做好高校制发人事档案证明工作的思考
档案证明是档案馆（室）根据有关档案用户的询问和申请，为核查某种事实在馆（室）藏档案中记载情况（有无记载和如何记载）而编制的一种书面证明材料。[1]制发档案证明，是档案部门开展档案提供利用服务的方式之一。高校人事档案能准确真实展现高校教师的德、才、能、绩，能反映出其个人经历、工作表现、学习培训、奖惩、工资收入、出国出境、政治历史等各方面的情况。教育部网站2013年9月4日公布，我国现有普通高等学校2442所，教职员工225万多人。[2]如此庞大数量的档案个体，对高校人事档案管理工作提出了新要求，再加上近年来人事档案社会化进程的不断推进，高校的人才流动、职称评审、职务聘任等越来越受到关注，人们对人事档案利用服务工作的要求越来越高，制发档案证明作为档案利用服务的一种方式，需要进一步加强管理，提高制发档案证明工作的规范性，从而更好地满足利用者的需求。
1 做好高校制发人事档案证明工作的思考
（一）明确制发人事档案证明的范围
制发人事档案证明要求档案部门既要坚持档案利用服务的原则和政策，又要坚持以人为本，充分发挥档案的参考和凭证价值，满足利用者的合理需求。高校人事档案利用服务需实行内外有别，内部利用主要包括本单位组织人事部门、纪检监察部门等职能部门利用，人事档案本人及亲属利用两种情况，外部利用主要指外单位的特殊需求。在制发人事档案证明时需综合考虑利用者的需求、服务范围和保密要求等因素。所以，人事档案利用方式之一的制发档案证明，需要明确范围，在一定条件下有区别的进行提供。
制发人事档案证明，内部利用需求是主体。在不违反保密规定的前提下应尽量满足内部利用者的合理需求。内部利用需求主要有以下几种情况：本单位组织人事部门因干部晋升、考核等对档案人进行考察和审批时需提供档案证明；本单位纪检监察部门对档案人进行了解和调查时需提供档案证明；人事档案本人因职称评审、学历晋升等事宜需从档案中提取证明；人事档案本人因办理社会保险、医疗保险、申请贷款、办理公证时需从档案中提供年龄、收入等方面的相关证明等；人事档案本人因入党、出国等政审时需要提供相关证明等等。
（二）合理选择人事档案证明的方式
人事档案证明根据档案内容、保密程度和利用者需求，可以分为档案原件复印、档案原文摘录，档案内容综合叙述三种方式。
一般在档案内容比较单一，无需保密或保密程度不高，按需要又必须出具原始档案材料的情况下，人事档案部门可以选择档案原件复印的方式来制发证明。如人事档案本人考学、求职时需要成绩单，可以提供学习成绩单的复印件；职称评审材料中需明确申请人的原职称，可以提供人事档案本人原职称评定材料的复印件等。档案原件复印真实、准确，能更好的体现档案的原始凭证价值。档案原件复印应保证档案原件复印材料的真实性与规范性，超过一页时需加盖骑缝章；应严格控制复印数量，除利用机构举证要求提供多份以外，原则上只提供一份作为证明；应加强对档案保密性的审查，确实需要将涉密档案作为证明进行复印时，必须要履行严格的审批手续等。
针对内容比较多，条理性比较强的档案材料，人事档案部门一般可以选择引用或摘录档案原文中能说明问题的一段文字，作为制发档案证明的方式，这称为档案原文摘录。如为组织人事部门审核人事档案本人的年龄、工龄、学习和工作经历情况等证明；为公安、司法、纪检等部门办案提供相关证据等。档案原文摘录应做到引用或摘录的内容与原文相符，要保证原文意思的完整性，不能随意增加或删减能说明问题的字句，更不能断章取义。
2 统一人事档案证明的格式标准
目前，各高校人事档案部门制发的档案证明缺少统一的格式标准，随意性较大，有的只是在普通白纸上写上一段证明文字，这在一定程度上影响了档案证明的权威性。因此，制发人事档案证明应遵循统一的格式标准，最起码一个单位所制发的档案证明要执行统一的格式标准。
人事档案证明可以如介绍信一样由单位统一印制，带有“档案证明”抬头。也可以统一使用现成的印有单位名称的信笺纸。不管采取哪种形式，都需要包括编号、标题、正文、证明人及联系方式、证明机关署名及印章五个部分。
3 规范制发人事档案证明的工作流程
人事档案部门制发档案证明应制定严格规范的工作流程，一般包括接受申请、查证档案、制定证明、审核批准、出具证明、备份归档六个步骤，每个步骤均有明确的任务和要求。
接受申请。审查利用者提出的口头申请、在线申请、书面申请等，对利用者的资格、要求档案证明的目的、范围和内容进行审查，从而确定是否接受申请，对不予受理的申请应说明原因。
查证档案。根据利用者的申请，分析并查证所涉及到的人事档案，查找档案中的相关内容和证据，研究是否能满足利用者的利用需求。
制定证明。根据档案内容分析结果，结合利用者需求，从档案原件复印、档案原文摘录，档案内容综合叙述三种方式中选择适合的方式并形成证明材料。档案证明的格式要规范统一，由编号、标题、正文、证明人及联系方式、证明机关署名及印章五个部分组成。
审核批准。人事档案部门负责人对档案证明进行审核，涉及到关键问题和重要内容的档案证明还需要请单位负责人进行审核。证明的撰写人和审核人需要签字。
出具证明。对制发的人事档案证明进行登记、加盖公章后发出，领取证明的人也需要签字。
备份归档。人事档案部门对出具的档案证明应保存备份，定期归档，以备核查。
四、做好高校制发人事档案证明工作的相关保障
做好制发人事档案证明工作，除了要明确范围、选择恰当方式、使用统一格式、规范制发流程以外，还需要做好相关的思想保障、制度保障和人员保障。
思想保障。高校需进一步提高对人事档案利用工作的重视，改变“人事档案重在保管”的思想，尤其要充分认识制发档案证明在档案利用工作中的地位和作用。加强宣传、规范管理，提高领导、人事档案管理者、利用者和人事档案本人等所有人的认识和重视程度。
制度保障。高校的人事档案部门应结合本单位档案工作的实际情况，制定适合本单位档案机构的相关规章制度，如《人事档案证明管理规定》、《人事档案利用服务工作规定》等，从制度上规范制发人事档案证明的工作流程、制发范围、制发方式、格式标准等。
人员保障。制发人事档案证明工作应由专人负责，可以参加档案利用方面的专门培训，在保证档案证明内容准确的基础上，进一步提高档案原文摘录和档案内容综合叙述的质量，从而更好地满足利用者的需求。
