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浅析信息时代的电子档案安全管理问题

出处:论文网
时间:2019-01-09

浅析信息时代的电子档案安全管理问题

  对于电子档案来说,就是利用计算机信息系统,来处理和保存相关社会实践过程中具有一定保存价值的材料。相比于纸质档案管理,电子档案具有其自身的独特特点,这无疑也会带给档案管理工作不小的挑战。当前的信息技术发展非常之快,呈现出大量信息共享的特点,在档案信息公开的背景下,电子档案安全管理问题成为各方关注的焦点问题,应该引起足够的重视。

  一、信息时代电子档案的安全隐患

  (一)电子档案的信息安全隐患。由于电子档案不受时间、空间的限制,并不具备传统的纸质档案的物理特性,很难摆脱计算机的依附性。所以说,脱离计算机系统的电子档案则不现实,主要表现在物理性实体状态的缺失方面,所以,电子档案则具有更为严峻的信息安全管理方面的问题。比如,互联网中的黑客入侵、病毒攻击,这些都给电子档案的传输、获取、共享带来了很大的风险。同时,电子档案还存在容易被篡改的问题,使得信息完整性、真实性受到挑战,互联网所具备的共享特点也不利于实现电子档案的保密性要求,当出现网络瘫痪或者故障的情况下,则面临着很大的危机。

  (二)电子档案的载体安全隐患。分析信息时代电子档案管理,其正朝着实体控制向智能控制的发展趋势,增加了电子档案管理中的载体安全性问题。计算机数字技术则是电子档案出现的基础,只有保证依存环境下的智能载体安全,才可能实现电子档案的可利用性。同时,部分电子档案管理的环节还存在一定的安全隐患问题,比如,相关的办公环境、计算机机房、档案信息库房等场所,没有按照国家电子档案管理的要求进行配置,缺乏相应的监控系统,具有不完善的防火防水设备,特别是没有配置电磁信息辐射泄漏防护设备、抗电磁干扰保护设备等,这些都会造成电子档案安全性受到很大影响。另外,部分管理人员并不了解电子档案光盘材质性能,不能为其提供良好的保存环境,产生氧化反应则会影响其使用寿命。

  (三)电子档案的制度安全隐患。电子档案的社会化服务具有比较广泛的内容,具体包括,档案外借制度,档案信息浏览制度以及档案复制制度等方面。当前,针对电子档案管理的对外服务方面还存在很多不完善的内容,服务制度还有待于进一步完善,比如,电子档案的使用权限、电子档案借阅权限,相应的内容加密处理、严禁拷贝措施等方面,存在较为模糊的管理分类问题。同时,内部管理人员的档案应用权限也存在一定的问题,没有全面的控制和监督体系结构,主要表现为:一是,内部人员非法外传电子文档的问责落实不到位。二是,在进行调用电子档案的过程中,无法有效实施有效的监督管理。

  二、信息时代电子档案的管理策略

  (一)进一步提升电子档案存储保管工作,确保电子档案载体的安全性,应将核心工作落实在电子档案的存储保护中。一方面,应该重视电子档案的外部存储环境的保护问题,并根据规范标准要求,做好相关的有害物质检测分析工作,调试适宜的温度湿度,重视磁场电场的干扰问题,防止电子档案由于机械冲击力而受到损坏的可能,结合国家标准条件来规范储存条件。另一方面,从存储光盘材质本身考虑,管理人员应该具有高度的责任感,为避免意外擦伤情况出现,或者造成不必要的触摸与挤压痕迹,应及时检测和拷贝电子档案信息,以期实现其长期可读性要求。

  (二)进一步加强管理人员专业信息素养的提升。为了保障电子档案信息安全,管理人员应该具有足够的信息化专业素养,应该有处理必要的信息技术的能力,结合实际的管理要求,应该重视以下几各方面:一是信息数据备份,这是电子档案安全管理的重要环节,对于防止信息失真、丢失则是非常关键的环节。二是信息加密,结合非授权用户的窃听和破坏行为情况,在非公开档案的传输过程中,应该应用必要的加密处理。三是访问权限控制问题,获得有效的控制访问权限也是网络安全的重要策略方针,保证实现具有权限的用户的合法操作。四是重视病毒防护,管理人员应该重视网络病毒的发展情况,积极采用有效的杀毒防毒措施,保证档案信息库不受病毒侵害。

  (三)结合实际逐步完善电子档案使用监督体制。在档案信息化管理的背景下,由于其管理职能向社会服务职能过渡中存在安全隐患问题,应进一步完善电子档案的监督体制。首先,对于电子档案的密级划分标准进一步完善,结合不同密级要求采用相应数据库进行存储,保证其满足规范化、秩序化的要求。其次,结合电子档案的内部管理人员、外部应用人员的不同使用情况,设置不同的安全密级保护,这样能独立监控他们操作的合法性。再次,结合档案的保密登记情况,对于系统开放情况以及用户范围进行明确,杜绝出现跨级服务情况。最后,实施电子档案管理则是为了进一步提升电子档案的应用率,提升电子档案信息交流的便捷性、高效性。

  三、结语

  结合快速发展的信息技术背景,电子档案管理工作中,应符合电子档案自身的特点,一方面,应充分利用好计算机和网络技术,重视系统的硬件化建设,还应该从实际出发,做好系统的软件建设,进一步完善电子文件及电子资料管理制度,提升管理人员的综合素养,进一步做好各个环节的管理和沟通工作。

浅析信息时代的电子档案安全管理问题

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