浅议如何加强高职院校离退休人员档案管理与利用
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）22-29-2
0 引言
延安职业技术学院成立于2005年8月，由6所中专学校合并组建而成，在2014年年底又合并3所中专学校，截至2015年年底有在职教职工1018人，离退休人员452人，其中离退休人员有专业技术职务的242人，占全体离退休人员的54%，经过十年左右的发展，由这些离退休人员的发展变动形成的档案资料成为了学院发展的一项宝贵资源。尤其是随着我国人口老龄化进程的加快，学院的离退休人员数量也在不断上升，相应的档案资料的管理和利用也成为了学院档案工作人员要研究的重要课题。如何做好离退休人员档案的管理和利用工作，更好的为离退休人员服务，使其充分发挥余热，是本文要研究的主要问题。
1 高职院校离退休人员档案管理内容
高职院校离退休人员的档案内容涉及的范围比较广，包括其个人基本情况以及在校工作期间各种行为动态的变动记录。按类型来说，离退休人员档案管理的内容主要包括以下三个方面。
第一，人事档案。人事档案是教职工进入学校工作时建立的，记录教职工在职期间所有相关的资料，包括党团情况、职务任免、奖惩、工资、考核记录、科研成果等在内的多项内容。对于离退休职工来说，其人事档案资料除了上述基本内容之外，还要包括退休人员退休履历表、标注好退休时的归属单位；离退休人员社保医保资料登记表，以便学校及相关部门后期更好的为离退休人员服务。学校档案管理部门一定要在详细查访之后对这些资料进行仔细登记，保证档案资料的真实性和完整性，以方便后期档案资料的开发利用。
第二，健康档案。在教职工离退休之后，学院会有计划、有组织地安排其中一些身体好、有能力的老同志开展一些社科活动，发挥其余热为年轻的教职工或学生传授经验和知识，离退休职工的健康档案就是一项重要参考。学校要以服务为宗旨为离退休人员建立健康档案，其中记录着离退休人员定期检查的身体健康状况，对于患有特殊病症的离退休人员要建立特种病定期检查记载档，以确保各人员身体健康状况资料完整详细，为离退休职工活动的组织安排提供参考。
第三，专业技术档案。专业技术档案也是高职院校离退休人员档案管理的一项重要内容，在延安职业技术学院当中，所有的离退休人员当中有专业技术职务的占到了一半以上，足以说明加强专业技术档案管理的必要性。离退休人员当中有许多经验丰富、专业能力强，并且取得了不小的成就，为了充分发挥这些老专家的专业特长为学校的未来发展贡献更多的力量，学校有必要利用专业技术档案做好人才资源的二次开发利用。档案部门要注意加强对离退休人员在职期间参加过的科研活动、技术职称报告、各类证书资料等进行搜集整理，并将其作为学校的宝贵财富进行归档，以便后人查阅利用。
2 加强高职院校离退休人员档案管理与利用的途径
2.1 加强高职院校离退休人员档案信息化管理
进行档案管理信息化建设是加强高职院校离退休人员档案管理和利用的一条重要途径。进行档案信息化管理主要可以从以下几个方面来开展。
2.1.1 建立离退休人员档案数据库
随着学校离退休人员数量不断扩大，档案管理工作也变得越发复杂，信息化管理已经成为必然趋势。进行档案管理信息化建设是为了提高档案管理工作的整体效率，也为实现档案资源的共享提供便利，而实现这些目标的基础都必须依靠数据库的构建。学院要根据自身离退休人员的具体情况，利用现代科学技术引进符合实际的档案数据库，这会为学校、政府部门、社会组织等获得离退休人员的全面信息扫清障碍，方便实现档案信息的共享，进而推进离退休人员档案社会化进程的发展。
2.1.2 明确离退休人员档案管理信息化建设标准
在离退休人员档案管理信息化建设过程中，要明确相关规范标准，依靠相关的政策指导档案信息化建设，确保低成本、高效率地建成符合学校离退休人员档案管理需要的信息管理系统。如果条件允许，学校还可以建立档案管理信息化建设指导委员会，全权负责监督、考察档案管理信息化建设的执行情况，确保各项标准、政策落实到位，切实建立起满足发展需求的离退休人员档案信息化管理系统。
2.1.3 提高档案管理人员信息化工作技能
为了真正实现高职院校离退休人员档案信息化管理，除了要建立必要的数据库之外，还要配备专业工作人员。要求离退休人员档案信息化管理工作人员除了要具备档案管理相关的专业知识和技能之外，还要掌握计算机相关的操作技能，熟悉档案信息系统的各项功能，具备信息化意识，能够理解离退休人员档案资源开发利用的积极意义，进而积极投身到档案管理工作当中，使档案资源的价值得到充分的开发。
2.2 提高高职院校离退休人员档案管理规范化水平
2.2.1 规范离退休人员档案管理与利用流程
加强高职院校离退休人员档案管理与利用的一个必然要求就是要提高管理工作的规范化水平，明确各项管理流程和标准。与其他人员的档案管理不同，高职院校在开展离退休人员档案管理时还要建立专门的离退休初始档案，除了要对其基本情况的人事档案进行搜集整理和落实之外，还要由档案人员对离退休人员进行家访，了解其离退休前后的具体情况，包括退休归属单位、家庭住址、联系方式等，并对相关信息逐一记录归档，录入数据库。以便后期更好地为离退休人员提供服务。
2.2.2 健全相关的管理制度
为了提升高职院校离退休人员档案管理的规范化水平，学校还要建立健全相应的管理制度。首先，学校的管理层要及时转变观念，意识到离退休人员档案的重要性，明确离退休人员档案管理流程和标准，并制定相应的管理制度。改变过去落后的档案管理模式，充分发挥信息化环境下档案管理系统的优势，严格按照离退休人员档案管理相关的制度政策开展工作，确保各项工作有章可循。其次，学校还要意识到离退休人员档案的价值，明确档案资源查询、借阅、使用的具体流程，严格按照制度执行，从而在确保离退休人员档案完整、真实的前提下发挥档案资源的价值。 2.3 强化离退休人员档案的开发利用
由于历史因素的影响，很多高职院校离退休职工往往看不到自身的价值，存在严重的消极情绪，认为自己离开了工作岗位就不会创造什么价值了，因而也就缺乏参与各种科学研究、学术讨论等活动的积极性，再加上这些教职人员退休之后居住相对分散，难以集中起来开展活动，离退休人员的价值就难以被真正发挥出来，这就给高职院校离退休人员档案管理工作提出了新的要求。
面对这种局面，高职院校要树立必要的档案意识，加强离退休人员档案的管理，完善离退休人员的个人信息，并保持动态更新，以离退休人员的需求为根本提供必要的服务，体现出组织对他们的关怀，尤其是要加强对那些有特殊困难的人员的扶持帮助。同时，高职院校还可以通过对档案资料的分析发现离退休教职工中尚可发挥余热的人员，挖掘离退休人员中的能量，为学院的教育教学改革服务。比如，学校可以聘请身体状况良好、专业经验丰富的离退休人员成立科研协会，指导在职教师、在校学生的科研工作；还可以邀请曾经担任管理者的离退休人员参与学校的党团工作当中，为组织的建设发展出谋划策，从而促进高职院校在新时期更快更好地发展。由此可见，通过对离退休人员档案进行开发利用，不仅丰富了他们的晚年生活，还为他们发挥余热提供了舞台，对于学校和离退休人员来说实现了双赢，值得提倡和推广。
3 结语
综上所述，高职院校离退休人员档案管理涉及的内容比较复杂，类别多样，因此在管理过程中要强调规范化，还可以通过建立档案信息化管理系统来提升离退休人员档案管理水平，高职院校还要充分利用档案资料来为离退休人员服务，并挖掘其价值，使离退休人员继续为学校的发展服务。
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