试论信息时代电视台电子档案的归档与利用
随着计算机信息技术日新月异的发展及互联网的不断普及，广播电视台的档案管理工作也逐渐进入信息化的发展阶段，近些年来取得了跨越式的发展。相应地，传统的档案管理模式在保管、成本、效率、便捷等方面已经无法适应信息化的发展要求。因此，在信息时代的大背景下，探索档案的电子化管理具有重要的现实意义。
1 信息时代电视台电子档案管理的现状
总所周知，电子档案在管理和使用时具有很大的优越性，但是在真正操作上却给我们带来了一些的麻烦。一方面，一些档案管理工作人员无法摆脱对传统档案管理观念的束缚，在档案管理工作中存在一定的误区，而另外一方面对档案管理制度上以及管理培训上的创新具有一定的困难。
1.长期以往，对纸质档案的长期使用中，很多人都始终对纸质文件非常重视，并没有积极的意识到运用电子档案的方便与快捷，档案管理工作人员已经非常熟悉纸质文件的归档工作，如果让他们做有关电子文件的工作他们会存在一定的畏难情绪。电子档案的管理主要依赖于计算机，一些档案管理工作者不熟悉计算机，对于他们来说电子文件归档工作是非常大的挑战；
2.档案工作经过长期的发展已经形成了相对完善的管理制度与工作流程，电子文件归档的实行会使原有的运作模式发生转变，要经过很长一段时间才能得到协调，在对电子档案的管理过程中，都是需要通过档案的管理人员在日常对纸质档案进行复印、扫描、归档等日常炒作进行不断的系统维护以及更新。但是，由于档案管理工作人员经常会因为一些工作上的失误以及漏洞导致电子档案信息被盗或是丢失。
3.纸质档案与电子档案相比更加安全。一些资料可能因负责的人缺乏相关知识在网上传输时，极易泄密，无法证明电子档案文件是否来源于某个人或者某个机构，收发件人的身份一时无法确认，互相猜疑；黑客如果对档案内容进行篡改，电子档案就会失去其真实性、可靠性，其凭证效力不能发挥，而无法被利用。另外计算机网络病毒的恶意入侵。网络病毒种类繁多，任何病毒都可通过多种途径感染计算机数据，以网络感染为最多，轻者文件不能正常阅读，重者档案系统不能正常工作。
通过上面的介绍我们了解到，电子档案实行起来存在的困难很多，但是从大局着眼，档案管理电子化是一种潮流与趋势，尤其是网络技术的不断完善以及光盘稳定性的不断发展，电子文件管理实行的条件将会越来越成熟。
2 电视台档案管理工作中存在的问题
目前信息技术已经得到了快速的发展，这对档案管理工作产生了至关重要的影响，为电视台档案管理工作的发展创造了良好的机遇。但是电视台档案管理中始终存在一系列的问题。
1.过于重视节目的制作与拍摄，严重忽视了一些档案资料的保存工作。很多编辑和记者接到工作任务之后只重视怎样尽快将节目拍摄、制作、播出等任务完成，严重忽视了对一些文字和图像的保存。
2.很多作业人员注重对相关资料的珍藏，但是却忽视了对相关资料进行归档保存。很多记者和编辑因为各种各样的原因对一些有价值的文字与图像只注重个人保存，不能按照规定进行上交，严重忽视了保存的问题。
3.重视对硬件设施的保存，忽视了对软件的管理，很多电视台已经基本配备了档案硬件设施，但是在资料内容的收藏方面是严重欠缺的，在分类整理、保存查询等方面存在严重的缺陷。
4.忽视了对一些资料的开发和利用，
电视台与社会单位之间的资料很多都是无偿使用的，但是在这些资料之中有很多存在较大的开发价值，电视台可以根据一些资料进行主题定位，通过精心的剪辑完全可以作为新节目播出。
3 电视台电子档案管理的几点认识和体会
电子档案的管理与传统的纸质档案的管理有所不同，不论在形式或载体上都存在很大的差别。电子档案是将接收到的文件按要求进行分类、编制文号后转到档案数据库或记有归档的标识。然后由档案部门统一管理归档。
（一）确定范围
确定归档范围是归档的首要任务，也是保证电子档案管理的关键。凡是依据国家规定、能够反映实际情况、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。将属于同一种类、同一格式，具有历史联系的文件相对集中到一起，便于操作者查询读取文件，也便于计算机寻找文件。
（二）电子文件转换成纸质文件归档保存
一是纸张的稳定性高，字迹的颜色、染料也相对稳定，所以，纸质档案中的数据比电子档案更加真实；二是纸质文件在提供利用时，不需要依靠任何设备，便可实现调卷、查阅功能；三是纸质文件在完成分类、整理、装 订等程序后，便可直接归档，相对简单、便捷，没有电子档案关于设备、格式等方面的要求。由于上述原因，因此可以将电子文件转换成纸质文件归档保存，这样就形成了双套归档的局面，各自发挥其优点、互避缺点。
（三）制定规范
及时收集、积累电子文件，确保不丢失，保证其完整性、准确性、原始性。对于草稿文件，考虑到以后纸质文件逐步数字化，建议对其进行积累、鉴定、归档；对于起辅助作用或正式使用的电子文件，应及时收集、整理、归档；对于电子文件生成的软硬件环境和原数据，也应加强管理，一并进行归档管理；对于归档电子文件格式尽可能的通用、标准；这样可以大大提高档案的真实性和可靠性。
（四）选择载体
纸质文件档案管理的载体比较稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，如利用磁带、磁盘、光盘等，在脱机采集数据的介质移交方式上极其容易造成数据丢失。因此，利用网络移交较为安全。一是借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。现在大多数单位都已建立了计算机局域网，可以借助本单位的网络与档案部门之间开通电子文件归档专线，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此线传输到档案管理部门。二是选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应现代社会发展的需要，由单位指定一个管理部门负责本单位的数据传输、资料鉴定、内容审核、编目整理后，通过网络传输，移交给档案部门进行保存。以保证电子文件形成部门对其数据的原始性、准备性、真实性负责。通过计算机或网络收集与管理电子文件，是实施前端控制的有效手段。任何电子文件一经产生，电子文件管理系统就自动进行跟踪管理，档案部门可通过网络对其进行档案管理和控制，对电子文件的生成、迁移、归档、利用等各个阶段设置完善的功能管理，对各个环节实施逻辑管理。
4 总结
总之，要积极探索电子档案独特的归档利用服务功能，拓展服务领域，转变传统观念，延伸服务范围，创新服务机制，最大限度地开发档案信息资源。使电子档案归档利用效果得到充分发挥，推动电子档案建设快速发展。努力实现档案信息网络共享。为电子档案建设云服务开创新局面。
