浅谈干部人事档案整理中存在的问题和建议
干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
一、干部人事档案的重要性
1.是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案材料一般从本人中学时期开始建立，包括履历、自传、考核、鉴定、学历、职称、政审、党团组织建设、奖惩、职务、工资、身份材料等。可以说能够历史地、全面地、真实地反映干部本人的基本情况和成长历程。对于干部考察，尤其是对干部“三龄两历一身份”的审查，提供原始依据。也可从个人填写材料中，了解干部本人是否对党忠诚，是否讲诚信、懂规矩、守纪律，是否经得起组织考验。
2.是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案材料的历史性、严肃性决定了它具有很强的参考价值，当干部本人对其个人信息提出异议时，可通过向组织提交申请，对存疑材料进行核实，而历史遗留问题可参考的最有力证据就是人事档案材料。
3.对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。我台上级主管部门今年开展全局人事调研活动，最主要的工作之一即是对人事档案的检查。除对材料归类、整理、编码有详细要求外，对于考核、学历、职称、党团、工资、招录等材料完整性、系统性、连续性都有严格要求，制作相应检查对照单，逐一落实。通过调研，对加强人事工作规范化管理、制度化建设，不断提高人事干部的综合素质和业务能力有极大地推动作用。
二、干部人事档案整理中存在的难点
1.档案材料的收集。档案材料收集工作中最突出问题是，不能及时转交、材料手续不完整、个别材料缺失。档案材料是多部门形成的原始资料，要全面完整正确地收集到应该归档材料，必须多部门联动，做好档案管理工作宣讲，让相关部门了解到档案管理工作的重要性、严肃性和真实性，能够将成套的、准确的、手续完备的材料及时转交档案管理人员。
2.档案材料的甄别。档案材料可分为十项内容，若要达到真实、准确反映当事人成长历程和基本情况，必须对所收集整理的材料进行细致地甄别。在整理档案过程中，有些材料明显与履历不符、印章不清晰、没有落款日期或者不能提供原件等，遇到此类情况，应谨慎对待，不可随意将材料入档。应进行审核，对没有核准前材料一律不得入档，以免误导查阅人员对信息准确度的把握，影响该档案的参考价值。
3.档案材料的修复。档案材料修复工作是一项非常艰巨地任务。在整理档案中发现有几本档案因自然灾害，受到洪水浸泡，多张原始材料粘在一起，而且已经泛黄，纸质薄、脆、易烂。对于此类问题，在没有有效方法解决之前，建议不要鲁莽行事，将材料强行分开，造成不必要的、不可挽回的损失。对于纸张较小，已打孔破坏完整性的材料，重新裱糊、装订，尽量还原其原始状态，使损失降到最小。
4.档案材料的保管。档案材料的保管非常讲究，必须防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温。我单位所在地干燥、少雨、强紫外线，关于档案材料的保管最突出的问题就是防火。在完善制度的同时，严格把控进入档案室人员，禁烟、禁止携带火种，对于档案管理人员必须提高防火意识，学习灭火器的使用及危机情况下如何抢救档案材料。另外在整理材料时，严格按照要求进行，剔除材料中所有金属材质，例如订书针、大头针等。以免金属材质生锈，造成档案材料的破坏。
5.档案材料的补充。关于档案整理的要求先后出台了多次，其中不乏个别材料是否归档的问题，致使有些材料缺失。例如：行政介绍信、招工体检表、聘任通知、聘用合同等。部分材料如果在文书档案保存的话可以及时归档，但遇到人员调动原单位重组或撤销、文书档案管理不完善、人事档案销毁未严格按程序进行导致材料缺失等问题，材料的补充将面临很大难度。
6.档案材料的转递。档案转递严格按照要求由专人送达或通过机要转递，但是有时会出现“无头档案”。因我单位地处艰苦边远地区，生活、工作条件较差，部分职工来台后不能适应，便自行离职、手机停机，没有办理相关辞职手续，致使档案转递工作无从着手。遇到此类情况，可通过档案材料中家庭成员情况积极与当地居委会或村委会联系，以找到家人或本人，说明档案对本人的重要性，确定档案转出部门，及时办理转递手续。或用其可能看到的传媒方式，发出公告或通知，要求本人限时与单位取得联系，否则将档案材料转至当地人事局或人才交流中心保管，确保手中无死档。
7.人事档案的查阅。查阅档案必须填写“人事档案查阅单”，经领导批准后方可查阅，查阅人必须是中国共产党党员。而且查阅档案只能在指定地点、档案管理人员的陪同下进行，严格遵守保密制度和阅档制度，严禁对档案进行拍摄、涂改、圈画、抽出、撤换和损坏，更不能查阅、借用本人及其直系亲属的档案材料。一般情况下，不允许将人事档案带离档案室或借走，如确实需要，须提供行政介绍信并经单位主管领导批准后办理相关登记手续，按期归还。
三、干部人事档案整理的几点建议
1.加强组织领导。领导重视是做好人事档案管理工作的前提条件，通过加大宣传力度、普及相关法律法规，以增强单位领导及各部门档案管理意识、明确各自在档案管理中的职责，配备专人负责人事档案管理，并将人事档案管理纳入日常管理工作范围，分管领导协同主管领导定期对人事档案管理工作进行检查、指导、监督，及时发现问题解决问题。
2.完善规章制度。为顺应时代潮流，不断改变其管理模式，从而更好地发挥档案的参考价值。传统的人事档案管理模式已经不能适应组织需要，而人事档案管理改革的前提就是建立一套完善的规章制度。通过制度来管理人事档案管理人员，深知档案的严肃性、保密性，严格按制度执行查阅登记制;也通过制度来规范档案收集、鉴别、入档程序和时限要求，从而提高工作效率。
3.提高档案管理人员素质。加强学习，提升个人政治思想水平的同时，通过专业培训不断提高业务水平和工作能力，做到档案整理按新要求实时更新，档案入档要仔细甄别去伪存真，档案保存需因地制宜严密科学，档案管理应制度严谨坚持原则。
4.加快建立人事档案电子化管理。干部职工个人信息最原始依据就是人事档案。鉴于其历史性、唯一性、不可复制性，为避免多次翻阅造成纸张的破坏，也为了便于查阅，人事档案电子化已势在必行。而在此同时人事档案电子化的安全问题又将面临巨大挑战。
总之，干部人事档案长期以来都有着极其重要的作用，是党的组织工作、人事工作不可或缺的重要参考依据。加强档案管理人员自身素养、业务能力的同时，还需注重组织领导、完善制度、与时俱进，确保干部人事档案能够历史地、真实地、全面地反映个人成长历程，从而成为最有价值的原始资料。
