作。
2.规范公文管理环节 按照卫生部《三级综合医院评审标准实施细则》相关要求：医疗质量管理相关制度要有院级的制度管理规范；要对制度的制定、审核、批准、发布、培训、执行、修订等有统一流程，我们据此制定了《医院文件管理办法》。
《医院文件管理办法》打破过去由行政职能科室起草后直接交由院长审批下发，临床医技科室按照自己的理解执行的常规。文件规定：所有跟医疗质量与安全密切相关的规章制度、操作规程等文件，文件的形成到存档要经历发布、培训、执行、修订、废止、评审、存档七个环节。尤其是发布、修订、废止三个环节，文件必须经历文件编写领导小组审核、专业委员会初审、院长审核/院长办公会议审定、院长审批等环节，以确保文件权威性、实用性和统一性。
为确保文件的执行效果，《医院文件管理办法》要求，文件不管是首次发布还是修订后发布，责任科室都要在15个工作日内对文件进行相应范围的培训，并做好一年的督导检查工作：前三个月，每月一次，以后每季度至少一次，所有检查都要填写检查记录表，以便不断改进提高。每年年底要进行统一的文件评审，评审的目的是确保文件的适应性和有效性。
最后是文件的存档工作，要求文件的初稿、征求意见单、文件审核单、相关会议纪要、正式文件、培训记录、督导检查记录、修订申请等材料都要入档，以确保文书档案完整性，从而提高了档案质量。
总之，文书档案质量的好坏在相当程度上取决于公文处理质量的高低。在做好档案工作的同时，必须规范医院公文管理工作，使其为文书档案的建立打下良好的基础。
