高校档案馆服务大学生素质教育的SWOT分析
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）10-0068-02
SWOT分析，是一种能够客观而准确地分析和研究一个单位现实情况的方法。SWOT分别代表：strengths（优势）、weaknesses（劣势）、opportunities（机遇）、threats（挑战）。通过对被分析对象的优势、劣势、机遇和挑战加以综合评估与分析得出结论，内部资源、外部环境有机结合起来清晰地确定被分析对象的资源优势和缺陷，了解其所面临的机会和挑战，从而在战略与战术两个层面加以调整，以保障被分析对象采取有效的措施实现目标[1]。
1.有丰富馆藏资源优势。高校档案馆拥有丰富的馆藏，储藏着大量的信息资料，这些档案信息资料是高校历史发展的结晶，是传承高校文化和高校精神的载体，比较全面地反映了高校人员、管理、教学、科研与发展等各方面的活动。这些档案资料既有历史价值，又有文化价值；既有信息价值，又有观赏和审美价值，为高校大学生素质教育提供了坚实的基础和丰富的素材，可以使高校大学生受到多方面的教育。例如人物档案，是指以学校具有代表性的典型人物为中心，反映某个体成长、工作、成就、业绩的证件材料和实物整体。典型人物是学校的宝贵资源，从某种意义上说，也是产生学校档案的主体。高校建立人物档案是维护专家、学者的历史地位，是以人为本，尊重人才，尊重知识的体现。同时，人物档案对学术研究、校史研究、编修史志、宣传教育等工作都具有重要的查考凭证和参考借鉴作用。高校档案馆中珍藏着大量的本校优秀师生在各种竞赛活动中获得的证书、锦旗、奖匾、奖杯、奖牌等资料和实物档案，陈列这些档案，展示前人的严谨学风、优良品格、崇高风范并加以弘扬。利用档案的历史性、真实性特点，激发大学生认识学校、热爱学校、严格自律、奋发向上的精神，提升大学生的思想道德素质。
2.有承载校园文化的优势。高校档案馆聚集了高校创办、变迁、发展各个历史阶段的宝贵资料，忠实记录着高校文化发展进程，充分发挥高校档案的文化内涵，实质上是校园精神文明的产物。结合高校发展的形势以及重大历史事件，积极开展反映校园文化建设的各类档案专题活动，让大学生在思想上得到洗礼，在行动上得到规范，修养上得到提升、情操上得到陶冶、意志上得到锻炼，使高校档案在大学生素质教育中起到重要的作用。
3.历史传播的优势。原始记录性是档案的本质属性，高校档案馆可以利用先进的技术手段，将纸质、实物、声像、照片档案数字化作成幻灯片，以形象、直观的形式真实、可靠地再现当时的历史。这种充满历史感的传播方式是区别其他校内机构的独特优势。
4.独特服务手段的优势。校史馆是以档案馆馆藏档案为基础建立的，集中体现了学校历史、办学等理念的发生、发展。作为爱国、爱校教育基地，校史馆最为直接、有效地服务于大学生素质教育，提高大学生价值观和世界观。
二、高校档案馆服务大学生素质教育的劣势因素分析
1.馆藏种类不全。高校档案馆长期以来侧重对学校行政管理性档案收集、整理和提供利用，较少将注意力放在大学生素质教育方面，导致馆藏档案中具有实际教育效果的历史文物、照片、实物、声像、名人档案资料较少，而且有些高校档案馆根本没有设实物档案和名人档案的类别，此项是一个空白，对服务大学生素质教育不利。因此，档案馆需要增强服务大学生素质教育的意识，灵活、主动、积极地做好相关档案资料的收集工作。
2.档案馆软件、硬件设施不全。高校档案馆的发展还处在一个封闭和半封闭的状态，它仅能为学校各部门服务。还没有为大学生利用开放性档案提供必要的软件、硬件设施，如，专门档案阅览室、开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等。
3.创新精神不足。大多数高校档案馆到目前为止没有研究档案馆与学生素质教育的关系，对档案馆在学生素质教育中的地位与作用缺乏认识，根本没有把学生素质教育服务提上日程工作上来。
三、高校档案馆服务大学生素质教育的机遇因素分析
1.国家政策的支持。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合发布第27号令，即《高等学校档案管理办法》。27号令提出：“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。”所谓“多种形式”，可以是举办档案展览、陈列档案珍品，建设档案网站和数字档案馆（室）等，提供档案信息或研究成果，以丰富大学文化建设的内涵。“有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地”，这是27号令首次赋予高校档案服务社会、以史育人的功能。
2009年3月，中共中央、国务院联合下发的《关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》要求高校各部门要充分发挥其对在校大学生的德育教育功能。高校档案馆作为高校职能部门，应充分利用高校档案的特点和优势，发挥本校档案的教育功能，积极帮助大学生养成良好的意志品质。
2.人员素质提高。由于各高校逐渐认识档案的重要性，在人员配备上，采取年轻化、专业化、高学历为标准，补充档案馆的新鲜血液，也为档案馆的发展奠定基础。
3.先进的技术支撑。高校档案馆在先进的网络技术、档案管理系统的支持下，可以通过网上查阅、在线交流，实现特色化和个性化服务；通过电子、声像、图片等图文并茂的形式，服务于大学生的素质教育，保证校内大学生能够充分享受到信息时代的文化便利。
四、高校档案馆服务大学生素质教育的挑战因素分析
1.重视程度不高。高校的中心工作是教学和科研，很多高校领导和教师认为，档案馆只是一个保管档案的场所，导致其工作普遍不受重视，在人力、物力、财力有限的条件下，只能实现基础性的管理目标，而无法满足服务性功能的需要，最终制约了高校工作的发展。 2.经费投入不足。经费投入的不足导致部分高校档案馆舍及办公设备陈旧，无法引进先进技术和人才，无法开展具有重要价值的档案宣传、展览活动，很多珍贵的档案对学校历史文化发展具有重要价值的档案资料无法有偿收藏进馆。而且，经费不足也在一定程度上减少了工作人员进一步深造、培训、外出交流的机会，严重影响他们的工作热情。
3.沟通、协调不够。服务于大学生素质教育不是一朝一夕之功，而是一项大的系统工程，需要多个部门和单位的合作和交流，但高校档案工作一直遵循“定期收集、定期整理”的工作模式，较少参与到学校其活动中，这种沟通与协调的不充分，较为严重地制约了档案馆为大学生素质教育服务。
五、高校档案馆服务大学生素质教育的思路和建议
1.高校档案馆在服务于大学生素质教育中的思路
1.1丰富馆藏内容，增加馆藏种类。高校档案馆馆藏的数量和种类直接对服务于大学生素质教育的能力和效果密切相关。高校档案馆不仅把学校各个部门在其教学、科研、管理等职能活动中形成的纸质、照片等有价值的档案材料收集齐全，而且还应放开视野，拓展档案收集范围和种类。就多注意收集人物档案，特别是院士、博士生导师、教授等为社会发展和人类进步做出某种较大贡献的名人，和以学生为主体的代表学校成果，在科技创新、社会实践活动中为学校争得荣誉的校友或各界代表的档案材料。在学校所举办的重大活动中，不仅要重视收集齐全文字档案材料，还要重视收集实物档案、照片档案、声像档案、视频档案。要加强广播、电台等媒体对有关学校重大活动宣传报道材料的收集。通过拓宽收集的种类和渠道，使高校档案馆馆藏档案内容更加丰富多样，从以前单一的文字档案材料向多种类、多载体形式转变。只有馆藏档案丰富、载体多样，才能使展览多种多样、丰富多彩，才能使大学生素质教育更加生动活泼[2]。
1.2保障查阅条件，做好服务利用。为保障大学生方便、安心舒适地利用档案，高校档案馆应提供专门的阅览档案的公共场所，能够随意地查看一些公开性档案资料，如高校当中一些专家、名人、有突出贡献的人的生平简历，以及学校的发展历史等资料。高校档案馆应为大学生有效利用馆内公开性档案资料，提供一些必要的档案目录、全宗指南之外，还有高校档案馆指南、计算机查询系统等。
1.3强化服务意识，搞好服务利用。高校档案馆在大学生素质教育中起着举足轻重的作用，档案馆不仅要认真研究，还要开阔眼界，及时了解学校与大学生素质教育的要求和变化，加大为大学生服务的渠道，还应积极主动参与到社会和学校为大学生组织的各种素质教育活动中去，使档案在大学生素质教育中起着重要的作用。高校档案馆还应做好档案的编研工作，在学校工作重点中选择一些前瞻性强、有影响的重要课题进行研究，把档案中不同全宗，不同案卷有价值的材料，采用科学的方法，分门别类编写成系统的参考资料。根据不同的利用需求编制检索工具，从不同角度查寻馆藏信息资源，主动做好服务于大学生素质教育工作。
1.4组织有益活动，成为大学生素质培养基地。高校档案馆在服务于大学生素质教育中可将“死档案”变成“活教材”，由于大学教育的周期性特点，档案馆应该围绕每一届学生的入学至毕业构成一个闭环，为每一年级学生合理安排内容，如组织新入学的大学生参观校史馆，增加大学生对校史、校情的多方面了解；组织大二、大三学生参加报告会、讲座等活动，利用身边真人真事影响大学生行为规范。为大四毕业生提供进馆实习机会，亲身感受到档案内涵。使高校档案馆成为大学生素质培养过程中不可缺少的场所。
2.高校档案馆在服务于大学生素质教育中的建议
2.1举办形式多样的馆藏展览。高校档案馆可以利用丰富的馆藏档案，采取墙报展、网上展览等形式，展示高校档案馆馆藏的实物档案、荣誉档案、名人档案、照片档案、声像档案。通过档案展览活动，体现高校档案文化，达到吸引人、教育人的良好效果。
2.2建立高校名人、校友档案。高校几十年的发展历程中人才辈出，可谓“桃李满天下”。他们在社会的各行各业中做出了骄人成绩，如文献、笔记、手稿、著作、科研论文、奖状、证书等等。这些名人、校友档案资料真实可信，对于大学生的成长发展具有学长的示范效应，对高校大学生树立正确的价值观、人生观起到潜移默化的影响作用。
2.3开展档案编研工作。高校档案馆馆藏内容虽然丰富，但信息原始状态分散性使之其利用比较麻烦。要使大学生充分有效地利用馆藏档案，应当进行档案信息内容的科学编研，如档案内容的专题编研，可进行校貌专题、校史专题、名人名家专题、校友专题、好人好事专题、科研专题、教学专题等方面的编研。编研的形式可以是文字类、照片类、录音录像类、电影电视片类等多种。这些类编研成果都将成为大学生学习的好教材。这种方式有利于大学生牢固树立专业思想和勤奋学习，继承严谨学习态度和传承艰苦奋斗的好传统。同时，也有利于大学生增强对学校的自豪感和为学校发展作贡献的使命感。
2.4利用互联网平台开展宣传教育。利用互联网已成为当代大学生学习、生活的一部分。高校档案馆应利用校园网站，通过自己丰富的馆藏资源，设置档案馆简介、业务指导、档案法规、昔日校园、名人风采、大事记等栏目放在校园网上，供广大师生和社会各界查询和利用，实现档案资源共享，充分发挥高校档案文化的思想教育功能。
总之，大学生的素质教育是高校的一项重要工作，高校档案馆应在完成基本职能工作的同时，从各方面不断完善自身，把素质教育的功能整合到学校主流工作中去，充分体现档案文化服务大学生素质教育，是高校大学生素质教育工作的重要部分。
