内部管理结构视角下企业督查督办工作机制的探索与研究
督查督办机制是企业内部治理结构中的重要一环，能起到推动工作、督促落实、促进改革的重要作用。但在长期实践中，督查督办工作在企业内部治理结构中比较缺失，没有得到应有的重视或者实现高效运转。随着互联网时代的到来，随着改革的不断深入，改革企业内部治理结构，进一步推进企业权力分配改革，受到越来越多的关注。通过对督查督办工作进行系统性、理论性的功能研究和实践探索，有利于进一步做好企业督查督办工作，推进企业内部治理结构调整，推动企业完成相应的改革转型。
一、治理结构概述
“治理”概念的提出来自企业问题的研究，目前“治理”方面的研究已经深入到国家、企业等各种组织中，相关的研究角度大致从以下几个方面来进行：一是从管理理念创新的角度进行研究；二是从运行机制现状来展开研究。一般认为要用制度创新和机制创新设计理论来探索现代组织结构，并进行创新和实现高效机制。
治理结构实际上是组织内各种权力的组织、分配和运行，是一个组织中相关利益群体的互相作用和联系，它通过配置和运作权力和来达到组织内的关系平衡，以有效保障组织的稳定运行和持续发展。同时，治理结构既包括外部的治理结构，也包括内部的治理结构，因此要通过制度的设计和实施，通过优化内部各种相关权力，积极与外部的社会、政府、市场等各种影响因素进行整合，最终实现的良好治理。
因此，治理结构是企业达到管理目标的手段，是用以协调企业各阶层相关利益方关系，确保企业的持续、稳定的发展。所以，从企业内部治理结构的视角对督查督办工作进行研究，是在新时期下对企业管理方式、管理效率的重新审视，既可以对已有的督查督办工作研究成果作一番梳理，又可以从新的角度对督查督办工作进行思考和探索，对于进一步做好企业督查督办工作，推进内部治理结构调整，具有一定的理论和现实意义。
二、督查督办工作要点分析
督查督办是企业管理的重要一环，在企业运行过程中经常发挥关键性作用，它是贯彻企业决策层精神，保证企业战略有序实施，稳步推动工作落实的重要途径，同时，也是企业加强管理、监督各部门执行力的有效手段。督查督办工作的核心是协助、协调相关部门按时保质完成企业相关决策和规划。
督查督办的内容非常广泛，大体可分为两类：一是决策层部署的工作和企业的重点工作；二是企业统一部署的阶段性重点工作；督查督办工作的流程一般有立项、承办、催办和办结反馈四个环节，；督查督办工作的方法一般有专项督查、跟踪督查、联合督查和现场督查四种形式；督查督办工作的原则应该遵循“突出重点、积极主动、严格时限和注重实效”四个原则。督查督办工作要科学运用各种管理手段，创新工作方法，全面提升企业协调、沟通能力，保障决策和相关战略的实施，推动企业持续发展。因此，如何结合新的时代要求，创新督查督办工作，应该成为当前的一个研究方向。
三、办公室应成为督查督办工作的运转机构
从企业组织机构的职能职责划分上来看，督查督办工作应放在企业承上启下、指挥协调的办公室，督查督办工作应成为办公室的职能之一。
从目前督查督办的内容来看，涵盖了企业决策层决议、年度工作重点、各阶段战略规划的贯彻实施、阶段性工作重点以及突发性大事项的推进，涉及到企业管理工作的各个方面，并且随着企业发展的加快督查督办事项数量快速增多。然而，国内多数企业只在督办事项发生时临时组建工作小组进行处理，并没有将督查督办工作常态化。这种临时的工作小组难以适应当前背景下企业快速发展的需要，暴露出多方面的问题：
首先，此种情况下的督查督办工作小组由于是因事临时组建，因此各人员间需要一定的磨合，导致组织松散，工作推动上权威性不够。在推进企业重大决策和重点工作时，需要调配、协调企业内各方资源，甚至需要沟通、联络企业外各相关组织进行协助、共同攻关。而临时工作小组将直接导致在督查督办过程中各人员缺少相关工作经验，协调能力不够，工作流程粗糙，进而影响督查督办的效率，有时会引起各部门间的冲突和矛盾，最终导致工作进展和质量都无法保证，延误督查督办事项的进展。
其次，由于临时组建的督查督办小组只是由具体事项而组建，缺乏对企业长期战略和重点工作的跟踪督办过程，对企业整体规划认知不够，因此，对各项督查督办事项的联系性缺少认识，缺少有效的工作预案，导致效率降低；而在督办事项完成之后，也缺乏必要的归档总结，对事项反馈无法及时整理进企业制度和工作流程，对督办事项中相关人员发挥的作用和责任无法明确确定和系统评价，导致工作短期化，效果大大减弱，对企业长期发展缺少促进。
另外，临时督办工作小组由于是针对特定事项而成立，因此，对于常规督办事项缺少系统性督办，也无法应对大形势下督办事项分类细化、种类复杂化的需要。
由于以上各种原因，企业应有专门团队负责日常督查督办工作的平稳运行。而从企业的管理体系和机构设置来看，总裁办公室或行政办公室，是企业运行的指挥系统和协调机构，能有力推进各类督查督办事项的协调和落实，能有力协调企业各相关部门，能有力沟通企业外相关组织进行协作。因此，督查督办工作应成为办公室的常规职能，要在企业督查督办工作的开展中处于核心位置，在各项督查督办工作中发挥应有的重要作用。
四、办公室在企业督查督办工作中承担的职能
将督查督办工作作为企业办公室的常规工作，有利于系统性开展督查督办工作，精细化督查督办工作方式，加强督办力度，变被动为主动，提升工作效率。企业办公室督查督办工作管理职能可以分为以下几个部分： 1.拟办
在企业决策层做出重要决策事项、工作部署及其他批（交）办事项后，由办公室根据督查督办内容和工作分工，经办公室主任提出拟办意见，必要时，呈送主管领导审签。在办理过程中，应当着重梳理督办事项对企业整体战略规划的作用，注重二者之间的联系，予以及时协调解决，同时要能推动企业整体规划的逐步落实。
2.交办
办公室将督查督办事项通知承办部门办理，应明确时限、责任及要求。其中，沟通和协调是办公室在这一阶段的重要任务。尤其是跨部门联络、协调，需要有完整的协调机制和全面的沟通手段，要建立健全相关工作制度，为有条不紊地推进工作提供保障。
3.督办
在督查督办事项交办相关部门后，办公室应及时掌握承办单位的落实情况，随时就各督办事项的落实进度对相关部门进行监督，保证督办事项的有序推进。要发现、反映和协调解决办理过程中出现的矛盾与问题；对不能及时完成的事项要进行催办。
4.办结、反馈及归档
督查督办事项完成，应由承办部门提交相关情况报告，办公室应进行严格审查，狠抓落实。因特殊事由难以在规定时间内办结的，要进一步沟通协调，决定是否准予延期或采取相应措施。办理情况和办理结果需向决策层反馈。办公室应对办结事项进行分析综合，及时汇报落实情况，将有关材料按文书档案管理要求立卷归档。此外，督查督办工作还应承担向决策层提供相关决策咨询的职责，根据督查督办过程中发现的问题和采取的措施，提出企业发展相关建议。
在督查督办工作告一段落，办公室应进行综合分析，要认真分析日常工作中存在的管理漏洞，在协调、沟通过程中发现后，应整体予以整改，对相关责任人进行追责。此外，除常规工作外，针对影响重大、涉及面广、持续时间长的复杂工作任务，也可不定期进行联合督查。开展联合督查应从相关职能部门抽调人员参与督查，组成临时督查小组，按照专项督查的相关程序开展督查工作。
五、办公室督查督办工作流程
企业常规督查督办主要采用电话督办、下发督查督办通知单和质询单等常规手段。但在实际工作中，常规督办闭环效率不高、职能无法充分发挥。具体表现在：一是督查督办执行的力度不够、效果不佳，现有督查督办模式不能很好地适应新的管理形式。二是职能部门对职能范围内督查督办和相关会议精神执行落实的力度不够，各督办部门形成联合督查组织较少，不能很好地发挥督查督办合力。三是监督考核不到位，工作不闭环，运转速度慢，执行力弱。
因此，随着信息化时代的到来，应以信息化督办模式来提升管理效率，推进工作开展。要充分利用计算机技术、网络技术和办公管理技术，基于企业管理流程，开发办公管理软件。实现督查督办的自动化管理，将各类督查督办事项全部纳入信息化平台管理，充分利用信息化手段，提高闭环管理效率，实现无纸化、自动化、现代化办公。
企业将年度重点工作、阶段性重点工作全部纳入管理系统实行信息化督办，在实际运行过程中，由办公室发起督查督办内容和具体要求，经相关领导审批，系统将自动发送至承办部门和相关领导，并自动进行邮件和短信提醒，第一时间完成督办任务的快速流转。承办部门根据任务要求，迅速落实并在办结后填写完成情况，系统将自动提交反馈至相关领导和督办部门，大大提高了信息传递和管理效率。凡是在规定时限未完成的工作或未达到督办效果的，系统自动转入过程督办单并记录备案，承办部门需在做出相应情况说明，系统将继续进行督办，直到工作完全办结。
办公室督查督办工作职能从时间上看具有渐进性，随着事件的发展，各项管理职能逐项发挥作用（如下图所示）。
督查督办工作流程图
由以上流程图可以看出，企业督查督办工作的重点在于沟通、协调，这也应当成为办公室日常工作中一项重要的常规工作。
正确认识督查督办工作在企业内部治理结构中的地位和作用，加强和完善办公室的督查督办职能，能够有效推进企业工作进展，提升工作效率，对于保障企业发展的稳定、推进企业的综合改革能起到至关重要的作用。
