电子办公环境下文书档案的管理分析
文书档案信息化是办公自动化、科技信息化时代下产生的文书档案的新兴管理模式。在档案整体的开发、建设、利用以及管理过程中融入现代通信技术和计算机网络技术，能有效地提高工作效率、缩短管理时长，使档案管理更具时代性和先进性。然而，在实际的电子办公环境下文书档案管理工作的过程中，还是会出现一些问题，这些问题影响着电子办公的效率，制约着文书档案管理与办公自动化技术的发展，使电子办公不能真正发挥在文书档案管理上的优势，这是需要人们关注并去解决的问题。
一、电子办公环境下文书档案管理的优缺点
与传统的档案管理办法相比较，电子办公环境下的文书档案管理工作显现出较多优势，但同时也存在一些缺点，以下就对电子办公环境下文书档案管理的优缺点进行总结分析。
（一）电子办公环境下文书档案管理的优点
1.利用办公自动化系统对文书档案进行管理，其实主要是利用办公自动化中的信息处理能力来实现对文书档案的高效化管理。传统的档案管理，从文件的收发、归档、分类到编号、入库等，要求细心严谨，不容出现差错，一系列的工作环节都需要借助人力来展开，其间需耗费大量人力，花费大量时间。而利用办公自动化技术来管理文书档案，可以使档案的整套管理流程不再繁琐，档案收发、归档、查阅等程序都可以利用计算机技术来运行，从而使档案管理变得方便快捷。
2.传统的文件档案无论借阅还是传递的过程中，纸质文件都容易发生复制、保密内容外泄、遗失等情形，而文件异地传递时，因距离、天气、快递人员责任心强弱以及其他因素的影响，决定了文件传送经历的时长。而电子办公环境下文书档案的传递只需要在线传递即可，过程既安全又省时，使文件传递保持较高的安全系数。
3.传统的文书档案主要借助纸质来保存，其保存时间受环境、气候、纸质及查阅次数的影响，一旦纸质文件遭到毁坏，文件的内容信息将不复存在。而电子版的文书档案受周围环境因素的制约较小，保存也比较方便，随着使用需要，文书档案保存可以借助U盘、网络云盘及硬盘来进行，保存在此设备中的文书档案，其毁坏的可能性也比较小，因此，电子版文书档案的保存比传统纸质文书档案的保存具有显著的稳定性。
4.传统的文书档案随着量的累积，大量的文书档案陈设在文件柜中未能充分利用，造成了资源的浪费，且查阅和管理都变得十分不易。应用办公自动化技术对文书档案实施管理以后，建成了相对完善的文书档案管理体系，使档案信息与其他信息实现共联，可以促使文书档案合理利用，杜绝了资源的浪费，同时，可以利用广阔的网络平台系统实现与其他档案部门的信息共享，或者彼此之间相互进行信息交流与经验借鉴，使信息资源共享变得可行。
（二）电子办公环境下文书档案管理的缺点
1.电子版文书档案与传统纸质文书档案相比，其保密性问题是目前的一大隐患。电子版文书档案比较容易被修改，因计算机中很多预设条件都是通用的，修改者可以根据自己的需要随意设置字体种类、颜色和大小，电子版文书档案无法留下亲笔签字和盖章，即便遭到修改也难辨其究竟为原件或复印件。所以，电子版文书档案容易被修改的问题是目前电子办公环境下文书档案管理面临的一大挑战。
2.电子办公环境下文书档案管理的另一个缺点是档案管理人员的素质不能跟现代自动化办公设备发展相适应。因受传统档案管理模式的影响，传统的档案管理方式已固化在他们的思维意识里，又因大多数档案管理员的素质相对来说都不高，并不能掌握电子办公的技能和技巧，即使引进了用以文书档案管理的办公自动化设备，也不能发挥其应有的作用。所以，提高文书档案管理人员的素质是电子办公环境下文书档案管理需要努力克服的另一个困难。
二、电子办公环境下文书档案管理存在的问题
（一）未能及时转变观念
受信息时代影响，人们逐渐有了要高效开发信息的意识。实践中，我国电子文书档案管理起步时间较晚，在很长一段时间内，档案都处于封闭及半封闭的状态。对于应用办公自动化技术对文书档案进行管理，档案管理员还没有足够的认识，也尚未具备充足的实践经验。由于受经费限制，文书档案管理得不到应有的重视，而文书档案管理人员缺乏创新精神，缺乏对档案信息资源开发的服务意识，导致文书档案管理工作质量长久以来得不到提升。
（二）未能克服电子信息技术阻碍
电子信息技术是实现对文书档案应用电子化管理的基础，电子办公环境下的文书档案管理对技术要求极高，它需要有专业系统并且严格的电子技术来做保障，对计算机领域的知识涉及面广、技术密集、更新发展速度快等给文书档案的管理工作带来了一定难度。另外，保证电子文书档案的真实性，对于信息安全技术来说极其重要，所以需要借助相关法律来保证电子文件信息的安全，但目前我国关于电子文书档案管理的法律法规尚未确立，所以电子文书档案的安全暂时还难以保证。又因电子文书档案所涉及的个人隐私与公共信息网络的隔离问题，以及网上信息管理、检索、数据压缩及存储技术的应用都尚未普及，成为电子文书档案管理中的技术阻碍。
（三）资金不足以及设备落后
对电子办公环境下的文书档案进行管理，就需要相关的电子设备做其强有力的后盾。目前的办公环境下，大部分电子文书档案管理部门都能配备计算机作为档案管理的基础设施，但是受经济条件限制，其他类似文字扫描、计算机硬件、档案管理系统之类的文书档案管理设备得不到配备，所以导致电子办公环境下的文书档案管理工作一直得不到进展，效率得不到提高。 （四）未能及时更新电子文书档案管理标准
要确保电子文书档案的管理规范统一，其前提是要制定严格的电子文书档案管理标准，我国虽然对文书档案的管理制定了成熟的标准，但是对电子文书档案的管理还没有一个系统成熟的标准和模式，管理质量更是参差不齐。电子文书档案管理标准的制定，应该以文书档案的登记、录入、保存等环节为起始，借鉴其他档案的管理标准进行制定，文书档案的管理过程中每一个环节都应该考虑在文书档案管理标准的制定范围中， 并且还应该在实际管理工作中，依照实践不断总结高效的管理教训和经验，使电子文书档案管理更具科学性。
三、电子办公环境下文对书档案进行高效管理的对策
（一）将文书档案管理观念数字化
日渐信息化的社会促使文书档案管理也走上数字化和信息化的道路，不同于传统纸质档案，也不再局限于单一用手工整理文档的方式，信息化时代下的文书档案管理采用大量的多媒体、数据库和图片等数字档案来代替。想要实现文书档案管理的高效与创新，就要充分意识到信息的重要性，尽早树立信息化的文书档案管理观念，将文书档案管理有效融合到现代计算机技术和网络技术中去，促进文书档案管理的方式改革和技术创新。
（二）制定适用于文书档案管理的标准和制度
网络技术的发展使得电子办公环境下的文书档案管理工作逐渐趋向于科学高效，但同时也暴露出一些弊端，文书档案载体的多样化发展，为电子办公环境下的文书档案管理制定并完善相应的法律法规提供了必要的条件。首先，要严格规范鉴定及建立电子档案的全过程，使其趋于规范、标准。其次，建立完成后还应进行调整，使文书档案管理与相关的制度相符合，要逐渐促使文书档案信息的开发走向规范、程序、制度化，以此来保证电子办公环境下文书档案管理工作的效率。
（三）需完善文书档案管理软件的基础设施建设
相关文书档案管理部门要善于借鉴成功的经验，以局域网文书档案管理为基础，逐步完善文书档案管理软件的基础设施建设，同时，完善的文书档案管理软件基础设施建设要以完善的应用系统为基础，所以，还需要加强文书档案应用系统的建设，才能使电子文书档案管理高效化。
四、结束语
文书档案管理以办公自动化为新的改革契机，我国相关档案管理部门要牢牢抓住此次机遇，以此为契机，走上文书档案管理信息化的新道路，为文书档案管理工作开辟一条新的捷径。
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