浅谈一种技术服务外包公司的项目管理模式
中图分类号：TP311 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2015）015-0000-02
经济社会持续发展，企业为了重组价值链，优化资源配置，降低成本，增强企业核心竞争力，会把一些具有基础性的、共性的业务剥离出去，外包给专业提供此类服务的技术服务外包公司。
根据PMBOK中的定义，所谓项目，就是为创造某种独特产品或服务所做的一次性的努力。项目管理则是为了满足或超出相关者对项目的需要和期望。现在项目管理现已被越来越多的行业应用，并且各个企业会根据自己的实际情况，对项目管理过程进行重新定义。作为技术服务外包公司，为了更好的响应客户需求，一般在销售阶段就会有项目管理的介入，因此整个项目管理过程分为：项目销售阶段、项目启动阶段、项目规划阶段、项目执行和监控阶段、项目收尾阶段。
为了更好的分析该服务外包公司的的项目管理模式，本文针对以上五个阶段作深入的分析。
一、项目销售阶段
项目销售的工作主要是为了获得客户订单并且签订合同，是以满足客户需求为前提的商务活动。项目销售通常开始于潜在的商业机会，例如：
1.从客户处收到建议邀请书或报价邀请书；
2.通过与客户相关的市场营销活动，确定客户需求；
3.通过重点客户管理，确定客户需求。
在项目销售阶段要初步确定针对销售项目所需要的权限，风险管理及定价方案，拟定合同条款草稿。在成功的项目销售阶段结束的时候，需要完成以下工作：
1.登记备案；
2.确定正式提案；
3.分析并定义项目范围；
4.初步完成业务风险分析；
5.创建预案或者完成基于建议邀请书或报价邀请书的分析；
6.合同条款审查；
7.选择报价模式并完成报价计算；
8.完成报价单并审查；
9.完成客户演示和谈判；
10.客户接受订单或签订正式合同；
11.确定项目经理人选。
二、项目启动阶段
项目开始阶段是将项目从销售阶段移交到项目实施阶段的过程。在这一阶段，项目组需有完成本项目的所有先决条件，项目经理负责启动项目规划。在项目启动阶段完成后，我们会：
1.任命项目指导小组成员；
2.项目指导小组确定项目归属部门；
3.指定项目经理（如果在项目销售阶段没有指定）；
4.组建项目组（人员确定）；
5.创建项目章程；
6.项目分类完成并完成审批；
7.召开项目启动会议（会议备忘录）；
8.在ERP系统中创建项目，得到项目号；
9.将合同，项目号等资料移交给财务部门登记。
三、项目规划阶段
好的项目规划可以起到事半功倍的效果，节约时间、人员、成本，提高质量，赢得客户信任，提升业内美誉度。
成功的项目规划必须对客户需求进行详细的分析，并保证项目团队成员充分理解如何执行项目并知道如何按时完成项目。为确保这个目标的达成，在制定项目计划的时候，需要由项目经理主持，全体项目成员参加，所有详细的计划都要记录备份并报项目指导小组批准。
在完成项目规划后，项目经理主持召开项目团队内部的启动会议。会议内容需要包括但不限于：
1.分享客户需求分析的结果，并以文档的形式记录备份；
2.技术指标和规范的确立；
3.对全体项目成员明确项目目标、范围和限制；
4.定义项目组织中的角色，责任和权利；
5.再次描述项目计划。
（1）工作分解结构和进度日程表
（2）风险管理计划
风险识别是一个持续的过程，只有被识别的风险才能被管理，因此记录每一个被识别的风险，并估计其发生的可能性及影响是风险管理中的初步工作，此外，还需要根据发生概率和影响大小确定风险级别，并针对确定的风险级别，做出预案，降低或者减少风险的发生。同时，需要指定责任人。
（3）沟通计划
充分识别干系人，确定干系人类别，针对不同类别的干系人，确定沟通内容，沟通时间和沟通方式。
（4）文档计划
明确项目文档的保存地点，规则和责任人。确定创建文件的原则，质量标准和审批程序。
四、项目执行和监控阶段
项目执行和监控是为了保证项目是按照项目规划阶段的计划来执行。在此阶段，要确保每个项目组的成员都能得到最新的与项目目标、客户需求及项目进度相关的信息，确保项目执行过程中出现的问题都妥善解决。建立和完善团队精神和团队合作，帮助项目实现目标。为项目结束阶段作准备。以上各个过程都要记录存档，涉及到的文档创建和变更都要根据文档计划来执行。
项目执行和监控阶段完成后，所有的工作结果都将作为项目成果移交给客户，而项目也会进入收尾阶段，因此在本阶段完成时，我们要：
1.所有项目过程中变化都要经过仔细分析并记录；
2.完成对工作结果的检查和审查；
3.仅执行经过批准的项目变更及备份相关文件；
4.准备项目中期报告并记录；
5.所有项目过程中的经验和收集到的信息都要仔细的分类整理并保存，在项目收尾阶段整理归档，作为组织过程资产，以备将来参考使用。
五、项目收尾阶段
好的项目收尾工作意味着跟项目结果移交的相关活动都已经完成。项目移交是项目收尾阶段最重要的工作和最主要的目的。项目结束时要组织好项目完工会，听取客户的反馈，认真总结分析，记录备份，以备将来参考使用。另外，要确保在项目最终正式结束前完成所有的行政性管理工作，如财务管理相关的报表，收款凭证及会计结算等等。总之，在项目收尾阶段，要做好两大块工作：
1.项目交付
（1）确保可交付的项目结果符合客户的要求；
（2）交付结果经过检查，审查和核实；
（3）所有同意的变更需求都已经完成；
（4）客户接受最终的项目结果；
（5）最终项目结果交付；
（6）举行项目完工会，收集客户反馈，并记录分析。
2.公司内部的管理和经验教训总结
（1）确保财务工作在项目移交前完成；
（2）举行项目组内的完工会，分享经验，总结教训并分析记录，形成组织过程资产；
（3）更新ERP系统信息，保存项目资料，关闭项目。
