AH公司用友软件的应用研究
一、引言
随着科学技术的发展，计算机数据处理技术已在会计领域广泛运用。而会计电算化的产生，也使会计人员从繁重的手工核算中解脱出来，各种会计软件的应用大大提高了会计工作质量和会计工作效率。因此，会计软件的教学过程逼近真实的企业使用环境成为已成会计教学中迫切需要解决的问题。
二、AH公司导入用友会计软件示例
1.AH公司简介
AH公司是专门从事水质测试的高新技术企业。公司从事水质分析、水质分析仪器设备供应、水质环境保护技术支持、水华产品新技术推广、测试服务、维护和培训等。AH公司建立了全国性产品销售和技术服务网络。
2002年，AH公司通过ISO9000：2000质量体系认证。
2004年，AH公司成为美国HACH公司的中国授权代理商。代理包括：在线实验室分析系统，在线检测、控制类仪表，应用于饮用水、污水处理、环境监测、水利、工程建设、卫生监督、科研教育等水测试分析领域。公司在北京、辽宁、重庆、山东、浙江、江苏、福建、内蒙古等地设立办事处，为广大用户提供便利和专业的水质分析和测试服务。
综上，AH公司是从事产品销售和技术服务为一体，多种经营相结合的中等规模的企业。
2.公司导入用友会计软件的必要条件
AH公司是中等规模的企业，它的年销售额12亿元人民币左右，具有比较复杂的供应链系统和财务会计系统。随着公司业务的不断发展，导入合适的会计管理软件势在必行。经过权衡，公司决定选用用友会计软件。
一般而言，复杂的供应链系统和财务会计系统是公司导入用友会计软件和必要条件。具备这两个条件一般都是中大型企业。
供应链系统包括：采购管理、销售管理、库存管理、存货核算四个方面。
财务会计系统包括：总账、应收款管理、应付款管理、固定资产管理四个方面。
企业的财务系统与其管理战略是相辅相成的，企业若想在供应链管理的实践中取得成功，必须建立起与之相匹配的财务管理系统。基于供应链思想的企业财务管理系统，始终贯穿于企业的物流、资金流和信息流三大循环之中。在此系统中，外环是企业的物流环，它以客户和订单管理为入口，根据订单下达生产计划，制订采购计划，采购管理系统根据一定的准则选择合适的供应商，原材料经过质量检验后入库投入到车间进行生产最后，产品通过分销系统的管理方法送给客户，实现实物的循环流动。系统的内环是企业的资金流，它具有与企业物流循环相同的流动方向，从付款到收款，实现企业资金的循环，利益创收。在这个内环中，还包括了人力资源管理、设备管理和成本管理三个企业内部管理的重要环节。
明白企业的财务系统与供应链系统的关系，才能理解企业导入用友会计软件的必要性。
3.合作导入过程简介
2009年，AH公司从本公司的发展现状和实际需要出发，决定在会计管理中导入用友会计软件，提高会计工作质量和效率。
从软件安装到最终调试完成，历时一个半月。在使用前，AH公司对会计人员、销售管理人员、采购管理人员、库存管理人员和存货核算人员进行专门培训。人员培训依据AH公司用友用户守册进行。
AH公司用友会计软件的导入过程充分说明，用友软件的用友技术人员和精通会计专业的公司会计人员，在用友软件导入过程需要通力配合。最终成果的取得是艰难、艰苦的奋斗历程。
下面采撷实施过程的部分内容作阐述，是为引玉之举。
三、项目总体解决方案
这是项目的宏观整体规划。是实施过程的高瞻远瞩部分。在用户手册中，用流程图和流程描述两个基本方面进行阐述，做到容易理解和操作方便。
图1 项目总体解决方案流程图
流程描述：①采购管理的采购订单作为库存管理系统的入库依据，采购发票作为确认应付的依据。②销售管理的销售订单作为销售业务的起点，销售发货单作为销售出库的来源单据，销售发票作为处理收入的依据。③库存管理审核各种单据，并作调拨单及调整单。④存货核算审核并处理所有的出入库单据，并生成凭证传到总账系统。⑤应付管理审核采购发票生成应付凭证。⑥应收管理处理销售发票和收款单，生成凭证传到总账。
过程描述部分是在开发成果体现在用友用户手册中。市场营销人员和会计人员都拥有用友用户手册。
四、供应链系统
这是两大系统之一，是企业的经营部分，直接纵横于市场。
1.采购管理流程
适用范围：大供应商采购、其他采购业务。
流程描述：①由商务部人员将纸质采购合同传递给财务部人员，财务部人员打印清单并审核。②商务部接到供应商的到货通知后，将详细信息通知财务部人员，财务部人员根据采购到货通知信息，在U8系统根据“采购订单”生成“采购到货单”并审核。③商务部收到供应商的纸质采购发票后及时传递给财务部人员，财务部人员参照此在U8系统中根据“采购入库单”生成“采购发票”并结算。④财务将采购入库单在存货核算模块记账，并在月末生成凭证。⑤对于生成的采购发票系统自动传递到应付管理模块，需财务人员审核。⑥在应付系统，财务人员将采购发票、付款单生成凭证自动传递到总账系统。 2.销售管理流程
以分期发出业务的流程图和流程描述作为示例阐述。与分期发出业务相对应的是期货开票业务，其适用范围是先开发票后发货的业务。本部分将盘点业务单列说明。
（1）分期发货业务
适用范围：先发货后开发票的业务。
图3 分期发货业务流程图
流程描述：①销售部业务员与客户签订新的销售合同后，财务部人员在U8销售系统输入“销售订单”并审核。（二次开发完毕后，可将销售部在AH公司内部网系统输入的销售订单直接导入U8系统，由财务部人员审核销售订单）；②发货时，财务部手工将需要发出的存货从实仓库调拨到发出库；再根据“销售订单”生成“销售发货单”并审核。由财务人员再对“销售出库单”进行审核，可批量完成；③需要开票时，根据“销售发货单”生成“销售发票”，系统自动传递到应收系统，以“销售发票”确认销售收入及成本等；④若收到客户款项，由财务部人员根据“销售发票”生成“收款单”，并进行核销；
（2）盘点业务
盘点业务是及时了解库存情况，也是及时掌握采购和销售的差量问题。在生产和运作管理中，对库存有专门的研究。简而言之，库存过大和过小都不适合。
图4 盘点业务流程图
流程描述：（略）
以上是公司的供应链管理部分的撷珠。这部分是企业在市场中获取利润的重要部分。其实供应链管理本身就是一门实践性强的学问。
五、财务处理
在月末时，财务部在存货核算、应收、应付模块对所有的业务单据处理并生成凭证。日常发生的各种费用支出在总账模块直接输入凭证处理。
在本部分应该包括存货核算模块。文章略去本部分。
1.应收管理系统
适用范围：企业实现收入，收取款项的过程。重在客户回款的管理。应收管理系统对企业了解市场状态，调整企业经营策略有辅助作用。
流程描述：①财务收到销售部门的发货单后，在销售管理系统中参照销售发货单生成销售普通发票并输入结算信息。确认无误后，复核。②在应收管理系统审核销售发票，确认应收账款。③财务部门还需要对已有发票并收到款项的客户在应收管理系统进行核销操作。④财务部门对销售发票和收款单生成凭证。⑤月末，以上业务处理完毕后，将应收管理系统进行月末结账。
2.应付管理系统
适用范围：企业依采购行为结果，支付款项的过程。重在采购供应商的管理。应付管理系统对企业经营状况，调整企业采购策略有辅助作用。
图6 应付管理系统流程图
流程描述：①财务部对每一张采购入库单和供应商对账后，参照“采购入库单”在采购管理系统生成“采购发票”并结算。②财务部在应付管理系统对“采购发票”进行审核，确认应付账款。③启用期后，当给供应商付款时，财务部门在应付管理系统根据审核后的“采购发票”生成“付款申请单”并审核，系统自动生成“付款单”，需审核。④如果供应商是预付款，则财务部门在应付管理系统生成“预付款单”并审核。⑤月末，以上业务处理完毕后，财务部门需对应付管理系统进行月末结账。
应付管理系统、应收管理系统与库存管理系统三方紧密配合，相互沟通信息，及时反映企业的经营状况。
3.总账系统
主要用来进行凭证处理、账簿管理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等，是财务系统的核心模块，与多个系统集成应用，包括应付款管理、应收款管理、存货核算、UFO报表、财务分析。
流程描述：①对于应收业务、应付业务及存货核算生成的凭证自动传递到总账系统。②除此之外的凭证，比如费用支出凭证等需要在总账系统手工填制凭证。③月末，还需要结转期间损益，期间损益结转生成的凭证也需要审核及记账。④待各模块的业务都处理完毕，且其他模块都已结账后，总账系统便可进行月末结账。
以上是会计管理系统的撷珠。会计管理系统一方面服务供应链系统，另一方面控制供应链系统。
商务部、物流部、销售部和会计部之间需要密切配合，不能相互拆台。
六、用友会计软件教学实施
现在，高职院校的办学条件极大提高，校企合作成绩斐然。课堂有了大课堂的概念。大课堂包括教室、实训室、企业。
教学实施过程中，应该2至4学时在教室讲理论，12学时以上在实训室进行操作，有条件的到企业进行观摩学习。
负责用友会计软件教学的老师应该至少在一家企业实际观摩学习过。
学生在实训室的实际操作，应该以某一企业作为样本，如果拥有用友会计用户手册则更好，能达到接近真实环境的效果。
另外一个更高的境界是学校与企业合作导入用友会计软件。学生可以参与，报酬相对少些。
七、结束语
越来越多的中等规模的企业选用用友会计软件。高职院校的会计专业多数重视用友会计软件的课堂教学。应该说明的是，承担用友会计软件教学的教师，应该在企业中有实践历练的经历。实现供应链系统和会计系统的密切配合，提高会计工作质量和效益，是企业导入用友会计软件的必要性，也是最困难又必须完成的任务。校企合作是奋斗目标。
