关于加强企业车辆费用开支管理的思考
中图分类号：F279.23 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2015）12-0062-02
引言
企业的根本目的是盈利，所以成本控制一直是企业的关注点，如何打造低成本、高效率的运营模式是当今所有企业追求的目标。随着科学技术的不断发展以及我国社会的进步，煤炭企业所处的市场环境也发生了巨大的变化。我国在“十二五”期间提出了要建设高效率、高生产煤炭企业的战略要求。在全新的市场经济下，煤炭企业应当抓住发展机遇，通过优化管理方式控制企业的成本，整合企业的资源，促进企业的发展。神华准格尔能源有限责任公司选煤厂有着不同型号的生产指挥车和特种作业车辆，如生产指挥车有猎豹系列、郑州日产系列、依维柯客货车等，特种车辆有吊车、工程车、水车，叉车、装载机、多功能油脂车等等。目前这些车辆的管理还存在着种种问题，需要不断的对车辆费用开支管理进行完善，为企业成本控制做出贡献。
一、车辆费用开支管理的意义
1.提高企业管理效率
传统的人工式操作和信息化应用相比有着多种缺陷，管理效率较低，无论是管理者还是普通员工，人工操作都难以提高管理的效率以及车辆的使用效率，导致出现大量材料浪费，在车辆的维护、检修上不够完善，导致出现车辆损坏、管理混乱等情况。在这种背景下，如何采用高效的企业管理效率就是企业发展要解决的首要问题。针对于此，可以通过引进信息化的管理模式，替代传统的手工管理模式，可以有效降低企业的管理成本，提高企业的管理效率。并且这种信息化的管理模式也更符合目前的发展形势，能更好的对企业中的车辆实行跟踪管理，保证车辆的使用效率。
2.控制车辆开支
煤炭企业中车辆是生产环节中的重要组成部分，主要负责现场用车，目前已经应用在大多数煤炭企业的生产实践中，为企业带来了巨大的经济效益和社会效益，其成本也占了企业成本中的一大部分。因此，通过何种管理方式才能降低车辆开支，提高车辆的利用率，而又不影响到企业的经济效益是目前煤炭企业的棘手难题之一。虽然目前神华准格尔能源有限责任公司选煤厂已经开始应用信息化，但是大多数是针对班组和车间进行设计开发的，在车辆管理上还有待完善。在长期的运营发展中，车辆管理过程中存在多种问题，通过完善车辆管理能够有效降低其成本，从而提高企业的经济效益。
3.保证车辆使用规范化
在完善车辆管理时，要跟踪监督车辆的日常维护点检，将车辆情况和驾驶员进行绑定，包括车辆的材料消耗、事故处理、维修费用、固定费用、单车消耗等多种具体信息。在进行车辆管理时，可以根据实际情况对信息进行处理，例如不同类型的车辆、不同型号的车辆等。进行详细的记录，为之后的查询和决策提供信息基础[1]。
二、车辆费用开支管理现状和存在的问题
神华准格尔能源有限责任公司选煤厂中的车辆主要负责生产中的拉运设备、配件、油脂等和生产指挥人员下现场。随着开采技术的不断发展，在选煤厂中应用了大量的特种车辆，这也就对运输的车辆提出了更高的要求。所以，如何保持选煤厂的车辆和企业所需的车辆水平相平衡，是目前选煤厂要解决的首要问题。目前，根据选煤厂的工作现状，车辆运输有以下几个特点：第一，随着产量增加，选煤厂特种车辆越来越多。为了保证选煤设备可以一次运输到位，节约成本和时间，车辆的统筹安排的越科学，运输效率就越高;第二，运输距离不断增加。为了减少运输时间，提高企业的生产效率，车辆运输所涉及的范围也越来越大，满足选煤厂的各种运输要求;第三，更高的可靠性。由于选煤厂工作性质的原因，一旦车辆出现问题，会对选煤厂的生产造成较大的影响。因此，车辆的可靠性是评价车辆的重要标准之一。通过良好的运输方式，能够起到完善工作环境，加强安全生产，避免出现事故的目的。根据目前的情况，神华准格尔能源有限责任公司选煤厂车辆管理的主要问题可以总结为以下几方面：
1.车辆使用寿命较短
经过调查发现，煤炭企业中的车辆和私人车辆相比，使用寿命明显缩短。这是由多方面原因引起的：首先，和私人车辆不同，煤炭企业的车辆往往处在较为复杂的工作环境中。选煤厂由于路况不佳，车辆在复杂的路况中行驶，对车辆有一定的损耗。日积月累，必然会对车辆造成一定的损伤，减少车辆的使用寿命;第二，在车辆的维修保养方面也存在问题。企业的车辆由于使用较为频繁，在大量的工作压力下，难以保证及时的维修保养，造成车辆使用恶性循环，严重影响了车辆的质量;第三，驾驶员的驾驶习惯问题。选煤厂的车辆驾驶员素质良莠不齐，在运输的过程中往往有一些不良驾驶习惯。这些驾驶习惯无形中也加速了车辆在运输中的损耗，减少了车辆的使用寿命。
2.车辆成本管控压力大
在对车辆进行成本管理控制时，面临着种种问题。选煤厂需要用到各种特种车辆，在车辆的维修保养方面，如果采用全部外包的方式，第一成本太高，第二如果维修厂商偷工减料，则很难保证车辆的质量，还大大的增加了维修成本。另一方面，在车辆配件的维修方面。目前企业中的车辆很少是同一厂家同一品牌的，往往涉及到多个车辆供应商。这样为车辆的配件采购带来了一定的影响，不同品牌的车辆配件往往难以共用，对管理带来了较大难度。有时还会出现供应商供货不及时等情况，严重影响了车辆的质量。例如车辆的轮胎更换方面，目前企业的轮胎更换都是采用外包的方式，这样一来虽然一定程度上减少了企业的压力，但是无疑增加了企业的成本。而如果采用自购自修补的模式，这样在对人员管理上就存在一定的问题。因为补胎是一项专业性较强的工作，需要招聘具备专业性的人才，而工资方面，则很难放在其他岗位之上，出现两难的局面[2]。 另一方面，在油料费上也是一个难点。企业车辆的油耗直接决定了企业的车辆运行成本，随着企业越来越重视这方面问题，也采用了一定的措施，但还是存在一定的问题。主要可以分为以下几方面：第一，油耗统计上的问题;第二，车辆管理上的漏洞。除此之外，选煤厂的工作量非常大，当车辆供不应求或出现损坏时，企业要进行新车采购，从而大大提高了企业的成本。
3.车辆管理问题
目前随着我国社会的不断发展，外出务工人员的数量也在逐年减少，因此企业在招聘人员时存在问题。往往都需要通过降低职位要求、加强福利等多种措施才能招聘到合适的工作人员。但是由于某些时候工作时间较紧，很多新招聘的工作人员没有经过一定的培训就开始进入实践阶段，导致这些工作人员的专业素质较差，降低了工作效率。主要可以分为两个方面：驾驶员和车辆维修人员。在选煤厂中，很多驾驶员都是外地的，不同的情况导致驾驶员素质参差不齐，在管理时有较大的困难。如出车时间较晚、不服从管理人员管理、交班前不检查车辆、安全意识差等情况。尤其是安全意识，很多驾驶员有随意闯禁区、超速、超车等违法行为，出现了大量“非生产性”安全隐患。在维修人员方面，车辆维修的工作强度非常大，而相对应的维修人员数量则较少，还有很多是有熟练工带学徒的情况。但是其工作性质却是要全天候待命，随时准备对企业车辆进行维修，为维修人员带来了较大的工作量。
4.车辆调度问题
由于选煤厂的工作量较大，而车辆也较多，在进行车辆调度时较为混乱。在安排出车任务时不合理，责任分工也较为模糊，任务完成情况难以得到及时反馈[3]。
三、加强车辆费用开支管理的建议
1.应用信息化管理手段
目前在管理中存在着大量的问题，其根本原因在于使用的仍旧是人工式管理，在管理效率上难以提高。随着科学技术的不断发展，信息化和科技化开始应用在我国各个领域，因此，在进行车辆费用开支管理时，也可以通过信息化的方式进行管理，通过建立管理系统取代传统的人工式管理，只需要工作人员进行系统操作就能完成大量的管理工作。例如在车辆管理上，可以通过安装GPS的方式，对车辆进行实时监督。通过GPS的应用，能解决传统管理模式中存在的大量问题。例如可以对车辆的行径路线进行实时监控，直观的反应出车辆的运行过程。如果在运行过程中出现一些紧急事件，可以及时告知司机，并进行相应的调度。能够掌控车辆每时每刻的运行情况，并通过系统进行记录。通过对记录的处理，能够准确具体的了解车辆的情况。GPS系统有着多种优点通过GPS设备的传输，可以获得车辆运行实地的经纬度信息，通过网络传回到数据库中，并根据计算得出车辆的位置、轨迹、数据等;第二，可以及时了解车辆的位置，实时监控车辆是否按照要求在指定区域中行驶。在选煤厂车辆的运行中，掌握车辆位置可以对车辆进行精确性管理。如果没有GPS系统，那么一旦车辆偏离了企业的指定区域，管理人员难以得知，也就难以了解具体情况以及对司机进行责任追究，降低了企业的运营效率。通过GPS定位系统，企业可以制定车辆的运行范围，一旦超出这个范围，管理人员可以第一时间观察到，这样就有效避免了公车私用的情况;第三，可以查询车辆的形式路线。根据GPS传回的信息，可以通过管理系统对车辆的运行轨迹进行分析，对具体路线进行监控、记录、查询、回放等，一旦发现司机有违反交通规则的情况出现，要及时记录并予以处理，从根本上杜绝司机的不良习惯，保证车辆使用、行驶安全。第四，通过GPS传回的数据对路线进行优化，选择出用时最短、最适合企业实际情况的运输路线。
此外，还要建立企业内部的车辆管理系统。通过对选煤厂的实际情况进行分析，建立具备开放结构、拓展性强、易维护的车辆成本管理系统，对车辆的运营成本进行精确控制。从总体上看，系统应当具备以下几个特点：第一，实行车队信息化管理。在系统中，要对车辆的各类情况进行记录，包括使用情况、事故情况、台账信息、维修情况等，为管理人员提供信息基础，提高车辆管理水平;第二，进行动态管理。根据车辆的不同类型，可以分为不同的种类。用信息化技术代替传统的人工式管理，对车辆的监督要从台账录入开始，贯彻到整个运营过程中;第三，建立人员信息。在系统中录入人员信息，观察司机使用车辆的情况，对人员进行统计、汇总等;第四，自动生成报表。根据管理的需要，可以在系统中对不同类型的信息进行处理，并将处理的结果导出，为管理层的决策提供参考[4]。
2.健全管理制度
想要有效提高企业的管理水平，必须要制定规范的管理制度。将车辆和司机绑定，一旦发现车辆出现问题，要追究相应司机的责任。有效落实管理制度，加强执行能力，不能沦为形式化制度。良好的管理制度是企业管理的基础，要根据企业的实际情况，车辆的运行情况和工作环境等制定管理制度。使得企业的管理有章可循，从而降低选煤厂的车辆成本，提高车辆的使用效率。
3.加强成本管控
通过信息化的管理，可以对车辆的具体情况进行统计分析。根据系统的数据，可以了解到车辆行驶的距离，并根据距离计算出油料消耗量，进行记录。这样一来可以有效避免司机出现偷油漏油的情况，一旦发现和系统计算有出入，要及时介入分析，追究司机责任。另一方面，信息化管理能及时反映出车辆的运行情况。管理人员要对车辆进行全程跟踪维修，一旦发现车辆出现损坏或磨损等问题，要及时记录上报并解决，保证维修的质量。管理人员还要分析车辆的历史情况，了解车辆在运输中所消耗的油料费用、运输费用等，进行车辆定额，减少企业的成本。
4.强化维护工作
提高司机的责任意识，在每次交班前，要对车辆状况进行检查，避免造成车辆的恶性循环，延长车辆的使用寿命。另一方面，要对道路进行优化，提高道路质量，避免道路对车辆造成伤害[5]。
四、结语
随着我国经济的不断发展，煤炭企业的市场竞争也日益激烈。通过优化车辆费用开支管理，可以有效降低企业的成本，提高企业的经济收益，加强企业在市场中的核心竞争力，为企业的未来发展奠定基础。
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