高校干部人事档案开发利用研究
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）28-0011-02
在高校管理过程中，高校干部人事档案是一个重要的管理内容，也是高校人事工作的一个重要组成。高校干部人事档案主要是对教职工个人的经历、德才表现以及工作表现等方面真实记述，为高校组织以及人事部门选拔或者是使用人才提供了有效依据。因此，加强开发利用高校干部人事档案具有重要意义。
一、我国高校干部人事档案管理中存在的问题
1.高校干部人事档案内容单一。目前，我国高校干部人事档案的内容中，老干部的人事档案往往以政治表现内容为主，而年轻干部的人事档案内容则主要以学历及其职称评定为主，因此，这种干部人事档案往往不能充分反映高校教师干部的整体情况。与此同时，每年填写一次的考核表能够对高校教师干部的品德、能力等情况进行一定的反映，但是，高校教师干部填写考核表的时候往往是以一种敷衍的态度，没有结合自己本年度的具体情况认真填写，而且基层组织对高校教师干部的评价意见也往往是千篇一律，导致高校教师干部人事档案信息的利用价值较低[1]。此外关于干部人事档案的材料主要包括十个类别，通常情况下高校干部人事档案材料中的内容仅仅只包括第四类与第九类，其余类别材料十分有限，因此这种干部人事档案材料的信息十分片面，无法充分反映高校教职工的特点，缺乏一定的利用价值。
2.高校干部人事档案的整理较为复杂。在整理干部人事档案的时候，往往需要先进行信息的收集、分类、编号以及整理，然后再对整理后的档案进行打孔装订。虽然装订后的档案具有一定的美观性，但是这种方式存在补充材料较为困难、复制困难以及容易泄密等缺点。由于高校干部人事档案的内容需要及时进行更新，因而每年都会形成一系列新材料，而在每次插入新材料的时候都需要对原有的档案进行拆装，这就导致档案内容容易被破坏，从而缩短了档案材料的使用寿命[2]。此外对于档案中超出材料要求的部分必须进行剪裁或者是折叠，这就极有可能会裁去一些需要使用的内容，而对于一些小于材料要求的内容必须进行裱糊、加边等操作，从而影响档案材料的原始性及真实性。
3.高校干部人事档案管理设施不到位。目前，我国依然有部分高校对干部人事档案进行管理时采用手工操作方式，没有建立专门的干部人事档案管理部门，没有配置相应的办公室或者是库房等，更没有配置计算机、扫描仪等设施[3]。因此，高校组织或者是人事部门要想了解某一位教师职工的基本情况，就必须将其纸质人事档案调出，然后才能查阅教职工的档案内容。此外，由于部分高校干部人事档案管理人员没有接受专业的档案管理技能培训，也没有档案现代化管理的相关知识，这就导致高校干部人事档案管理的现代化落实具有一定难度。
二、提高高校干部人事档案利用的措施
1.严格遵循法律要求管理档案。首先，提高高校教职工的档案法律意识。高校管理部门可以采用校报、校园网以及知识竞赛等方式，向高校的教职工广泛宣传国家颁布的档案法律法规知识，要求高校教职工严格遵循《档案法》及《人事档案条例》等法律中的相关要求，提高高校教职工的人事档案法律意识，从而使每一位高校教职工都能够认识到干部人事档案的重要性，进而保障高校干部人事档案的真实性[4]。其次，建立高校干部人事档案管理的规章制度。高校干部人事档案管理人员应该充分掌握国家制定的关于档案管理的法律法规，在严格遵循《档案法》的基础上，结合本校具体特点以及管理工作中出现的具体问题，建立相应的档案管理规章制度，比如档案室岗位责任制、档案保密制度以及档案借阅制度等相关制度，从而使高校干部人事档案管理能够向着制度化方向发展。
2.丰富高校干部人事档案的内容。由于高校干部人事档案内容单一，会对档案利用价值产生一定影响。因此，高校干部人事档案管理人员应该及时对干部人事档案进行收集，并进行归档，才能保障高校干部人事档案的完整性。高校干部人事档案管理人员应该通过多种途径收集教职工干部的信息，可以从教务处获得关于教师教学数量及其教学质量的相关信息；获得关于教师科研工作的相关信息；从专业培训资料及个人业绩考核表等材料中获得相关信息，并及时加入到教职工的人事档案中，不断充实高校干部人事档案的内容。与此同时，教职工在填写年度考核鉴定表的时候，应该以认真的态度进行如实填写，而且领导人员对教职工的年度表现进行评价时，应该根据该职工的实际情况进行中肯评价。此外，高校应该建立切实可行的档案管理机制，实现对高校干部人事档案的动态化管理，并不断丰富高校干部的人事档案内容，提高高校干部人事档案的利用率。
3.简化高校干部人事档案的整理程序。在对高校干部人事档案进行管理的过程中，为了保障档案材料的真实性及其原始性，需要对档案的整理方法进行改革。具体来说，我们可以先将干部人事档案材料进行分类，然后采用小活动夹将已经分好类的干部人事档案材料夹住，最后把每一个人的档案材料分别装到一个档案盒中。这种方法不仅能够方便人事档案管理人员对档案材料进行管理，同时还能够提高档案的利用率[5]。此外，简化高校干部人事档案的整理程序，能够使高校干部人事档案管理人员为教职工提供服务的时候，有效处理档案利用与档案保密之间地关系。
4.提高高校干部人事档案管理人员的素质。第一，加强高校干部人事档案管理人员的培训。高校干部人事档案管理部门的领导要为管理人员营造一个良好的学习氛围，不断为档案管理人员提供接受教育的机会，不断更新管理人员的知识体系，充分调动管理人员钻研业务的积极性。此外，高校干部人事档案管理人员在接受继续教育的基础上，还应该提高自学的积极性，不断丰富自身的知识体系，充分掌握档案学专业的基础知识，熟练掌握档案管理的技术技能，进而提高自身的综合素质。第二，引进档案管理人才。首先，高校可以设立档案人才开发基金，对有意愿从事档案工作的在校生进行资助，培养一批致力于从事档案工作的人才；其次，可以引进一些精通档案信息管理的软件或者是能够熟练制作档案信息网页的计算机人才，开发出符合本校实际的干部人事档案管理系统，提高档案管理的工作效率。 5.加强高校干部人事档案管理的现代化。第一，从学校角度上来说，高校应该增加对干部人事档案管理的经费投入，积极购买先进的档案管理技术设备，并积极引入国外先进的干部人事档案管理技术以及管理经验，建立一套完整的干部人事档案管理的网络管理系统，进而提高高校人事档案管理的工作效率。第二，从档案资源的标准化建设角度上来说，高校应该不断加强高校干部人事档案信息资源建设的数字化及国家化，积极学习先进的人事档案信息化系统管理经验，力求建立全国范围内的干部人事档案管理信息数据库，从而实现干部人事档案信息资源的数据化，进而提高档案信息的利用率。第三，从档案资源安全的角度上来说，高校干部人事档案管理部门应该采取严格的保密措施，严格依据法律规定进行档案材料的管理，保障高校干部人事档案信息的真实性，同时还应该提高高校干部人事档案管理人员的政治素养、档案管理能力及其网络办公能力，要求档案管理人员及时对教职工干部的人事档案信息进行备案，严格规定档案信息数据库的使用权限，从而保障档案信息的安全性。第四，从档案管理的现代化水平上来说，高校干部人事档案管理人员应该采用计算机对档案材料中的文字、图像等信息进行数字化处理，利用计算机实现对档案信息资源的远距离传输，进而提高高校干部人事档案管理的现代化水平。
三、关于高校干部人事档案管理的思考
1.保密与利用之间关系的处理。在人事档案管理制度中，保密制度是一项必须遵守的制度。作为高校干部人事档案的管理人员，必须充分掌握干部人事档案保密制度的相关要求，并严格按照保密制度的相关要求工作。与此同时，在高校干部人事档案利用过程中，作为高校干部人事档案的管理人员应该做好档案利用中的监督工作，对档案利用过程中出现的违反档案保密制度的行为进行及时纠正，这样不仅能够使档案资料得到有效利用，同时还能够保障档案资料的安全性。
2.适度开放档案信息。为保障我国人事档案信息的真实性及其准确性，我国对人事档案的管理主要以封闭式管理方式为主，不会对本人开放，因此，大多数人往往难以接触到自己的人事档案。随着时代的不断发展，适度开放档案信息已经成为趋势，将高校干部人事档案中一些没有涉及到个人隐私的信息适当向外开放，不仅有利于人才的开发，同时还有利于资源共享。
四、结语
综上所述，高校干部人事档案存在的目的就是为了能够对其进行开发利用，而这也是高校干部人事档案存在的价值。因此，高校干部人事档案管理部门应该不断改革档案管理方法，提高高校干部人事档案的利用率，真正发挥高校干部人事档案的价值。
