如何保障档案的完整与真实
一、档案的完整与真实
档案完整与真实性问题是档案学的基本理论问题之一。由于档案是人类社会历史发展中对时事有意保留的记录，而非事后撰写，它形成的特殊方式比其他资料更为真实。因此，档案的完整与真实是档案的生命。档案完整有两方面的含义：一是数量，不因主要而忽略次要，相关事件要全面收集无遗漏;二是完整，事件的来龙去脉清晰明了，内容完整。档案真实性也包含两重含义：一是指档案表面特征就，亦即显现“实体”的真实性;二是指档案内涵，亦即“内容”的真实性。
首先，我们鲜明地承认虚假档案的客观存在。档案在形成和收集过程中，掺杂了形成者的主观思想和意识，形成者的主观意识不可避免地会受到智力、知识、社会实践经历等诸多因素的影响和局限。同时，档案形成者的意识也会受现实经济、政治、文化意识的影响。这些档案中掺杂形成者的主观意图，有可能是主观思想的无意，也可能是处心积虑的故意，致使有些档案的记载偏离历史真实，与历史事实不符，甚至相去甚远。如一段时期内，在追求虚假政绩思想指导下，浮夸风和攀比风泛滥，当时的情景在时下正在热播的电视剧《老农民》中得以展现。如此环境下形成的档案，就是形成者的意识被社会环境所左右而出现偏离，因为现实中生产力和产量事实不符，就其表层保留的实体档案而言它是失实的，而就其内容而言，是真实发生的事实，它又是真实的。所以，档案“实体”与档案“内容”两者之间不能仅靠“实体”的真实性来证明，而必须求 证于历史事实。
如今，我们研读档案文本，其实是对形成者意识到的历史 真实更为充分和理性的再理解过程，同时，我们再理解的主观意识也受到我们所处的社会环境和自身的认知能力的制约，所以，我们所理解到的事实，也只能是离历史自身的真实更进一步的、相对的真实。
二、意识的规范
档案意识是指对档案和档案工作认识、了解、熟悉和掌握的思维，是文件的形成者对有保存价值的文件进行及时归档保存的自觉意识，是人们对档案的重视程度，以及在利用档案时对档案的保护意识，是一种将个人行为与档案的相关内容结合起来的一种信息素养。档案意识也是开展依法治档的一项重要内容。全员档案意识的培养需要档案人员积极推广，通过普及档案知识鼓励全员参与其中。档案意识增强带来的效果就是，查找资料首先想到的地方就是档案室（馆）。档案意识落实在行动上就是注意收集、认真整理、严格保管、热情服务。
⒈收集意识
档案产生的最初目的就是为了辅助记忆、找回历史，历史记录过程就是档案形成过程。档案收集伴随于档案形成全过程，将及时形成的第一手信息规范化处理，对未形成但经分析需要形成的档案的敏锐预测的意识，正是一种档案收集意识的体现。
⒉整理意识
时刻有归类的意识，将归档材料按来源、时间、内容和形式等文件材料的自然形成规律，保持有机联系，即将归档材料分门别类组成有序体系。整理意识杜绝过分相信自己的记忆力，随意乱放材料，造成混乱无序。
⒊安全保管意识
对于大众来说，最直接的或许就是一种对形成之后档案的安全保管与有效利用。对凭证的保存备查意识是档案意识的重要组成部分。在影响档案安全的各种因素中，人是决定性的因素，倡导“安全问题人人有责”的思想，把档案保护意识作为一种自觉意识深入人心。
⒋开发意识
开发意识是一种资源服务意识，是档案工作者的责任。开发意识付诸行动就能使堆在库房故纸堆里的“死”档案“活”起来，档案作用得以发挥极致。当档案资源贴近档案利用者的利益需求时，这种意识越加明显。
三、利用法律法规和制度进行约束
⒈法制保障
《中华人民共和国档案法》简称《档案法》，是国家为加强对档案的收集、整理、有效保护和利用，为现代化建设服务而制定的法律。《档案法》具有普遍性，对全体社会成员具有普遍的约束力，任何个人或者组织违反《档案法》，都必须承担相应的法律责任。当前，《档案法》宣传力度不够，社会档案意识和档案法制意识还未深入人心，档案工作的性质、意义与作用仍不为社会各界所认知，《档案法》不能有效落实。
如：有的单位至今还存在着档案工作制度不健全，现有档案保管硬件设施配备不到位，个别人员手中文件材料不按规定向档案馆移交归档，不注重档案人员专业技术、社会伦理、职业道德、安全意识和服务理念的培养等问题，最终导致管理混乱，档案得不到应有的保护而受损严重，甚至丢失，造成档案的真实、完整与安全得不到保障。随着档案管理的不断完善，一些新的如《档案管理违法违纪处分规定》等法规相继出台，我国依法管理档案事业任重而道远。
⒉制度保障
规章制度是单位内部的“法律”，是维护公平、公正的有效手段。档案工作者不仅要遵守法律、法规，还必须要遵守本单位的规章制度。编制合理的规章制度要结合本单位具体情况和自身特点，应遵循以下原则：（1）规范性。在国家和地方的法律法规政策指导下，制定相应的管理制度、业务规范和行为准则进行规范管理。（2）科学性。档案管理各个环节应符合档案学基础理论和技术要求，科学制定标准化、规范化业务规范。（3）保密性。在制作、收发、传递、使用、保存、销毁各个环节制定相应的管理规定和实施细则，明确在一定时间内只限一一定范围的人员知悉的事项范围和行为规范。（4）安全性。做好“九防”管理。同时，保证网络环境下使用及传输安全。
档案的收集、鉴定、保管、统计和提供利用，每个环节都制定相应的管理制度，如档案工作岗位责任制、档案立卷归档制度、档案库房管理制度、管理员工作职责等，以此保证档案在整个过程中的完整、真实和安全。档案管理的现代化，对工作结构还将产生新的影响，管理制度也会随之改进。
维护档案真实完整、保护档案安全是每个公民的责任，不能仅靠法律、法规和制度约束。档案人要加强自身的档案意识修养，从自身做起，实事求是，不误引误用、以讹传讹，以此影响和推动全社会档案意识的提升。只有档案保护意识作为一种自觉意识深入人心，才能真正实现档案的完整、真实与安全。
