对高校财务档案管理工作的思考
中图分类号：F233 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）01-247-03
高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》，高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。
二、高校财务档案管理的特点
高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据，也是高校档案的重要组成部分，具体有以下几点特性：
1.关联性。高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导，分级管理”的财务管理体制，根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源，各部门、单位是统一的有机整体，在经济活动中共同厉行节约、增收节支，形成联系性较强的财务档案，不可分割，有效体现了高校整体财务情况。同时，财务档案也可为预算等提供依据，关联性较强。
2.多样性。随着电算化的普及，财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存，既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料，也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。
3.规律性。高校财务工作较为繁琐，工作量大，但是每一会计年度从开始到结束，产生的财务档案类型相对规律，主要包括两大类：一是会计核算的专业材料，例如会计凭证、账簿、财务报告等；二是收入票据类，例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。
4.易破坏性。主要体现在两方面，一是人为破坏，例如出于某些原因，如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘，可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况；二是自然破坏，由于自然灾害等原因导致破坏，例如地震、火灾等，也有可能档案存储本身材质发生老化，使得财务档案受到不同程度的破坏。
三、高校财务档案管理工作中存在的问题
1.财务档案管理模式落后，档案利用率低。如图1所示，目前高校主要保存的是纸质财务档案，只重数量不重质量，工作量大时，有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档，还有可能存在归档不及时的情况。因此，使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索，直接导致管理效率和使用效率低下。
2.财务档案管理制度不完善，销毁工作滞后。财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善，缺乏统一性和标准性，存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作，没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施，让财务部门自己查阅财务档案，保存地点分散，极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善，没有制定专门的财务档案查阅和使用制度，存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后，大量超期存放的财务档案占用了档案库房，加大了档案管理部门的工作量，严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂，这些问题更加凸显。
3.财务档案管理队伍专业性差，缺乏专门硬件设施。目前，大多数高校财务档案先由财务部门暂存，达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间，没有设置专门的管理人员，多由财务人员兼职，在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确，财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训，做不到利用先进方法管理档案，与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限，没有专门的库房，把档案堆放在办公室，可随意翻阅，达不到档案存放的安全性要求，不能确保档案的真实性和完整性。同时，普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。
4.财务档案电子化管理起步晚，信息化建设水平低。受经费所限和重视程度影响，目前我国大多数高校未实现财务档案电子化，与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统，但这些信息化工作主要集中在财务软件上，忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用，学校其他部门人员无法及时查询相关数据，这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率，增加财务档案管理人员的工作量。
四、提高高校财务档案管理工作水平的建议
1.重视财务档案管理工作，改善提升硬件设施。高校应加强对财务档案管理工作的重视，保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位，培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍，通过多种方式调动管理人员的积极性，经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性，高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案，配备空调，使库房内温度保持在15～30℃，重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。
2.完善财务档案管理制度，加强制度化建设。高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度，明确管理人员的工作职责，理清管理工作流程，严禁随意丢放、复制、损毁财务档案，定期监督检查档案存放情况；建立内控制度，杜绝财务档案工作的违规违纪行为；对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制，严惩不怠。 3.选用高素质财务管理人员，提高管理规范性。随着高校财务工作量的日益庞大，财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面，财务档案管理人员必须严谨、敬业，既要有原则性，也有较好的人际交往能力；在专业素质方面，不仅要了解财务部门的工作情况，及时采用科学方法分类整理档案材料，还应掌握财务软件的相关功能操作，保存、备份好电算化财务档案，保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质，例如举办业务培训、校际交流工作经验等。（下转第251页）（上接第248页）
4.加强财务档案信息化建设，提高档案利用率。财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础，为了能够提高财务档案的利用率，提供更好的档案服务，高校应重视财务档案管理信息化建设，加强财务档案管理软件的开发，使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件，能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存，上传至软件中，自动生成账务附件，档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料，提供给查询人员，也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等，创建财务资源信息平台，实现财务档案数字化共享。
总之，高校财务档案反映了高校的经济活动，体现了高校整体发展情况，为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设，提高财务档案管理人员的综合素质，改善管理环境和硬件设施，采用现代化技术和科学的管理方法，实现财务档案管理信息化，提高财务档案利用率，更好地服务于高校发展。
