基于工作流引擎的高校协同办公系统建设研究
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）15-0088-02
随着高校网络建设的快速发展，高校管理信息化日趋成熟，为了提高工作质量和效率，各高校均建立了相应的办公自动化系统。办公自动化系统的应用给高校的管理工作带来了极大的便利，为学校的教学、科研、管理工作提供有力支撑。近些年来，随着国家大力推进高等教育改革与发展，国内高校规模快速发展壮大，招生人数和新校区建设数量持续增多，教学科研管理部门以及行政办公部门的工作量与日俱增，部门之间高效便捷的协同工作变得越来越重要，虽然高校通过建立相应的办公自动化系统辅助工作，但传统自动化办公系统的功能处理相对独立，从信息共享到信息流转的过程复杂，效率较低，交互协作性较差，难以满足高校各学院、各部门的统筹管理整体需要，因此从高校发展和管理的角度迫切需要开发建设一套高度集成化的协同管理办公系统。
1 工作流管理技术
1.1 工作流的概念
目前对于工作流，尚未有组织及个人给出过标准定义，但已给出过的描述中都明确了工作流的本质：工作流是根据已定义的一系列规则，在执行者之间把数据、文档、信息或任务完成传递，实现办理某些事项及任务的目的，即通过计算机实现事务处理的自动化。比较典型的工作流定义源自工作流管理联盟（Workflow Management Coaliton，简称WfMC）给出的定义：工作流是一个业务过程部分或全部地用计算机自动执行[1]。
1.2 工作流管理系统的功能
工作流管理系统就是一个独立的软件系统[2]，用来定义、管理、执行、控制工作流实例的执行。工作流管理系统并非是具体的业务系统，而是为业务系统的具体实现提供支撑环境。工作流管理系统中可以运行一个或多个工作流，通过管理、执行已定义的工作流实现具体的业务管理。
2 工作流引擎基础模型
高校协同办公系统由一个或多个工作流引擎组成，工作流引擎主要基于三个概念构造，分别是信息、角色和控制中心。信息定义了需要传送的数据；角色是工作流中人员或逻辑的表示；控制中心决定工作流的流向。
2.1 信息模型的建立
信息是指办公协作中需要传送的数据的总称，研究建立信息模型，能将实际业务转化成工作流过程中需要传送的数据支持通过信息模型进行自定义，并生成相应表单进行数据传递。该信息模型应支持字段名称、字段显示名、字段类型、表现形式以及显示顺序等的自定义。
2.2 角色模型建立
灵活的工作流模型应支持对参与者及各参与者之间逻辑关系的自定义。研究建立角色模型，支持工作流中人员及逻辑的灵活多样的定义形式，以满足工作流建立具有良好的可扩展性。
角色模型主要用于控制流程中的参与者，即每个流程节点的操作者。操作者的设置应该尽量灵活，以确保流程搭建易于维护、易于扩展。
操作者支持指定固定人员、指定角色、按部门进行限制、按创建人进行指定、根据表单填写内容进行指派、根据矩阵进行查找等多种设定方式，以满足不同用例场景下的设定需求。
指定固定人员的这种设置方式，简洁、明了，适用于使用该系统的初级用户。但是该设置方式不利于后期维护，若后期操作者需要变更时需要通过更改流程设置来进行变更。指定角色的方式，相对比指定固定人员来讲，后期维护更加便捷，只需对角色中的人员进行维护便可达到更改目的。按部门进行限制，适用于不同部门指定不同操作者的?鼍啊＠?如，根据申请人的部门，择定本部门的人员进行审批。按创建人进行指定的方式，支持与创建人的多种逻辑关系进行设置，有创建人本人、创建人直属领导、创建人下属、创建人同部门的不同安全级别的人员等，这种设定方式灵活易于维护，且与流程创建者的关系一目了然，但是要求组织架构层次足够清晰。
2.3 控制模型建立
流程的有效控制直接关系到业务流程化的实际效果，因此建立高效可靠的控制模型显得尤为重要。控制模型是工作流引擎的控制中心，将信息模型及角色模型有机地结合在一起，完成整个业务转换工作流的有效控制和协调。控制模型需包含审批、提交、回退、会签及加签等多种控制方式。本文共设计了以下几种控制模型：
1）流程单起点单终止模型
流程单起点单终止模型如图1所示，每个流程至少有一个创建节点和一个归档节点。
2）串行模型
串行模型如图2、图3所示，是最为简单，也最为容易理解的模型。按照预定的任务列表，有序的执行。
3）会签模型
并行会签模型如图4所示，也叫“And模式”。是指在流程运行过程中，因为不同的条件或情况，或者处理的业务需要多任务并行处理，而产生了流程分支。并行开始步骤必须与汇聚步骤成对存在。都执行完后，才能激活后续的任务。
4）异或模型
异或模型如图5所示，是指当一个任务处理完后，发现其后面可允许走多个分支流程，但只允许选择其中一个分支运行。可以根据规则自动选择分支，也可以人工操作选择。
5）回退模型
回退模型如图6所示，审批环节的任意审批节点都可以将任务退回给创建人。根据实际需要，审批节点也可将任务退回到该节点前的任意审批节点。这些路径都认为是合的。
3 基于工作流引擎的协同办公系统建设
基于已经建立的基础模型，建立灵活易用的工作流，实现将日常管理业务电子化，促进业务工作的规范化，而且能将因业务调整而带来的不利影响明显减少。在新形势下，为高校提供一个更加智能、便捷的协同办公平台。
工作流的实现主要按照提取流程，建立信息模型，设计控制模型，配置角色模型的步骤完成。例如我校的发文审批流程，首先提取工作流程，开始由拟稿部门进行起草，完成内部审批后交由学校办公室，学校办公室收到文件后交由秘书科进行文件编号，然后递送到办公室主任处进行审批，审批通过过后办公室主任选择校领导进行审批，校领导审批后办公室主任再选择是由校长签发还是党委书记签发，领导签发后流程进行归档处理。
信息模型的建立，设计表单包含发文审批要填写的所有内容，设置字段名称、字段显示名、字段类型，显示顺序，表单的显示模板等。设计控制模型选择已建立的串行提交、审批及回退模型。设置办公室秘书科科长、办公室主任、校长、书记等角色控制第三、四、六、七节点的操作者，通过选择创建人上级控制第二节点操作者，通过表单填写指定人员控制第五节点操作者。设计完成的工作流程如图7所示。
4 结束语
本文针对高等院校的自动化办公管理模式的现状，探讨基于工作流引擎的协同办公系统应用研究，在传统自动化办公系统的基础上引入工作流引擎模型，通过建立灵活易用的工作流将不同院系、部门以及教学、科研、行政管理事务等根据实际情况形成规范化的信息传递和审批管理流程，通过统一的平台整合高校相对独立又互相关联的各项细碎具体的事务，在信息有效共享的同时大大降低了实际工作中协同业务的开展难度，提高了工作效率尤其是多部门关联的复杂事务，很好地为高校院系和各部门搭建了高效沟通的信息化桥梁。
