信息化背景下高校档案服务策略研究
随着信息时代的到来，人们对信息资源的需求越来越多，对资源的利用也越来越重视，而档案作为信息资源的一部分，其开发和利用受到了广泛的关注。近年来，高等教育事业突飞猛进，高校的各项工作都有了长足的发展，伴随着高校的开放化透明化，高校资源逐步向社会所公开。高校的档案管理就在这种新的形势下被给予了很多的关注。高校档案管理是我国档案事业中非常关键的组成部分，高校档案管理的质量和服务理念直接影响到我国档案管理的水平。而当前我国的高校档案管理工作由于体制不完善、人员素质相对不高以及高校保密的特殊性等等原因，高校档案服务工作相对欠缺，信息资源开发能力较弱，信息服务水平层次也不高。在信息化建设的大背景下，如何做好高校档案服务工作，适应信息化建设形势，满足公众对高校档案利用的要求，是当期高校档案工作者迫切需要研究的问题。本文从当前国内高校档案服务现状入手，提出了信息化背景下的高校档案服务策略，并提出了对应的评价体系，希望对当前的高校档案服务研究有一定的借鉴意义。
一、当前国内高校档案服务存在问题及原因
根据统计调查，目前国内高校档案服务多数采用传统的管理模式，管理手段也比较单一，信息存储量较小，新技术应用欠缺等。总结当前存在的问题，主要有以下几点。
（1）服务方式单一，不能与时俱进。在全社会信息化及网络化手段较为普及的今天，高校的档案馆大多还是到馆查询的方式，不能与现代信息技术进行很好的融合，服务方式单一，因此限制了用户的档案服务要求，难以满足社会发展对高校档案服务的需求。
（2）信息资源缺乏。高校的档案收集工作分散于各个院系，学校缺乏统一的规范和监管，导致信息收集的质量良莠不齐，并且很多资料未能收集，例如学生的学籍证明、奖励证明等很少进入学校档案，大多随个人档案迁走，为日后学生及用人单位的查询提供了诸多不便。很多科研项目档案，由于涉及保密，很多学校一律采取完全保密方式来避免不必要的麻烦，却使得公众需求较高的部分资源缺失。
（3）管理体制和管理方式陈旧。高校的档案工作属于基本的服务类工作，很多学校并未给予足够的重视，导致资源信息化程度较低，工作人员素质偏低，软硬件投入不足等，直接导致了高校的档案工作不能适应当前形势的发展，档案管理停滞不前的现象。
二、信息化背景下高校档案服务策略
（一）改变服务意识，提升软硬件水平
当前高校的档案服务缺乏主动性，通常是由档案使用部门到馆自行查询，而档案管理人员仅仅从事档案收集、整理和保管工作，忽略了对外服务。因此，要提升档案服务水平，必须改变服务意识，变被动为主动。另外，在全社会信息化的大背景下，高校的档案管理也应顺应形势，充分利用高科技和前沿技术，提升软硬件水平，通过信息化网络化的管理手段提供更好的服务。
（二）打造个性化服务方式
针对当前高校档案利用的实际情况，为公众提供个性化的服务。例如，档案利用较多的应用有党政机关资料编纂、学生学籍信息证明、教学科研成果查询等。因此，可以针对不同应用打造不同的专题，对党政资料编纂板块可着重提供党群行政、校史、院史、人事等相关资料，对学生学籍信息证明板块可为学生提供一站式的检索、查询、打印、签章等服务，教学科研成果查询可以将不存在保密约束的资料做成专题方便校内外师生查阅。
（三）扩展传统服务，开发新型服务
档案的查询和借阅，在提供传统到馆查询借阅的基础上，拓展电话查询、邮件查询、实时咨询等服务。同时，合理利用网络实现远程信息服务，通过实时交互方式或者电子邮件方式，实现远程检索和查询。网络交互可以很好的实现广泛性信息服务和个性化推荐服务的良好结合，向校内外公众发布馆藏档案信息、新闻事件、档案编研等信息，同时，根据用户的检索习惯向用户推荐潜在需求的推送信息。
三、高校档案服务评价
高校应建立健全服务评价体系，推动高校档案信息服务工作的落实，提升高校档案信息服务质量。目前高校对于教学、科研的评价体系已经基本建立，也积累了相关评价经验，再根据评价的整体建设思路，结合档案管理、服务的实际，对档案管理的科学化、服务化及档案服务的开展效果进行评价。评价体系可依托信息化服务平台，包括服务指标、服务制度、服务流程、服务方式、服务有效性、服务满意度等几部分[4]。用户在享受服务之后对服务做出评价，可纳入工作人员的绩效考核。
四、结论
高校是新技术、新思想的发源地，影响着全社会的思维状态。信息化大背景下，高校的档案管理必将向着信息化、网络化、数字化方向转变，实现资源共享，为社会提供高质量的档案服务。未来，高校档案服务将向着市场化、个性化、联合化的趋势发展，改变重储藏轻使用的传统理念，将大量优质的信息推向市场，为产学研结合和人事办理等提供服务，并可获取经济效益。针对不同用户提供及时、准确、有针对性的可靠信息，并且加强校校、校企等之间的联合、合作和共享，共同促进档案管理水平的提升，真正发挥高校档案的价值，为社会发展做出贡献。
