高校照片档案管理对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）02-0051-01
照片档案基本上可以划分为记录照片档案和艺术照片档案两大类。记录照片档案是以历史纪实为目的，记载和反映国家机关、社会组织或个人的工作、生活的历史真实面貌而拍摄的社会或个人活动的整个发展过程中的某些重要场面，记录照片包括公务照片和科学技术照片等。高校照片档案是高校历经多年的发展和变迁，形成积累的大量反映学校历史发展，具有保管和收藏价值的照片档案，与纸质档案相同，承载着记录学校历史、还原学校发展、生动展现学校历史面貌的影像载体。随着时间的推移及现代社会新媒介的产生，照片档案已日益凸显其宝贵价值。如何更好地收集、保管、利用照片档案，更好地发挥其实际价值，已成为高校档案管理部门思考的问题。
一、高校照片档案存档现状
1.老照片处于半封闭状态，载体老化，难以长久保管
在学校发展初期，形成大量的纸质版黑白老照片，距今已有几十年的历史，由于当时传统光学照片由感光材料制成，不论是黑白或是彩色照片，经过多年的存放和长久的借用翻拍，照片的耐久性、画面质量均不同程度受到影响。无论如何注意保管，都会随着时间的推移发生影像的褪色、渗化、失真、褶皱等现象，在温湿度不达标的情况下，还会出现照片的腐蚀和霉变，严重影响了照片的使用价值和有效利用。
2.照片存贮空间大，检索不利、影响工作效率
经过多年的积累，学校在各项重大活动中形成了大量的照片档案，由于照片档案载体的特殊性，即照片档案的底片与照片相对应，这就要求照片档案要有足够的特殊的存放载体;毕业生合影一般为非常规尺寸的大照片，占用档案库房的大量空间，优化存放照片档案的空间已成为高校档案管理部门亟待解决的问题。
3.照片档案缺乏统一的行之有效的分类标准
目前，照片档案基本以时间为顺序，以事件为集合体来存放和保管，一般情况下，一卷照片档案只能存放5-10组活动照片，卷脊为本卷照片关键字索引，当照片档案越来越多时，不便于检索和利用。
二、照片档案管理对策研究
1.老照片档案的修复和数字化处理
对于学校存档的老照片，应按照片形成的年度顺序，逐册逐张地进行扫描或翻拍，为了保护老照片，翻拍过程中，应使用棉质手套，以避免指纹、汗液对照片档案的污染和侵害，并注意轻拿轻放。拍摄工具可为数码相机，虽然拍摄速度快，但拍摄质量难以保证，翻拍后需再次进行二次处理;利用扫描仪、高拍仪对照片进行扫描处理是目前比较常用的方法，扫描后照片一般不需要进行二次加工，扫描类型采用JPG格式，分辨率为300PI即可，扫描后的照片应及时归位，以便于下次查找。扫描后的数码照片应及时编写电子照片的编号及文字说明。数学化后的照片编号与实物照片保持对应。
2.对现有纸质照片档案进行整理及数字化处理
按照《照片档案管理规范》的有关规定，照片档案的归档应该是底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像一致。而且对照片说明也有明确要求，即文字说明应包括主题、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。照片档案管理者应遵循《照片档案管理规范》要求，对照片重新编号，在区分全宗的前提下，以事件为单位，按年度编好流水号，即全宗号――目录号――照片号，所有的底片应与相对应的照片档案同编一个流水号，并注明底片，如照片和底片因褪色或损坏已没有利用价值，应删除。反映同一场景的若干张照片，应选择其主要照片归档。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰等特点，对同一事件、同一活动内容中的照片应按时间顺序排列，最后确定保管期限，装入照片档案盒，确保照片档案资料齐全、完整。照片档案数字化管理根本目地就是为了利用方便，如果照片内容不清楚，即使对所有照片档案进行数字转换，也无法很好利用。因此，在对照片档案归档时，尽量要保证照片档案资料齐全完整。
对传统照片进行扫描转入存储，传统载体的照片和底片可通过扫描仪或数码相机等设备转换成数字影像存储到计算机中，在扫描过程中，要设置好分辩率、色彩位数、灰度级等相关参数，照片扫描分辩率应大于等于300DPI，黑白照片一般采用256级灰度图像方式扫描，彩色照片适合用24位真彩方式扫描。照片扫描转换成数字形式后，通常以JPEG和TIFF格式存储。JPEG格式是一种有损压缩的数据格式，但占用数据空间较小，存储速度较快;TIFF是一种无损压缩的数据格式，质量好但文件战友用数据空间较大。如果照片很重要，建议采用TIFF格式存储。对具有永久保存价值的数码照片，归档时必须冲印或打印出纸质照片，按双套制要求保存。
对于存储照片进行图像处理。把扫描输入计算机的照片，在不失真实性的前提下，利用PHOTOSHOP等软件对其进行必要的处理，如调色、调方位、锐化、修饰去除因照片老化或扫描不当而造成的瑕疵，使照片效果达到最佳。
对照片档案进行数字化管理，首先建立数据库，建立数据库是一项工作量大、时间长且十分细致的工作，要求档案工作人员不仅具备档案专业知识，还要具备熟练操作计算机的能力。以确保录入数据的时效性、齐全性、准确性，为实现照片档案的数字化管理打下坚实的基础。
照片档案是学校发展的见证，不仅真实直观地记载了学校历史 ，更生动地展现了学校的文化内涵建设，学校档案管理部门应重视照片档案的管理工作，切实将照片档案管理真正列入档案管理范畴中，不断加强和完善照片档案的监管工作，尤其注重学校老照片的保护利用，加快照片档案数字化建设进程，充分挖掘照片档案潜能，深层次开发利用，最大限度发挥照片档案的价值，服务于学校、服务于社会。
