浅谈完善高校教学档案管理系统
高等学校教学档案是全面、客观反映高校在教育、教学领域工作的原始文件和凭证。是高校教育工作者在从事教学工作以及相关一系列活动时产生的具有保存价值的文字、图表、声像及各类载体形式的历史记录。对这些文件、凭证进行客观，规范的管理，提高它的信息价值，研究价值，是对高校进行科学管理的重要依据。因此，加强高校教学档案管理，充分发挥档案资源的优势，更好地为高校教学、科研服务，是进一步做好当前高校教学档案管理的重要课题。
本文试从以下几个方面探索和讨论如何在新形势下 进一步做好高校教学档案管理工作：
一、高校教学档案的形成及内涵
1、高校教学档案是高校从事教学工作者在教学实践中直接形成的历史记录
所谓“直接”，所谓“历史记录”，是指高校教学档案在继承文件的原始性的同时，也继承了它的记录性，是再现高校教学档案历史真实面貌的原始文件。正因为其继承了文件的原始记录性，具备历史的再现性，所以，高校教学档案才具有“凭证价值”的重要属性，并以此区别于图书资料、情报资料和其他文件。
2、高校教学档案管理的对象是教学档案，服务的对象是教学档案的利用者、研究者
所要解决的基本矛盾是教学档案的分散、零乱繁杂与利用者要求集中、系统、优质、广泛之间的矛盾。教学档案管理工作水平则要适应不断提高的教学改革要求。自从产生了教学档案及其管理之后，它是由简单管理到复杂管理，由经验管理到科学管理，由手工管理到计算机管理，由封闭系统到开放系统而发展和完善的。
3、高校教学档案具有一定的法律性和研究价值
美国作家梅纳德丁在《档案工作的理论与方法》中论述到：“档案的一种主要行政管理价值，是它可以用来证明公民个人的法定权利和职业权益。”具体到高校来说，教学档案可以证明教学人员在教学实践中的法定权利和职业权益。因此，这也是一种保证教学人员相关权益的手段，同时，也是档案管理人员的重要职责。
以上观点说明了高校教学档案的形成和性质，即这些档案是服务性质的和归档以备查阅研究的，具有很高的教育教学督导和评估作用。所以，对它进行科学有效管理，使之适应快速发展的高校教育发展形势，不断改革和创新其保存手段，是非常重要的。
二、高校教学档案管理目前存在的主要问题
1、高校教学档案管理缺乏有效的奖惩机制，教学档案管理制度落实不到位
面对高校教学档案管理信息化的建设要求，档案管理人员缺乏知识创新意识和专业信息开发的应用研究，这些情况的存在，制约了新时期高校教学档案管理工作的发展，也成为今后教学档案管理工作进一发展的瓶颈问题。
2、高校教学档案的利用率和研究分析价值是衡量高校教学档案管理质量的重要依据
只有对教学档案进行综合分析和利用，提供专题信息，改进和创新工作方法，才能更好地发挥教学档案管理的作用。据了解，绝大数高校教学档案提供利用的最基本方法就是查阅原始的档案资料，翻阅纸质文本，教学档案处于单一的纸质档案信息。有的管档部门没有专门的档案室，也谈不上构建一套完整科学的电子档案，更谈不上充分实现电子数据检索。因此，困扰教学档案信息开发利用的难点是整合教学档案信息，实现资源共享上缺乏可操作性、实用性强的教学档案信息管理系统软件。
三、完善高校教学档案管理系统工作的对策及建议
1、建立一套完整的、切实可行的高校教学档案管理制度
无规矩不成方圆。在硬件条件配备齐全的基础上，要加强软环境建设，制定档案管理制度和使用流程。（1）建立归档制度，要求每个部门定期将每项重要活动整理出完整而系统的文件材料。（2）学校档案室要定期催收各部门具有保存、查考、利用价值的各种门类与载体的文件材料，收集整理后集中存档。（3）档案室按照部门分类实行立卷制度，并排列出目录并编排帐号以及备考表，装订后存档。存档后要对所有收集的档案进行分类，排列并编号，以便检索时便于查找。每年还要定期编写统一格式的档案年鉴。（4）除部门档案外，个人的教学、科研获奖等方面的文件材料如需存档，须按规定向档案部门提交，集中管理。（5）档案室每年要定期进行档案的检查和鉴定工作，对档案资料进行定期检查，对损坏或字迹不清的档案，要及时修补，对那些已经不具备保存价值的档案文件要征得领导批准后，及时销毁。
2、加强高校教学档案管理工作人员队伍建设
必须提高高校教学档案管理人员的职业素质，切实抓好队伍建设，经常对高校教学档案管理人员进行职业道德教育，政策法规，规章制度和现代化档案管理知识的培训，不断提高这些人员的业务水平和专业工作能力。同时，要配备责任心强，懂专业的教学档案管理人员。教学档案管理工作专业性很强，要求从事这项工作的人员既要有高度的责任感，又要具备一定的教学档案管理专业水平。因此，教学档案管理工作人员只有不断地学习丰富自己的专业知识，掌握相关技能，优化知识结构，提高专业素质，才能适应快速发展的高校教学形势。
3、关于高校教学档案管理系统信息化、网络化建设
随着现代社会进入计算机和网络时代，信息化成为当今世界和社会发展的大趋势。在这个背景下，对高校教学档案管理自然也提出了更高的要求。为了使教学档案信息得到充分共享，增强教学档案服务的时效性，应在高校局域网内建立教学档案信息网络化管理系统，通过网络使信息共享。计算机在各个领域的运用，为我们的各项工作提供了极大的便利，有效地提高了工作效率，同时，教学档案管理的数字化、信息化，是信息社会对教学档案工作的要求，也是教学档案管理人员应努力的方向。教学档案管理工作与办公自动化息息相关，一个文件，一篇文稿无论是从起草、修改、删减、检索、和打印以及登记、汇集统计等各个环节都离不开办公自动化，这就要求教学档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化教学档案管理工作的需要。
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