基层单位声像档案管理工作之我见
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
从声像档案的内涵来看，其乃是个人、组织和国家在社会活动过程中，将具备利用和保管价值的影音、视频、音频等资源进行科学地归档管理所形成的新型档案形式，此种档案形式能够以直观的音频资料和视频资料实现对过往事件的客观记录，因而可以说，它是档案的重要组成部分，具有直观、形象、生动、真实的特点，可作为其它档案资源的有效补充，有很高的社会价值和历史价值。加强声像档案管理工作，对于丰富档案资源、服务经济社会发展具有十分重要的作用。为此，下面我们将对声像档案的优势与基层单位声像档案管理现存问题及解决策略展开探讨，以供参考。
一、声像档案的优势
声像档案具有直观的形象性，可作为其它档案资源的有效补充，因此具有纸质档案所不具备的优势。
1. 直观的形象性
从声像档案的内涵层面来看，此种档案信息资源以音频、视频等形式存在，故而通过音频、视频的形式，能够实现对其所承载的事件的客观、详实记录，使档案信息更具有直观性与形象性。而且相对于纸质档案来说，声像档案可信度相对更高一些。因此，对比于传统的纸质档案而言，声像档案资源所具备的优势是纸质档案所难以与之比拟的。
2. 可作为其它档案资源的有效补充
尽管声像档案具备了传统纸质档案所无法比拟的优势，但这并非意味着传统纸质档案即将消亡，恰恰相反，此种档案载体同传统的纸质档案载体完全可以相辅相成、互为佐证。如以会议档案为例，会议所形成的决议、会议记录等，均为纸质档案形式，而参会人员的照片、发言情况以及会议进程等，均可以通过声像档案的形式加以保存，如此一来，在研究者需要对该次会议的情况进行研究时，纸质档案与声像档案能够从不同方向使研究者了解到会议的整个过程和全貌，从而使研究者对该次会议的研究结果更为真实、可信、直观。
二、基?拥ノ簧?像档案管理中存在的问题
当前，基层单位声像档案管理过程中存在着很多问题，如声像档案保管条件差，难以长久保存；声像档案收集整理不规范，流失严重；声像档案格式不统一，资源不共享等，这些问题亟待引起重视，如果不加以解决，很有可能会影响到基层单位声像档案管理的有效性。
1. 声像档案保管条件差，难以长久保存
从档案储存来看，声像档案载体制作材质的特殊性，使得档案管理人员在对此类档案资源进行归档管理过程中，必须采取根据其制作材质的物理特性，制定与之匹配的保管策略，并选择与之匹配的保管措施。不过从当前国内大部分基层单位档案管理工作的践行情况来看，因未能对档案管理工作给予足够的重视，因而多未能在声像档案保管过程中做到同其它档案保管方式的区别对待，多简单地将此类档案同其它类型档案混同管理，故而在实践中极易导致声像档案因保管不当而发生受损现象，诸如光盘表面出现划痕而导致无法正常播放等问题。
2. 声像档案收集整理不规范，流失严重
从归档工作的要求来看，对于声像档案的归档工作必须遵循严格的归档原则。举例而言，档案管理工作者在进行照片归档时，应当将用于照片冲洗的底片或者电子照片进行同时归档处理。然而在实践中，相当一部分基层单位的档案管理部门对此未能引起重视，在对声像档案进行归档处理过程中过于随意，如在收到各部门提交至本部门的照片之后，将其随意置于一处，未能按照归档要求进行分类保管，且多数照片、底片早已分家或已无底片。有很多十分具有价值的照片没有及时归档，如此便失去了其保存价值与利用价值。录音、录像带的归档管理则更令人担忧，由于各个单位不够重视，没有很好的保存声像档案，很多原始录音与录像都流失了。此外，基层单位的各个部门与工作人员手中通常会掌握声像档案，出于各种原因，不愿意配合档案管理部门保存声像档案资料，如档案的文献价值较高时，其往往在档案管理部门要求及时进行归档时不予配合。
3. 声像档案格式不统一，资源不共享
声像档案不同于纸质档案的是其由声音、视频、图片所构成，需要统一的格式才能进行查阅、保存和共享。然而，当前基层单位的声像资料在产生时往往不是由专业的摄影摄像专业人员进行现场录制或指导的，往往是由相关职能部门工作人员进行摄录，而相关工作人员在没有经过专业的技术培训，不会考虑图像角度、像素的大小、存储的格式、正光侧光逆光等问题，导致拍摄出的影像成像质量不高，没有形成统一的格式，直接影响了声像档案的质量，降低了声像档案的数字化工作效率。更为关键的是，由于声像档案格式不统一，导致各个单位的很多声像档案资源不能够形成有效的共享和充分的利用，影响了声像档案作用的充分发挥。
三、基层单位声像档案管理的改进措施
解决上述问题，基层单位声像档案管理部门应当积极创造条件，以改进声像档案保管环境，规范声像档案保管流程，统一声像档案格式。
1. 规范声像档案保管流程
面对基层单位档案管理工作存在的诸多乱象，最为行之有效的方法便是制定严格的规范，进而实现制度化管理。具体而言，应当从如下方面着手实施：采取分年度整理，把一组具有共同主题、内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型、问题、案卷号组成案卷，集中编放的编制模式。按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善这一编制模式。如在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，就将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌，为了弥补这一分类方法的不足，在声像档案与其对应的纸质档案可作出参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和利用。此外，基层单位档案管理部门应当确保制定的各项制度在实际工作中得到真正落实，如此才能够使声像档案得到最大化利用，并且提升档案管理工作的实效性。 2. 统一声像档案格式
档案管理工作的目的在于为利用者提供足够的素材。因此，基层档案管理部门应当通过数字化技术与网络化技术，实现声像档案的线上分享与利用，从而提升声像档案的利用效率，避免其在档案室中“沉睡”。为此，基层单位档案管理部门应当创设档案资源信息库，将声像档案资源的内容录入数据库之中。同时，为便利声像档案利用，基层单位档案管理部门应当进行分类管理，区别对不同类型、不同内容的声像档案进行分类管理，建立不同类别的声像档案，并在此基础上建构不同的数据库。比如：针对高校教学教育工作的特点，以及学生的发展情况，可以将高校在线数据库分为三个类别：高校教学数据库、教研在线数据库、学生在线数据库等。为了使数据库的利用价值更高，在建设过程中，应该以单位的实际情况为参考依据。有的单位由于行业原因，需要对大量的声像档案进行管理，工作量比较大，再加上声像档案管理的工序本来就比较复杂、烦琐，增加了管理的难度。故而，基层单位完善相关管理制度，制定严格的数据库管理制度，确保数据库能够稳定运行，以便在此基础上使声像档案数据库的创设目的得以真正实现。
3. 改进声像档案保管环境
声像档案对于保管环境是有一定要求的。根据《声像档案管理办法》，声像档案中的照片档案的保管环境温度要求是14～24℃，相对湿度应保持37.5%～67.5%，录音、录像带库温应保持18～24℃，相对湿度??保持40%～60%。对于照片底片、录音录像带等不得进行平放，同时应基于防磁化的考虑，将之保存于专用的防磁柜内。考虑到大部分基层单位受办公条件的限制，尚且无法确保相关设施添置到位，因此，基层单位档案管理部门应当从如下方面着手：1、将声像档案进行独立保管；2、利用温湿度表，对档案室内的温度与湿度进行严格控制，同时应当避免光源直射和磁场影响等，从而延长档案材料的使用周期。按照《声像档案管理办法》规定，声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每十年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。此外，基层单位档案管理部门还应当注意对声像档案进行数字化存储备案，以免因档案发生损毁而无法挽回。
四、结束语
声像档案资源能够实现对历史事件的真实、客观记录，通过对声像档案资源的有效开发，能够为基层单位管理者进行决策提供重要的依据，也为研究者提供全面的研究素材，这也是当下和未来一个时期基层单位档案管理工作的重要内容。希望通过本文的论述，能够使基层单位档案管理部门对声像档案的管理目标更为明确，思路更为清晰。
