高校图书馆读者活动档案管理研究
【中图分类号】G 【文献标识码】A
【文章编号】0450-9889（2016）05C-0101-02
图书馆读者活动档案是指图书馆在开展读者活动过程中形成的，具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。它是读者活动过程如实完整的记录，也是图书馆档案资源的重要组成部分，它能从另一个侧面反映出图书馆服务水平的状况。因此，做好图书馆读者活动档案管理工作，不仅是图书馆自身发展的需要，也是提高图书馆管理水平的需要。本文拟结合笔者多年来的工作实践就图书馆读者活动档案管理的意义、档案管理现状、档案管理的做法等方面提出几点粗浅的看法。
一、图书馆读者活动档案管理的重要性
（一）有利于深化读者服务工作。图书馆活动文件通常包括活动文件、计划书及活动过程原始记录材料等多方面，是图书馆举办每项读者活动最真实的记录，这些材料能真实的反映出图书馆服务工作的状况。图书馆可通过对材料的分析反思，总结本馆工作中的成败得失，了解读者的实际需求，为今后举办读者活动乃至推进图书馆整体工作发展提供参考。
（二）档案的有序归档，便于档案资料的再利用。图书馆读者活动档案的再利用价值主要体现在：一是归档文件通过分类、排列，便于存取利用。二是为今后图书馆制定读者活动方案提供借鉴。在制订方案时，通过对以往举办的活动档案进行深入分析，借鉴先前的成功做法，并汲取经验教训，达到事半功倍的效果。例如，可以通过分析以往读者活动在时序方面的安排，从中寻找规律，有效把握活动安排的频率和密度，制订图书馆新学年或近期读者活动的整体计划；可以结合以往某一活动中读者反馈的意见和建议或有关工作总结的档案记录情况，进而确定出今后此类活动的规模大小；在组织活动的宣传发动工作方面，可以通过分析档案资料中有关于宣传发动工作的总结和方案，结合当前实际情况，把宣传方案制订得更为科学、合理、完善，等等。
二、图书馆读者活动档案管理工作现状
为了解图书馆读者活动档案管理工作的现状，本人借助广西高校图书馆办公室管理QQ群面向15所高校馆办公室工作人员进行了专项的网络调查，问卷共设置15个问题选项，文中将选取5个关键性问题的调查结果进行汇总分析，具体调查结果见表1。
从本次调查的结果来看，高校图书馆读者档案管理工作确实存在许多不足。具体表现在以下三个方面：
第一，档案管理制度不健全。据了解，当前大多数图书馆没有设立独立的档案管理部门，一般由馆办公室兼管。对读者活动档案的归档范围、收集、管理、保存、利用等各个工作环节也没有一套完整的规章制度可遵循，管理人员职责不够明确，普遍存在档案多头管理或者无人管理的现象，档案的归档收集呈现出明显的“三不”特点，即不及时、不完整、不系统，严重影响了活动档案管理质量。
第二，思想不够重视，认识上存在误区。一是图书馆领导层面的认识问题。馆领导对加强重大活动档案管理工作档案管理工作缺乏应有的认识，认为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓，造成活动档案管理工作往往滞后于图书馆活动或者其他业务工作业务。二是馆员本身的认识问题。部分馆员认为，举办读者活动过程中，各种事务繁杂，光是应付于活动的组织和策划往往已经感到力不从心，根本无暇顾及档案资料的收集；另外，个别馆员对档案上交管理存在私心，认为重大活动是自己一手安排和组织的，纯属个人劳动成果，应作为私人工作档案资料留存，因此拒不上交，等等。这些使认识上的误区给活动档案的收集归档整理工作带来不良影响，使图书馆读者活动档案管理工作难以正常开展。
第三，不重视档案的开发利用，只藏不用。从调查中，大多数图书馆不重视对读者活动档案的开发利用，多数采用的还是单一的纸质文献和传统的管理模式，对档案文献管理和利用手段也没有能与图书文献信息资源的现代化开发同步进行，使得档案的开发利用率不高。
三、图书馆读者活动档案管理的对策
（一）健全读者活动档案管理制度。建立程序规范，内容全面，措施适用的档案管理制度，用制度建设来保障档案管理工作的顺利推进，是使档案管理科学化、规范化的必然选择。图书馆在制定读者活动档案管理办法时，应以学院档案管理的有关制度文件为指导，根据读者活动的性质和特点和规律制定出具有可操作性便于执行的制度，档案规范管理制度的内容范围包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制等，应做到详尽全面。只有健全建立制度，才能使图书馆活动档案管理工作做到有章可循。
（二）明确读者活动档案内容构建。图书馆读者活动档案基本内容构件大致应该由下列项目组成：一是关于开展读者活动的文件材料。二是关于开展读者活动的领导机构、工作职责、成员分工和活动计划、安排、总结、整改措施以及向学院或相关部门报送、报审的文件材料。三是有关领导或嘉宾出席活动指导工作的讲话（或发言稿）等材料。四是读者参与活动过程产生的原始记录材料，如读者提出的意见和建议汇总以及对读者进行的各种专项调查摸底形成的材料等。五是开展活动的各种照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体材料。六是活动各阶段情况统计表和汇总材料、成果材料、经验交流材料和检查验收材料等。只有划定出图书馆读者活动档案的基本构建，才能使工作人员在收集档案资料室目的更为明确。
（三）做好特殊载体的档案整理工作。由于各类先进电子设备的介入，图书馆在开展活动时，记录活动过程的技术手段和设备也随之呈现出多样化的特点，即举办读者活动中所出现的档案资料除了纸质的档案以外，还涉及声像档案、照片档案等。因此，图书馆对于这些特殊载体档案的管理和保存也应做出相应的制度与标准：如为保证数码照片的清晰度，像素应在500万以上，单幅照片不小于3M，并标识有准确的摄影日期；归档的数码照片一般要求为 JPEG、TIFF 格式；而对于重大活动，同一场景的照片选取最佳的1-2张归档，涉及重要活动和重要人物的可视实际情况多保留几张。档案目录编制应包含档号、题名、拍摄时间、摄影者、张数、主要人员等几个基本要素。 （四）加强对重大读者活动的档案移交、管理工作。图书馆的读者活动除常规性读者活动外，还有一些大型或重大活动。这类活动具有涉及部门多、参与人员广、载体形式多、时间跨度大等特点，活动资料的归档整理难度较大。因此，应建立完善的档案管理网络，要求联合举办活动的部门指定出档案管理负责人，明确职责，负责做好重大活动档案的收集、整理和保管工作。同时，各部门的档案负责人还应成为活动的主要参与者，全程参与活动的策划、组织和开展，这样才有利于档案馆员做到事前了解，事中跟踪，事后检查，全面掌握活动的全过程，有效确保档案收集及时、归档完整。
四、图书馆读者活动档案管理工作的应注意的方面
（一）注意做好档案资料的编研，最大限度地挖掘档案资源的价值。一是各种档案资料汇编成册，汇编分类方法可以时间段进行分类，如按学期或者学年等，还有可以按照活动类型进行归类整理等方法进行，档案汇编成册不仅方便过往资料的查找利用，还可为馆领导决策发挥参谋作用。二是编研工作是开发档案信息的途径之一。为加大图书馆活动档案信息开发力度，根据实际需要，将分散的档案材料加工整理进行综合分析、有条件的图书馆最好撰写出专题调研报告，为今后改进工作，提高活动质量提供依据。三是运用计算机和网络技术，如通过计算机录入、扫描等多种手段将档案资料转化成数字信息，使其变成多载体上的、不同表现形式的档案信息，实现档案信息开发利用全程现代化。加工后的数字化档案资料，便于档案信息的检索、网络传递、咨询服务以及开发利用。
（二）应探索建立高校共同开发利用档案信息的合作关系，实现档案资源共建共享。在网络技术的飞速发展和普及的今天，各种资源的共建共享势必成为未来发展的趋势。因此，图书馆在搞好本馆读者活动档案管理的同时，可借鉴档案管理中共建共享的经验，积极探索建立起馆际之间共同开发利用档案信息的合作关系，如将各馆读者活动的档案资料通过科学整合后，进行馆际间档案资源的交流，由此实现档案管理由单一开发利用型向联合开发利用型的转变。而馆际之间通过展示双方编研的档案资料，互补互学，有利于取长补短，互相沟通，共同促进图书馆读者活动水平的提高，以吸引更多的读者走近图书馆，关注图书馆，满足读者持续增长的文化需求，更好地体现图书馆的社会价值。
总之，加强读者活动档案管理，是图书馆管理工作的重要组成部分。因此，除要重视读者活动档案的建立、管理和利用外，还应结合本馆读者活动档案资源的收集管理状况，积极探索档案资源管理的新思路，为促进高校图书馆读者活动整体水平的提高及图书馆文化的传承提供更便捷的服务。
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