国有企业会议组织的精细化管理探究
中图分类号：F715 文章编号：1009-2374（2017）07-0235-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.07.112
国有企业肩负经济、政治、社会三重责任，在发展中实现经济、政治、社会效益的最大化。国企会议紧密围绕所承担的职能进行组织和安排，根据会议性质、决策机构、决策事项等一般可分成决策类、经营管理类、监督类、专题类四类。其中，决策类包括党委会、董事会、职工代表大会等；经营管理类包括总经理办公会、月度工作例会、资金调度会、招标工作例会等；监督类包括纪委全体会议、监事会等；专题类包括精神文明建设委员会全体会议、安全生产委员会全体会议、专题会等。针对现代国有企业会议的信息化、现代化、专业化等特点，提升企业会议的效率，提高国有企业的效益，实现国有企业的责任，本文从精细化管理角度对国有企业会议组织管理进行探究。
1 会议组织精细化管理的必要性
在国有企业日常经营管理中，组织召开会议是很重要的方式。然而，目前国有企业会议管理普遍存在不规范性，会议前准备不充分，会中目标不明确，会中应付，会后材料不到位，无法查询等问题。这些问题不仅浪费国有企业时间和精力，更重要的是问题没有解决，事情没有讨论定稿，对国有企业经营决策和发展产生影响，最终影响国有企业发展目标。因此，国有企业在现代科技发展和互联网加时代组织会议时，必须加强会议管理，提高质量和效率，最终为企业的发展提供保障，确保企业各项生产经营活动的顺利开展。在互联网加时代，国企办公室会议人员，需要运用程序化、标准化和信息化等现代化手段实现会议的精细化管理，实现会议的高效率和高质量。
2 会议组织的精细化管理措施
会议的精细化管理是指会议组织工作者必须做好会前准备、会中控制和会后跟踪等全过程工作。会前准备是会议组织工作的基础，为会议的顺利开展创造条件。会中控制是在会议的召开过程中，为会议的顺利进行提供具体措施。会后跟踪是会议组织工作的效果考核，为会议工作的实施效果进行评价。
2.1 会前筹备工作
会议组织阶段工作是非常重要而繁琐的，需对筹备工作进行细致的准备，对全过程全环节进行精心组织和科学管理。
2.1.1 收集会议资料与信息。会议议题、相关资料和信息等内容的收集是会议组织工作的首要任务。会议议题是会议召开之前首先需要确定的事项。企业领导根据企业发展的需要确定会议议题，未经相关领导同意或协商的均不能提交为议题。并经领导层严格审核，控制议题数量，不浪费会议资源。根据会议议题的内容主次、重要性，列出议题的顺序。会议资料应多级检查，防止错误发生，提高会议效果。
2.1.2 沟通。会议前若未和参会人员沟通，开会前若不清楚会议议题内容，必然影响会议效率。因此，在会议召开前，会议组织人员应及时和参会人员沟通，对会议的时间、地点和议题等要素进行沟通、确定，将会议议题等材料发放到参会人员手中，对会议中可能存在的问题进行沟通，让参会人员提前做好相关准备。会议制度和纪律是保证会议顺利进行的根本，应制定出合理的会议制度和纪律，如会议请假手续办理制度、会议签到制度、缺席人员的惩罚纪律、会场秩序纪律等。
2.1.3 会议通知与议程。会议通知和议程是传达会议信息的重要内容，因此要做到及时、准确。会议通知主要包括会议召开的时间、地点、主要的会议内容；会议议程包括会议时间、地点、参会人员、主持人、会议议程及其他事项。会议组织人员在起草会议通知之前，必须请示领导有关会议通知的各项信息，通知拟稿内容再次向领导确认无误后，将会议通知与会议议程同时发送给所有参会人员，让所有参会人员提前知悉会议内容，如有发言需要提前准备相关议题的发言材料。
值得注意的是组织大型会议时，如国企的职工代表大会等，参会人员较多，在起草会议通知内容时，必须认真分析会议的任务和会议召开的目的，请示相关领导，从而确定会议的具体内容和议程。
2.1.4 布置会场。布置会场要求做到规范、严谨。会场布置主要包括以下内容：
一是制作会议横幅。会议横幅是显示会议名称的?酥荆?它的制作要简洁、概括、明了，具有象征性和标志性，通常为红底黄字等展示形式，通常置于会场中与主席台处在同一方位最醒目的位置。
二是布置主席台。主席台布置应当根据会议的类型、性质、规模来确定，一般包括参会人员座次安排、话筒放置位置等内容。参会人员座次安排是重点，不允许出现任何错误。领导座次通常按照级别层次和职务高低确定，即以台上就坐的最高领导人居中，然后依次先左后右的次序向两边延伸；另外要注意主席台上就坐领导奇、偶数是有所区别。一般而言左为上，右为下。当领导人数为奇数时，1号领导居中，2号领导排在1号领导左边，3号领导排右边，其他依次排列；当领导人数为偶数时，1号领导、2号领导同时居中，1号领导排在居中座位的左边，2号领导排右边，其他依次排列。如果主席台是多排的，后排座次依照前排的原则摆放。
2.1.5 会场保障措施。会议召开前，会议组织人员应认真做好会场保障工作。主要包括：
一是检查会场设备。会场设备包括投影仪、会议电脑、摄像机等。提前反复检查，特别是投影仪设备的分辨率、投影角度、清晰度等各项指标。如果是召开电视电话会议，应提前开启电视电话会议操控柜，切记做到提前调试设备的输入、输出、话筒的电池和音量以及摄像头等是否能正常工作。会议笔记本电脑和包括拷贝数据的U盘，要求是提供一用一备，以防出现会场设备故障等。摄影机需要提前进行调试，放置在摄像的最佳位置，调好焦距等。 二是检查会场灯光、空调设备、窗户通风和茶水供应等。提前打开窗户通风，然后开启空调设备，确保会场的温度适宜，并做好茶水供应相关准备，例如茶杯消毒等。
三是设置会场提示。在会场入口处设置如“会场禁止吸烟”、“请关闭手机”等温馨提示。
四是迎接领导（有上级领导参会时）。安排礼仪人员在关键位置进行迎接：如大楼的门口、电梯口和会议室门口等。
五是划定停车区域。如果参会人员很多，应提前与后勤等相关部门协调，专门划定会议停车区域，便于参会人员停车，确保准时到达会场以及会议结束后顺利离开会场。
六是检查供电、安全设施。应提前与后勤中心等相关部门协调，安排专业人员对会场的供电设施、安全设施进行检查，以防出现不必要的事故。
另外，会议工作人员在特殊情况下需要制定突发状况应急方案，应对各种情况。例如：领导讲稿、会议议程等资料提前打印，讲稿及时送至领导手中，并标注一些生僻字等，会议议程及时发放到参会人员手中，组织者需有备份。
会前组织工作是一项非常繁琐的工作，是决定会议是否正常开展的重要前提，因此需要会议组织人员必须具备“三心”，即：细心、耐心、责任心，对会前各项工作进行精细化筹备。
2.2 会中事务管理
会中事务管理要热情周到，搞好会议期间的组织服务，包括材料分发、引导入座、会议记录、录音摄像等诸多环节。
2.2.1 签到和引导，会议组织人员应热情地将参会人员引到签到表（或签到簿）边签到，同时发送相关会议资料，随后再将参会人员引导至他们的座位。如果参会人数很多，需要安排多名会议引导人员。
2.2.2 在会议正常开始后，会议摄像人员专心负责摄像，会议记录人员要做好记录和录音。会议记录是会议档案的重中之重，会议秘书人员需采用现代化手段，对会议内容、发言人员、决议等进行记录和录音。
2.2.3 维持会场秩序，防止无关人员进入会场，提醒与会人员关闭手机等。
2.3 会后工作管理
一般而言，会务工作并未因会议日程结束而宣告完成。而是要做到善始善终，超前谋划、合理安排会后有关工作。
2.3.1 在会议结束后要注意整理有关会议的所有文件，包括会议通知、会议议程、领导发言稿、会议记录与纪要、会议照片等资料，按照档案室存档要求对每一次会议的所有文件进行正确处理，对出现问题的文件及时解决，做好存档，以便随时调阅。
2.3.2 对会议中出现的问题进行总结分析，并提出应对措施，避免类似问题再次出现，力争在以后的会议中取得更好的成效。
2.3.3 及时对会议精神进行反馈、学习和传达。认真贯彻落实会议精神，对会议的精神和会议的主要决策内容要进行行之有效的反馈和传达，确保实现会议的目的和效果。
3 总结与建议
综上所述，会议组织的精细化管理作为企业管理的重要组成部分，是企业管理者制定发展规划、提高企业整体工作效率的重要手段。因此，企业会议组织管理人员需要事先精心设计，科学合理地对会前、会中和会后各个环节进行精细化管理。在互联网加时代背景下，国有企业管理人员需要不断地对会议形式进行改革。利用现代互联网技术，创新会议管理，提高会议效率；加强制度建设，优化会议流程，探索会议管理的科学方法和精细务实的全过程工作。
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