互联网+时代档案管理面临机遇与挑战
随着我国社会经济的快速发展，人们的社会活动更加频繁，各种社会信息呈现爆发式增长，传统的纸质档案管理模式已经难以跟上时代发展的速度。近年来，我国越来越重视互联网信息技术的发展，为了缩短与发达国家的差距，政府必须紧跟互联网发展的浪潮。目前，我国政府已经提出了“互联网+”的发展模式，鼓励互联网企业向传统行业的纵深发展。目前，我国已经建立了一批档案管理信息系统，这些系统的应用已经取得较好的效果，一方面有效提高了档案管理的效率，另一方面最大限度保证了档案管理的准确性。但基于互联网信息技术建立的档案管理系统仍然面临很多问题，下面将详细阐述互联网信息技术带给档案管理的机遇与挑战。
一、档案管理的机遇
1.丰富技术手段。互联网信息技术为档案管理提供了多元化的管理手段，传统档案管理以纸质档案为主，通过人工记录、整理、备档等形式完成档案管理过程，但这种档案管理模式对资源的消耗较大，且需要大量的人力投入，尽管如此，传统档案管理的效率与准确性仍然得不到保证。传统档案管理过度依赖个人经验，且档案管理人员的工作强度较大。档案管理信息系统的输入更加便捷，同时可以降低信息管理的难度，管理人员通过检索功能快速查找档案，对档案进行分层管理，提高了档案之间的关联性，同时增加了档案的存储形式，包括图片、音频、视频等，提高了档案管理的准确性。除此之外，档案管理的技术选择平台更加广泛，相关管理机构可以与企业合作，联合开发档案管理系统，提高电子档案管理系统时效性。
2.拓展服务空间。近年来，随着我国社会经济活动的不断发展，社会各种信息呈现爆发式增长，传统档案管理占用的空间很大，且空间成本较高。基于互联网信息技术建立的档案管理系统具备十分庞大的管理空间，档案管理不再局限于纸质形式，通过数字信息形式将档案存储在计算机系统中，而且计算机系统的存储成本更低。档案管理人员可以随时随地调阅相关信息，同时可以对档案进行离线管理。基于互联网信息技术建立的档案管理系统可以为管理者以及使用者提供远程服务，打破了时间与空间的限制，最大限度地拓展了服务空间。
3.提高档案时效。现代社会的档案种类很多，这些档案具有极强的时效性，以项目档案信息为例，项目信息档案具有较强的针对性，而很多项目的执行时间较短，如果档案的信息不能及时更新，则会导致档案失效。传统纸质档案管理的周期较长，已经难以满足档案管理的需求，而互联网信息技术具备较强的时效性，可以最大限度提升档案管理的敏感度，实现档案的动态跟踪，同时保证了档案管理的交互性与动态性。基于互联网信息技术建立的档案管理系统可以将现有的大数据、云处理、数据挖掘技术等进行有机整合，为档案管理开辟新的空间，而这些数据处理技术的运用可以最大限度提升档案管理效率，从而保证了档案数据的时效性。
二、档案管理的挑战
1.管理模式变革。传统档案管理十分依赖管理人才的个人经验，忽视了档案管理的科学性与系统性。基于互联网信息技术建立的档案管理系统不同于以往的档案管理模式，传统管理模式缺少标准化管理流程，而基于互联网信息技术建立的档案管理系统需要建立标准化管理模式，且对管理人员的专业性要求更高，需要管理人员同时具备互联网信息技术背景，同时可以快速适应档案管理的工作流程。
2.管理难度增加。互联网信息技术对传统档案的冲击十分剧烈，互联网信息技术对信息管理更加标准化，而档案本身也属于一种信息，只是这种信息的差异性与动态性更强。另外，档案数据的增加增加档案管理的难度，基于互联网信息技术建立的档案管理系统仍然遵循了记录、编档、分类、归档、查阅、修改等工作流程，虽然信息手段已经提高了档案管理的便捷性，但网络数据的保密性却得不到保证，增加了档案信息的泄露风险，除此之外，如果档案信息没有及时备份，可能导致档案遗失。
3.管理意识落后。基于互联网信息技术建立的档案管理系统需要配套的管理体系，同时对管理人员的专业性要求较高，一方面很多传统档案管理人员意识存在缺陷，不理解基于互联网信息技术建立的档案管理系统的管理流程，同时对档案管理的责任感较差，导致管理工作推进困难；另一方面档案管理团队的整体专业水平不高，目前我国大部分档案管理人员的业务素质较低，对档案管理的操作能力较差，而且相关单位缺少针对性的培训机制。
三、档案管理的对策
1.提高管理意识。档案管理是一门十分复杂的系统学科，而且具备较强的理论性与针对性，档案管理与个人、集体、国家等主体具有直接关联。作为专业的档案管理人员，应该同时掌握多种专业知识，比如电子文件管理、科技档案管理、档案保护技术、企业档案管理、档案信息查询等。档案管理人员需要不断强化管理意识与责任感，将档案安全与准确性作为工作重点，另外，必须树立终身学习意识，提高对新兴档案管理技术的敏感度。
2.构建管理制度。基于互联网信息技术建立的档案管理系统打破了传统档案管理的局限性，为档案管理构建了新型框架。基于互联网信息技术建立的档案管理系统不仅仅依赖技术本身，也需要建立配套的管理体系，根据档案管理信息系统的特点构建专门的管理体系，为基于互联网信息技术建立的档案管理系统建立全称管理体系，实时跟踪档案数据的流向，保证档案数据安全，最大限度提高档案管理的效率。
3.增强管理能力。基于互联网信息技术建立的档案管理系统需要高素质的管理人员，互联网背景下的档案管理人员已经具备更充实的理论知识，了解档案管理的各个内容，同时具备基本的计算机操作能力，熟练掌握网络检索等基础知识。除此之外，档案管理机构应该为档案管理人员提供定期培训，帮助档案管理人员理解基于互联网信息技术建立的档案管理系统的运行流程。
四、总结
互联网信息技术在档案管理中的渗透是档案管理的必然选择，基于互联网信息技术建立的档案管理系统则是互联网信息技术与传统档案管理的完美结合。一方面，互联网信息技术已经成为21世纪的主旋律，另一方面，互联网信息技术在档案管理中的应用可以提高档案管理的效率与准确性，同时打破了时间与空间的限制，有利于档案管理信息共享。互联网信息技术为档案管理的发展提供了新的机遇，加强了档案管理的科学性与规范性。除此之外，档案管理也是组织管理的重要组成部分，基于互联网信息技术建立的档案管理系统可以为组织管理者提供有效管理工具，帮助管理者及时掌握关键性资料，提高组织内部的运行效率。本文详细阐述了互联网信息技术为档案管理带来的机遇与挑战，并结合档案管理信息管理的缺陷提出了可行的改进建议，希望本文的研究有利于我国档案管理的快速发展。
