浅议档案的电子化管理
随着科学技术的不断发展，档案领域新技术的不断涌现，以及办公自动化的进一步普及，我们在日常工作中形成了大量的电子档案，如何保管好电子档案已成为当前摆在档案工作者眼前日益突出的问题。传统的档案管理办法已不能适应新技术发展的需要，怎样实现电子档案科学、高效的管理成为一个新的课题。
一、电子档案的产生和应用
电子档案的产生是由于办公自动化的进一步发展，特别是电子计算机和通信技术的不断发展。过去用纸质形式传递的政府机关公文以及图书、图纸、影像、资料、刊物等，都可用电子计算机进行处理，由此产生了电子文件。目前，电子文件越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件转存在磁性存储载体或光盘上。电子文件归档后，即形成电子档案。电子档案在西方许多发达国家早已十分普遍。随着我国电子计算机应用的迅猛发展，政府机关和各行各业都在积极改善和创造条件，采用电子计算机提高办公效率，加速现代化管理的进程。党中央、国务院已采用电子计算机及网络技术，将党中央、国务院的决定、决议、通知等，及时传递给各地方党委、政府。全国部分省市党政机关也都采用了无纸办公，大大提高了工作效率。我国政府还成立了电子文件归档与电子档案管理研究领导小组，组织力量对电子文件归档及归档后形成电子档案的管理进行研究，并逐步制定出相应的管理办法，为电子档案广泛的普及打下了基础。
二、电子档案的优越性
作为现代信息技术的产物，电子档案与纸质档案相比，具有许多优越性。第一，容量大。电子档案可存储于电子计算机软硬磁盘及光盘上。一张光盘容量可达数百兆，可存数十万张纸质文字信息，大大节省了储存空间。第二，能同时保存文字、声音、图形。电子档案可以单独对文字、声音、图形进行保存，也可以同时对它们进行保存，这就增加了档案的可读性、可视性。第三，档案信息与载体相分离。纸质文件的内容与载体是不可分离的整体，其内容必须依托于载体。电子档案则不同，其内容存储的位置不是固定的，而是可以变化的，可以从一个载体转换到另一个载体上，内容却不发生任何变化。第四，资源共享。电子档案建成以后，利用网络技术的任何终端设备都可以读取存储在网络某一个设备上的电子文件，而且一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。在网络管理方面，国务院于出台了《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，并成立了国务院经济信息化工作领导小组，负责协调解决有关国际联网工作的重大问题；邮电部门还颁布了《计算机信息网络国际联网入口信道管理办法》，从而保证了网络运行的合法性、安全性。第五，易更改。电子文件在起草阶段的突出优点就是增加、删除、修改、复制方面都很方便，修改后又不留痕迹。而且，每次做的任何修改都可记录于计算机上，作为历史记录保存，确保了电子档案的真实性。第六，方便快捷。电子档案的录入有键盘录入、扫描录入、语音录入等几种方法，使用起来非常方便。制作好的电子档案对于用户来说，查阅起来非常方便。只要在计算机上轻敲键盘，输入相关命令，计算机很快就能提供相关资料。由于网络资源的共享，人们还可以进行远程档案资料查询。
三、实现档案电子化管理的可能
随着现代化技术的不断推广，档案馆建立电子档案已成为可能。第一，已具备相应的物质条件。现在，互联网技术日趋完善，有的档案馆内部还实现了局域网，并成立了相应的网络管理机构，基本上实现了计算机办公。这就为实现档案电子化管理提供了物质基础，而电子档案的软件技术及相关管理办法的研究不断深入，也为档案电子化管理提供了技术及法律上的保障。各单位只要在计算机上安装相应的档案存储、管理软件、数据库软件及相应的设备，如大型存储器、光盘刻录机、扫描仪等，建立电子档案即可实现。电子档案依赖电子计算机，看起来是比较复杂的。但是，由于许多的实际工作已由电子计算机及相关软件完成，档案管理人员及办公室人员只需学会运用管理软件制作、存储、查阅、管理电子档案即可。第二，制定相应的管理办法及人员岗位职责。国务院已成立了相应的管理机构，并制定了相应的管理条例。各单位可结合自己的实际情况，制定相应的管理办法，如查阅制度、网络安全保密制度、查阅权限、管理权限、电子档案凭证、加密技术等。利用国家的有关法规，确立电子文件的法律效力，并制定相应的人员岗位职责，确保电子档案能正常运行。第三，电子档案的日常管理。随着电子计算机软件的不断更新，必须加强档案的维护，以确保其连续性、真实性、完整性。当要查阅个人电子档案时，可以向档案管理部门申请，经确认后，即可在网上查询。如果要打印成纸质文件，则处理后经档案管理部门盖章。当前各单位的办公设备不断更新，打印出来的档案材料基本上可保持原貌。
四、档案电子化管理存在的问题
电子档案在目前还属于一个新生事物，在建设与使用中还存在这样或那样的问题。例如，网络的不安全性，计算机的病毒入侵；对不同的电子文件需要不同的设备；电子档案的真实性、安全性问题；有关的法规及管理制度不够健全；软件技术的完善与管理人员技能水平等。这一切有待于在以后的工作中不断修改与完善。
相信随着电脑网络及相关软件技术的不断发展，今天的许多问题在不久的将来都会得到很好的解决。以后我们在工作中形成的所有档案都可以建立成电子档案，真正实现档案科学化、计算机化管理，为档案工作的进一步发展开创新的局面。
（刘文海单位为烟台海洋环境监测中心站；耿敏单位为烟台张裕集团）
[作者简介：刘文海，男，山东招远人，2004年毕业于中国海洋大学海洋管理专业，烟台海洋环境监测中心站工程师，主要研究方向：海洋观测、预报。]
