浅谈会计核算与生产管理之间的系统联动
一、基本框架的建立
以财务软件用友为例，普通的记账方法无非使原材料的购入到生产投入，再从生产转出到生产成本核算，最后使销售的计入以及销售成本的汇总这样一个基础流程。而ERP系统则是以原材料购入登记、原材料领用成本计入、月末原材料库存核算，销售模块则是相关成本的核销这样一个基础流程。当然在这之中也可以再导入工资模块系统，使工资成本一并算入成本。不难发现，原材料购入、原材料投入以及销售计入，在两个系统中都有相同操作的部分。
首先，要考虑先把ERP系统中已有的数据，通过数据接口导入到用友系统，如在ERP系统中材料录入时添加发票号与供应商名称等项目，再把发票号相同的原材料购入作为一笔数据导入到用友系统，导入过程中按照用友的系统要求取相关数据，然后在用友系统中自动生成凭证。
其次，把用友系统中经费等相关费用数据导入到ERP系统，使ERP系统在自动核算成本时计算逻辑、口径完全与财务一致。
再次，工资模块数据分别导入到ERP成本核算系统和用友凭证生成系统，使工资数据在成本核算与账薄记录两个系统中相符。
最后，把ERP系统中自动核算而成的生产成本结果自动导入用友系统并生成相关凭证。
当然，销售数据也可以按照此方面直接从ERP系统导入，这样就使得每个月占用财务人员大量时间的材料购入、销售计入的凭证制全部转为系统自动生成凭证。而且连烦琐的成本核算也可以从系统自动导出。财务人员的精力主要集中于数据分析就可以了。
二、关键因素的整合
（一）“三分法”记账方法的运用
在普通记账方法中，原材料购入只是计入原材料科目，通过原材料领用再转入生产成本，这样中间就多了一个结转步骤，而原材料购入时又涉及应付账款的核算，要使这些数据统一从ERP导入的话按原来的记账方法肯定行不通。因此，必须选择在逻辑上与ERP系统比较接近的“三分法”记账方法。
所谓“三分法”就是商品买卖交易时把购入作为费用成本计入、销售作为收益计入、结转商品作为资产计入这样一个三部分分割核算法。也就是说买卖交易时，使用采购成本科目、主营业收入科目、盘点库存资产科目（商品、完工品、原材料等）三个科目分别入账的记账方式。月中发生的采购、销售业务部不使用库存资产科目、采购时使用成本科目、销售时使用主营业收入科目。期末进行库存盘点、计入库存盘点科目。以材料购入为例，当购入原材料100元时计账分录为【借方：购入成本 100元 贷方：应付账款 100元】而原来的原材料科目则只是作为库存材料反映科目。
“三分法”另外一个比较大的差别是取消了销售成本这一科目，由于ERP系统导入的只是生产成本和库存商品（包括期初期末），因此用友无法自动结转销售成本，而在利润核算中也不需要特别体现销售成本这样一个科目，只要通过生产成本和库存期初期末数就能倒算得出。从这点来说“三分法”也是与ERP系统比较符合的一点，当然在具体操作中也有一些细枝末节是两个系统不统一的，那就需要个别调整。
（二）出库成本的统一
财务月末核算出库成本有很多种方法，有先进先出法、后进先出法、加权平均法等。但在ERP系统中一般出库成本采用移动平均法，因随着每天的出库与购入，同一个材料每天出库的单价是不一样的。需要财务上必须认同这样的一个计算成本方法，虽然在财务账上只是体现材料月末库存，但成本核算中对每个产品的成本核算影响是非常大的，这就需要运行之前先分析产品结构，找出最适合该产品的成本核算方法，最后统一运用到两个系统中。
（三）基础数据的统一
在联运中关键的就是基础数据的统一，这不仅是指是材料、产品的基础数据，也包括工资系统的人员数据以及供应商客户名称数据的统一。这个统一过程在整个联运过程中属于工作比较庞大的一项工作，而且即使统一以后还要进行反复验证，以确保以后在联动过程中不会由于基础数据的差异导致核算的误差。
三、易发问题点及对策
（一）数据接口的设定
两个系统中的数据量都非常庞大，哪些数据要导入哪些数据要屏蔽，在这个设定过程中非常容易出错。一方面用友数据注重的是生成凭证所需数据，而ERP系统则注重生产管理流程的完善，而导入过程中又最注重导入的便利性，因此往往会顾此失彼，在细节方面出错。
对策：在数据接口设定前必须进行三方会谈，首先明确导入目的，再把各方面的注重点梳理清楚，最后把各自需要的数据点一一罗列，补足不足部分。当设定初稿出来后再在各系统中进行试验，双方系统都没有问题后再进行接口对接。
（二）凭证生成时的数据核对
ERP系统中的采购数据是按每个部品录入的，有时一张发票可能有几十条的部品信息，虽然在数据接口是用友按发票号和供应商名称取数的，但这么庞大的数据导入难免会由于人为录入错误因素导致一些细节性错误，如果不及时核对，那么就会对应付系统造成原则性错误。
对策：建议月末在数据导入时同时生成EXCEL表，然后对每个客户进行分类汇总，每个月进行应付核对，以避免出现错误。
（三）基础数据更新
在实际联运运行过程中，一些部品的品名偶尔会发生改变，还有工资系统导入时，人员所属部门可能会发生变动，那么这些基础数据的变动一定要及时更新，否则就会直接导致成本核算的错误。但基础数据是无法联动自动更新，所以非常容易出错。
对策：设定专门的基础数据维护人员，专人专管，那么这一漏洞会及时堵住。
在一些大中型企业中财务人员往往很多，一个财务科常常多达十几、二十几名员工，而这些员工大部分时间都花在材料采购、销售等凭证单据的录入方面。有些企业由于供应商非常多，甚至会划分人员分制不用供应商的材料购入凭证。而这些财务人员在日复一日签制相同凭证的同时根本无法提升自身的业务能力。在这种情况下，如果可以实现生产管理系统与财务会计系统的联动，自动导入数据，自动生成凭证，那么，对企业而言不但可以节约相当可观的人工费，同时也避免了因人工输入凭证导致的疏忽性错误。虽然在系统联运设计前期工作量非常大，而且验证期也比较长，但一旦进行正式运行，势必会提高企业的现代化进程及工作效率。在现代化的社会，作为一个全世界通行的财务行业更应该与时俱进，不断提高效率，避免劳动力浪费，是值得每个财务行业考虑的问题。
（作者单位为日本电产理德机器装置<浙江>有限公司）
