高校图书馆办公室的工作意识探讨
[DOI]1013939/jcnkizgsc201619229
高校图书馆办公室是图书馆联系学校、社会的窗口，同时担负全馆工作的组织、协调、管理等职能，是馆长的参谋和助手。办公室的工作成效，直接反映了图书馆管理水平的高低。在此环境下，要做好高校图书馆办公室的工作，需要不断增强协调沟通能力，端正工作态度，增强服务意识，创新工作方式。
1顾全大局，全面发展
高校图书馆办公室工作人员日常工作中事无巨细都要有全局意识，将图书馆的各项工作融入到学校发展战略之中，纳入图书馆发展的整体战略之中。图书馆办公室的工作虽然有一定的流程和规律，但是实施起来非常烦琐，很容易使工作人员陷于事务性的工作而忽略全局性的工作。所以，办公室的工作人员应当及时了解学校和图书馆的发展方向、发展目标，树立全局观念，根据学校的发展规划，紧紧围绕本部门的中心工作和计划，协助馆领导抓好落实。增强工作人员的全局意识，使之站在总揽全局的高度而不是从局部利益出发考虑问题，保证办公室工作的重心始终与图书馆整体工作及学校中心工作保持一致，避免舍本逐末，一叶障目。
2增强服务意识，更新服务观念
高校图书馆办公室是行政职能部门，是馆长领导下的综合管理部门，其工作的特征就是服务，主要工作职能是基于服务而相应展开的。因此，办公室在其工作中必须强化服务意识，明确服务范围、服务内容、服务对象，而且在服务的方式、方法上要有不断的改进，使服务工作上水平、上层次。
不断创新服务意识，提高服务水平是搞好办公室工作的切入点。办公室要紧紧围绕学校的发展规划，建设图书馆办公室工作的现代化，建设一个与高校图书馆相适应的、特色突出、设施先进、功能齐全、开放文明的办公室，这是高校图书馆办公室工作的定位目标。而服务意识的创新就是基于办公室工作的定位目标，不断解放思想，实事求是，开拓思路，变被动服务为主动服务，探索新形势下做好办公室工作的新思路，寻求解决问题的新途径、新方法。先进的服务方式必须建立在规范服务行为、深化服务内容、提高服务质量、拓宽服务项目的基础上。只有在以上几个方面有所突破并扎实地开展工作，才能不断探求服务方式的更新与创新，才能凸显办公室工作的职能，为打造图书馆的核心竞争力做出自己的贡献。
图书馆办公室的每个工作人员都要各司其职，增强自身的高效服务、主动服务的意识，切忌推诿扯皮、拖拖拉拉，实现服务效果最佳化。
3更新管理理念，实现科学化管理
图书馆办公室作为馆长实施行政的职能部门、业务工作的后勤补给与辅助部门，其工作也应加强科学的管理意识。图书馆办公室在日常工作中面临头绪多而且琐碎、纷杂的文字处理工作、数据的处理工作、通信工作、安全保卫工作、设备管理工作、后勤及生活补给等工作，各项工作处理的好坏及效率直接影响图书馆整体工作的开展，因此图书馆办公室的工作需要强化管理，以提高办公室工作的有序性和高效性。科学的管理意识应当将“以人为本”作为基本的价值内涵，要通过相应的管理方式，激发每个工作人员强烈的事业心，使其工作勤奋、作风严谨、诚挚待人，从而把办公室工作目标变为群体的共同追求，在工作上形成合力，并以其过硬的工作能力得到全馆上下的广泛认同。同时，计算机等办公自动化设备为提高管理效率创造了条件，充分利用各办公自动化设备不仅可以改善办公环境，还可以减少和消灭工作人员的重复性日常事务，提高管理质量和工作效率，使工作人员能有更多的时间从事创造性工作。办公室运用计算机对各种文件、信息、数据、图表等进行高效、快速、准确的处理，及时向学校相关部门、馆领导及馆内各部门反馈信息，为领导提供决策依据，为各部门开展工作提供信息依据。所以，图书馆办公室管理理念的更新，工作的科学化，不但提高了办公室的办事效率和质量，而且也提高了图书馆整体的工作效率，推动图书馆的发展进程。
4做好沟通，处理好公共关系
图书馆办公室是校内外联系、宣传的职能部门，因此在工作中与各相关单位要做好沟通，灵活运用公关手段，处理好每一件事务，为图书馆的发展奠定基础。在瞬息万变的社会中，图书馆要不断塑造良好的自身形象、树立品牌意识。因此图书馆办公室要定期在图书馆举办多种形式的展览、辅导讲座、召开读者见面会等方式对校内全体师生做好宣传工作；密切联系校内专家、学者和历届校友，为图书馆的未来建设与发展献计献策；还要不断面向社会进行宣传，积极举行发动社会赠书、捐书活动，以此提高图书馆的知名度，促进图书馆事业的不断发展。另外，办公室人员还要在巩固原有校内外关系的基础上有所突破，要更加主动地沟通与外界的各种关系，以优质的服务、严密的组织和综合协调能力，做好各项对外工作。办公室应有意识地与同行互通经验，取长补短，互相学习，通力合作，尽可能地在对外公共关系中创造良好形象和舆论环境。
5提高专业水平，适应高校图书馆办公室工作发展的需要图书馆的专业知识是高校图书馆办公室的工作人员实现服务工作的基础，而办公室的工作的专业知识是实现服务工作的法宝。
办公室工作人员的业务知识一般涉及两大方面：一是图书馆各部门的业务知识，即文献的采集、加工、管理、传递，以至于高层次的情报服务等有关的知识。二是办公室本身的业务知识，主要是行政管理和文秘工作有关的知识。图书馆是一个学术性的服务机构，不等同于行政机关办公室的职能。而且图书馆办公室起着承上启下的作用，应当在保证原则的前提下有权作出具体的安排和某些决定。这就要求图书馆办公室人员特别是办公室主任要有一定的专业知识基础，并且对全馆的工作情况有比较全面深入的了解。在知识不断更新的今天，传统意义上的图书馆的内涵不断丰富，外延不断扩大，只有加强对新知识的学习，才能适应新的工作标准和要求，提高办事的效率，把图书馆办公室的工作做得更切实际和深入。
6协调好馆内各部门的关系，促进图书馆整体的发展对图书馆办公室来说，协调好馆内各部门的关系是图书馆办公室主要的日常工作，也是馆领导开展工作的基础。图书馆办公室的协调工作主要包括五个方面：一是要协调好馆领导之间的关系。由于馆领导在认识、个性、经历和年龄等方面的差异，特别是他们的分工及在管理活动中所处的地位不同，了解情况、看问题的角度及对工作要求不同，这就难免造成不同程度的差异性。因此，办公室工作人员应统筹平衡，及时沟通，以避免馆领导在部署、开展工作时相互撞车的现象发生，以便统一认识，共同促进工作；二是要协调好业务部门之间的关系。在平时的工作中，办公室人员要为业务部门提供工作方便，并且在自己职责范围内为他们排除工作上的困难。同时协调过程中难免发生一些事先预料不到的情况，办公室人员在不违背原则的前提下，把握尺度，做到灵活机动，同时必须实事求是，认真调查研究，耐心听取不同意见，创造性地做好部门协调工作；三是要处理好办公室内部的关系。处理各类工作和问题时，一定要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则的问题上较真，不在细微末节上纠缠；四是要处理好与学校各职能部门的关系。如人才的调出、调入要得到人事部门的同意，经费问题要靠财务部门，馆舍维护要靠后勤部门等。办公室有责任处理好与这些部门的关系，只有这样才能为图书馆创造一个良好的外部环境；五是要协调好与兄弟馆之间的关系。办公室要配合业务部门通过开展馆际间的经验交流，参观学习，加强合作，实现资源共享。
