高校财务“报销难”的原因与对策探析
中图分类号：F234 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）007-0-02
近年来，随着高等教育事业的飞速发展，高校办学规模不断扩大，经费总量与日俱增，经济活动也日益复杂，使得财务报销业务量及报销难度大大增加，以致于“报销难”的问题逐渐凸显。财务报销是高校财务管理工作中的基础，因此提高财务报销效率，提升财务服务水平，已成为当前高校财务管理工作改革的重点。
一、当前高校财务报销存在的主要问题及“报销难”的原因分析
1.财务人员没有与经费总量同比增长
随着高校进一步发展，高校经费来源日益广泛，经费总量不断扩大，同时由于来源渠道日益多元化，导致高校财务关系也愈加复杂，加之近年来国家财经政策总体收紧，所有这些都导致高校财务报销的工作量成倍的增加。但是由于编制的关系，财务人员却不可能同比增加。以笔者单位为例，如表1所示。2006、2016前后十年，经费总量翻倍，科研经费更是增长了近八倍，但财务报销岗位才增加了一个。
2.报销模式有待创新
目前，高校财务报销模式主要有三种：传统窗口报销、信封投递式报销、网上预约报销，各种模式都有其优缺点，网上预约报销模式成为一种趋势。网上预约报销是指报销经办人通过“网上预约报销系统”，填写报销单，预约报销时间，并在约定的时间到报销大厅的对应窗口办理报销业务。其优点是，能有效的控制预算、报销经办人不用排队等候、通过预约系统能实时跟踪该业务的处理进程；其缺点是，因为预约号有限可能会出现抢号的现象，同时当报销单手续不全或内容不清时，财务人员没法当面同报销经办人进行沟通，需电话联系经办人等待其来报销大厅处理，碰到这样的情况会耗时较长。笔者单位当前以网上预约报销为主，该模式虽然获得多数老师好评，但也碰到了不少问题，其中最为突出的是财务人员日均处理的业务量明显下降了，原因是出现问题没法当面沟通而是电话联系押后处理，这无形中延长了每笔报销的单位时间，降低了报销效率。
3.报销经办人员不固定，信息不对称
当前，高校并没有明确的制度规定财务报销必须由固定的财务经办人员进行报销，只要涉及相关的经济事项，每一个师生员工都有可能是财务报销业务经办人员，人员数量多且流动性大，他们对财务专业性知识了解较少，这给财务核算人员宣传、解释及指导财务报销知识带来很大的困难。此外，由于国家不定期的出台相关财经政策、学校内部也会不断修订各项财务规章制度，财务人员能够进行及时的更新，但是对于广大师生来说，由于信息不对称，他们对这些新规定新制度没有更新，等到实际报销时误以为是财务人员有意为难，甚至产生意见分歧，这些都影响着财务工作效率及师生对财务服务的满意度。笔者单位当前报销单合格率不高，主要的原因就是信息不对称，客观上导致了“报销难”的情况时有发生。
4.报销时间安排不尽合理
由于高校教师在平时大多忙于教学科研工作，疏忽了财务报销，而在经费要被收回或发票要过期时才产生紧迫感，将积攒已久的发票集中报销。然而集中报销并不能达到预期的效果，一方面，老师在短时间内填写大量的报销单肯定容易出错，加上本身对报销规定了解不全，报销单的合格率势必不高，极易出现退单；另一方面，月底、期末、年末时财务部门工作本身很忙，大量的报销业务势必会给财务人员带来巨大的心理压力，报销人员在报销的过程中也容易产生焦虑的情绪，此时双方在沟通时容易产生障碍，这在一定程度上势必会影响财务报销的效率和服务质量。笔者单位每年都会出现这样的现象，报销高峰期主要集中在每年的3、6、9、12月，尤以年底最为突出。
二、高校财务报销问题的优化对策
1.增加财务人员数量，增设报销岗位
当前高校财务“报销难”最主要的原因是人手不足。业务量增加了，业务复杂了，但人员却得不到增长，两者之间存在强烈的矛盾。应当适度扩大财务人员规模，增加人数，增设报销岗位。财务部门领导应如实向校领导汇报情况，积极增取人员编制。在正式编制没有的情况下，可以申请增加编外人员。同时，增设财务报销实习岗位，鼓励财会专业学生来实践实习，对他们进行业务培训，让其辅助财务人员处理一些简单的工作内容，如前台引导、发票合规性检查、发票金额累加、会计档案整理等。只有人员配备充足了，财务人员才有足够的时间进行思考和判断，才能提高财务报销工作质量，并最终提高财务报销效率。
2.配置财务初审员，搭建起财务人员和报销人员的沟通桥梁
在国家财经政策、高校自身财务规定总体收紧的情况下，报销业务的合格率越来越低，这就意味着财务沟通和协调成本越来越高，是导致财务报销低效率运行的直接原因。结合笔者单位实?H，建议应在报销大厅配置财务初审员。财务初审员类似于商业银行的大厅经理，其主要职责是收集报销单并进行初审，对于明显有问题的单据当面退给经办人，同时指导其如何补办手续，初审通过的单据由其按预约窗口分派给制单人员，初审过的单据审核通过率会大大提高，避免了二次返工，这样也提高了报销效率。当然，初审员需要全面了解学校的各类报销规定，清楚各类财务流程。在职责履行中，初审员可以为报销人员解答报销中遇到的疑问，协助文件解读、政策答疑，协调解决财务人员与报销人员之间的矛盾分歧，维持报销大厅秩序。
3.加强政策宣传，推行财务报账员制度
财务部门要加强政策宣传力度，普及财务报销知识，解决信息不对称问题，实现报销工作由事中控制、事后控制向事前控制转变。首先，加强财务部门网站建设，将报销中涉及到的国家财经法律法规、高校财务规定、经费报销流程、费用支出范围等报销知识通过网络进行公开，以方便报销人查询；其次，开通电话热线、QQ群、微信群等咨询平台，为报销人提供咨询服务；第三，不定期开展报销业务培训会或讲座，让全校师生全面地掌握财务报销知识，了解财务报销的流程与要求。同时，推行财务报账员制度。财务报账员制度是指经二级单位推荐，财务部门为校内各单位选拔固定的、业务熟练的报账员，一般情况学院安排2人左右，职能部门安排1人左右，由财务部门对其进行全面的报账培训，定期对他们普及财务报销知识，其主要工作职责是负责宣传财务知识和本单位财务报销工作。
4.引导师生报销分流，合理安排报销时间
为解决报销时间过于集中的问题，缓解集中报销带来的压力，财务部门可以采取报销分流措施。对于大多数高校来说，财务报销工作的高峰期一般集中在6、9、12月，大多是学期末或年末的时间，学期中间则相对轻松。针对这种情况，财务部门应该有目的地引导各学院分散报销时间，避免造成集中在期末报销的拥挤现象。高校财务报销中大部分是科研经费报销，尤其要重视科研项目的报销引导，财务部门应当联合科研部门督促科研项目负责人分阶段合理使用经费，及时处理手中的票据，不要堆积到年末或项目结题前进行。
5.加强财会队伍建设，提高财务人员素质
报销效率的提高离不开高水平的业务能力。（1）加强会计人员职业道德培养，建立良好的职业习惯与品质；（2）及时组织学习国家及学校新出台的各类财务规章制度，全面、准确地掌握新政策的各项内涵，做到与时俱进；（3）真正落实每周五下午的财务内部学习制度；（4）财务软件是财务人员做账的工具，只有熟练掌握软件的使用，才能提高工作效率，应定期组织财务人员去财务软件公司培训。
针对普遍存在的高校财务“报销难”问题，各高校要结合本单位的实际情况，采取相应措施消除财务报销问题，提高财务报销效率，努力提升财务管理和服务水平。
