论企业对采用要约和承诺方式订立合同的管理
一、企业对采用要约与承诺的方式缔约合同的需求
合同立法应社会经济生活的需求而生，并随着社会经济生活的改善而进步，随着交易当事人之间的空间距离的增大，缔约花费的金钱和时间也越来越多，商机转瞬即逝。采用书信或数据电文形式以要约和承诺方式缔结合同，是解决缔约成本和时间问题的一种不错的方法。现代科学技术的发展，产品的标准化和法律的趋同化为这种新兴的缔约方式提供了技术基础和保障。但是，企业在拟采用要约和承诺的方式缔约时，应当注意这种缔约方式一般仅适用于普通的货物买卖合同，不适用于其他合同，如工程承包合同、投资合同等。
二、要约和承诺的概念
（一）要约的概念
要约，是指一方当事人以订立合同为目的而发出的，由相对人受领的意思表示。在商业活动中要约也称为“报价、发价或发盘”。
依据我国《合同法》第14条规定，要约应当具备以下条件：首先，要约必须是特定的人的意思表示，旨在以要约人的承诺以成立合同。要约人可以是自然人、法人或者其他组织。其次，要约一般要向特定的人发出，但在特殊情况下也可以向不特定的人发出。例如，悬赏广告。再次，要约必须能够反映所订立合同的主要内容，即订立合同的主要条款。要约是对未来合同的设计，一旦被承诺，合同即成立。第四，要约应表明要约人在得到有效承诺时，即受其约束的意旨。
（二）承诺的概念
承诺，是指受领要约的相对人为成立合同而同意接受要约的意思表示，在商业交易中又称“接盘、还盘、收盘”。
有效承诺必须具备以下要件：首先，承诺必须由受领要约的相对人作出。其次，承诺的内容须与要约的内容一致。承诺对要约内容进行实质性变更的，不构成承诺而视为新要约和反要约。再次，承诺必须在承诺期限内作出，否则，除要约人及时通知该承诺有效以外，视为新要约。最后，承诺需向要约人作出。
三、企业对采用要约和承诺方式订立合同的管理
采用信件或者数据电文形式，通过要约和承诺形式订立合同虽有许多优点，但是采用这种方式订立合同无论就合同订立过程而言，还是就合同证据形式而言都有很大的不确定性。为防范合同风险和合同订立过程的风险，企业应当加强对该种缔约过程的管理。
第一，必须有订立合同的需求，方可对外发出要约或对要约人进行承诺。要约及承诺具有法律效力，一旦发出就意味着有可能使合同生效，届时如果企业不履行要约或者承诺，就可能面临被追究缔约过失责任或违约责任的风险。
第二，要约和承诺应当经由企业法律顾问或者律师审查。在采用信件或数据电文形式以要约和承诺方式订立合同的情况下，合同一旦生效，要约和承诺的内容将构成合同条款，如果没有企业法律顾问和律师把关，很可能给企业带来合同风险。
第三，严格管理自己的各种数据电文信息系统。根据《合同法》第11条规定，这些系统包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件。根据《合同法》第25条、26条、16条、32条规定，采用数据电文形式以要约和承诺的方式订立合同，合同可以无须像合同书那样经过双方签字或者盖章才可生效，除非交易双方事前做出关于签订确认书的约定。从实务中看，传真虽可以盖章或者签字，但由于接收方收到的是复印件，其盖章或者签字已经不能成为有力凭证，电子邮件等不能直接用印。因此，笔者认为只要要约和承诺是从企业的系统中发出的，无论企业是否在电文上盖章或签字，都会对企业产生法律约束力。因此，企业应当严格管理好自己的各种数据电文系统。
第四，企业对外发出的要约最好明确规定承诺期限。根据《合同法》第23条的规定，要约规定承诺期限的，承诺应当在要约规定的承诺期限内到达要约人，要约没有规定期限的，承诺应当在合理期限内到达要约人。据此，如果企业在要约中没有规定受要约人承诺的期限，受要约人就享有在合理期限内承诺的权利，而合理期限在实务中是非常难以把握的，这就势必使企业处于一种被动不利局面。
第五，企业对外发出要约最好规定接受承诺的方式。根据《合同法》第22条的规定，如果要约规定了承诺方式，承诺应当按照要约的要求作出，如果要约没有规定承诺的方式，承诺根据交易习惯作出。实践中承诺可能是传真、电子数据交换、电子邮件、口头、行为等方式。因此，根据《合同法》第26条、16条、21条关于承诺生效和合同生效的规定，如果企业未在要约中明文规定承诺的方式，势必给企业的业务部门及时接受承诺和判断合同生效的时间带来影响。
第六，企业对外发出要约最好规定接受承诺的方式和接受承诺的系统及联系人。承诺的效力是承诺一经成立后就具有一定的法律效力，其主要是指发生的时间与其效力的内容方面。生效时间理论界主要有发信主义和受信主义两种观点。我国立法采用的受信主义又称“到达主义”，即承诺的生效是在承诺到达要约人之时，对于一些承诺并不需要进行通知。由此可见，在电子商务往来中，采用数据电文的形式所订立的合同中，收件人指定特定系统接收的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为承诺的到达时间。未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为承诺生效时间。承诺到达则合同生效，此时若行政部门与业务部门沟通不及时则会导致合同履行的延误，可能构成合同违约。
第七，为了节约缔约时间程序，企业对外发出要约时，可以在要约中载明哪些条款受要约人是可以变更的，并表明变更范围和幅度。这种明示方式既可以保护企业的合同利益，又可以加快缔约进程。
第八，正确使用电子签名签发要约和承诺。根据《电子签名法》第2条、第3条规定，企业可以采用电子签名的方法签发要约和承诺，以有效证明发送的数据电文的真实性。企业也可以要求对方采用电子签名的方法签发数据电文，以确定接受电文的真实性。
第九，企业在采用数据电文形式通过要约和承诺方式订立合同时，应当采取恰当的方式保管好这些电文，有关电文的内容就是合同的条款。根据《电子签名法》第4条、5条、6条规定，可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式；能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用，把内容保持完整、未被更改的数据电文视为满足法律、法规规定的原件形式；电文格式与其生成、发送或者接收时的格式相同，能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容，能够识别电文的发件人、收件人，以及发送、接收的时间的数据电文，可视为满足法律、法规规定的文件保存要求。
企业在合同实务中应严格区分，通过数据电文进行协商与通过要约和承诺方式订立合同。协商是通过数据电文进行谈判，达成一致意见后双方仍要以签字盖章的方式订立合同书，而要约与承诺是具有严格法律意义的。因此，以数据电文形式通过要约和承诺方式订立的合同，仅适用于标准的物质量规范、双方有一定交易基础的货物买卖合同的订立。
（作者单位为长庆油田分公司第一输油处）
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