学生档案信息管理系统的研发与应用分析
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）05-0017-01
随着新课改的逐渐深入，学生档案管理更是作为一项重要的内容在学校的运营管理扮演着非常重要的角色。大部分的学校一直沿用传统的文件档案管理方式，使得学生的档案管理存在很多的问题。不仅使得档案管理的效率不高，而且不能保证档案管理的质量，尤其是档案的管理维护方面存在很多的弊病。因此，如何利用有限的资源提高档案管理的质量与效率已经成为困扰我国大部分学校档案管理的难题，需要进行学生档案信息管理系统的研发，在校园建立档案管理的数据库。通过在校园里应用学生档案信息管理系统，可以解决学生档案管理中存在的问题，推进学校学生档案管理实现信息化。
一、目前学校档案信息管理系统中存在的问题
1.普遍缺乏档案管理意识
近年来，很多学校招生规模不断扩大，使得学生数目激增，因此学生的档案管理任务越来越重。因此需要做好学生档案管理工作，但是很多学校受到传统的教学理念的影响，忽视了学生档案管理工作对于教学体制的推进作用，因此学生档案管理工作一直处于滞后的状态。另外，很多学校没有专门的学生档案管理部门，并且档案管理人员的职业技能和素养较低，阻碍了学生档案管理工作的不断前进发展。甚至还有很多学生在填写个人档案信息时草草了事，所填信息较简单、不规范，根本对个人的档案管理不重视，作为结果，并未在学校的档案管理的过程中发挥出档案主体的作用。
2.学生档案管理制度不健全
我国大部分的学校没有设立专门的学生档案管理部门，也就没有形成统一的管理制度，很多学生档案的管理由学生处负责或者由招生就业处负责。这就使得学生管理的档案工作相对来说比较分散，职责划分不明确，导致档案管理效率不高。同时，学生档案管理的体制不严格，学生的档案一般都是直接由学生管理者负责，这些人并未接受过系统的档案管理的培训，在实际的档案管理方面缺乏必要的经验，可能会大大降低学生档案管理的效率。另外，学生档案实时归档机制也不健全，很多学校都是在学生面临毕业时才进行归纳整理，因此档案的整理会比较简单，有可能会有档案信息遗漏等现象发生。这关乎到学生以后的工作和生活，需要有严格的学生档案管理。
3.档案管理方法过于传统
现代计算机互联网技术的开发与应用，为学生的档案管理提供了较好的基础，可以使得档案管理工作更为便捷和人性化。但是在很多学校的学生档案管理工作中，计算机网络化的应用规模和范围都比较小，总体现代化水平较低。学生的档案管理基本都是以人工为主，并且都是纸质材料档案，很多时候工作效率不高。这样就容易造成学生档案管理的分散化，没有形成统一的数据管理库，使得学生档案数据库不能得到及时更新，阻碍了信息交流和分享。另外，学生档案管理没有专门的管理人员进行管理，多半都是班主任或者是兼职人员进行操作，他们根本没有接受过正常的业务培训和档案管理的经验很少，就降低了学生档案管理的水平，不利于学生档案信息化的提高。
二、学校档案信息管理系统的研发与应用分析
1.系统架构研发与应用
学生档案管理系统在学校档案管理中的应用，一般都是采用软件进行管理，供学校的管理人员进行使用。按照逻辑系统的构建和档案管理的特点，一般将档案管理系统的功能模块分为以下几个方面：档案机构管理模块、档案库管理模块、档案管理模块、档案检索和借阅模块及档案借阅管理模块。档案机构管理模块是将档案管理的删除、修改、添加功都完善，方便管理人员进行档案管理的相关操作流程。档案库管理模块指的是在一个统一的数据库下，完成所有系统内的修改、添加等一系列的规范操作。档案借阅管理模块就是对所有借阅学生档案的行为进行详细而具体的记录说明，更好地为以后的工作提供方便。
2.系统数据库的研发与应用
现代的信息管理当中，数据库扮演着非常重要的角色，会对学生档案的管理质量好坏有直接的影响。显然，完善数据库结构设计可以节省人力资源，并且有效提高数据库的管理效率，对学生档案的管理完善有积极的指导意义。值得注意的是在这个过程中，一定要特别注意数据输入的准确性和合法性，在此之前要做好数据的审核和验证工作，保证要输入的数据信息准确无误。既可以保证学生档案管理的准确度，还可以有效地减轻系统服务器的工作负担，得到理想档案管理的效果。
3.系统安全研发与应用
在整个学生档案管理的系统中，尤其要注意学生档案信息管理系统的安全问题，保证档案管理系统不受到外界因素的干扰。因此需要优化档案信息管理系统中电子数据的安全管理体制，从多个方面进行安全系统的构建。一般都会从数据加密技术、数据备份与恢复数据存储的安全性等方面提高档案管理的安全性。例如在档案管理的信息化管理中，用户登录时要采取多重的保密设置，并且做好数据的备份，以免数据的丢失或遭受到恶意破坏。此外，还要做好网络访问的安全设计，可以尝试应用防火墙技术防止本局域网以外用户的恶意行为，凡是要申请访问该局域网的用户都要通过防火墙进行过滤和审核。
结语
总而言之，学生档案管理工作是学校日常工作中的重要部分，可以帮助学校做好学生信息的采集与整合，方便教学工作的顺利展开。因此，学生档案管理信息系统对于学校实现现代化的教学管理尤为重要，也势在必行。通过研发与应用档案管理系统，可以帮助学校优化学生档案管理的流程，更好地促进学校的教学工作的实施，促进学校的档案管理水平进入一个全新的高度。
