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浅谈企业档案管理信息化

出处:论文网
时间:2019-01-17

浅谈企业档案管理信息化

  【Abstract】Enterprise archives management is an important part of enterprise management. With the rapid development of social information, the information management of enterprise archives is imminent. This paper discusses the necessity of archives management informatization and how to realize the informatization of archives management.

  【Keywords】enterprise management; enterprise archives; information management

  【中?D分类号】G271 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069(2017)05-0132-02

  1 引言

  档案管理信息化是指在档案管理过程中全面应用计算机等现代信息技术,对档案信息资源的收集、整理、著录、鉴定、利用等进行处置、管理,实现档案管理现代化的进程。

  2 企业档案管理信息化的必要性

  随着社会信息化发展步伐的不断加快,各种档案资料的不断增多,纸质档案自然老化和人为损害、查找利用率低的问题日益突出,传统的档案管理模式已经无法满足档案管理的现实需求,档案管理模式应当由以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。首先,档案管理信息化可以省去人工整理档案的时间,减少档案管理所需的人力、物力 、财力,可以改进档案管理工作,进一步提升档案管理工作的效率。其次,档案管理信息化能节约存储空间,快捷传输,方便检索,提高查询速度和准确率,既可以节省空间,减少管理成本,又能节约资源,为企业管理决策提供可靠的信息,提高档案的使用价值。再次,档案管理信息化能实现档案信息资源的实时性与动态性,随着计算机技术和网络技术的广泛应用,有利于实现企业档案信息资源共享,便于对信息资源的整理和加工,让利用者以更快捷的方式获取所需要的信息资料,提高服务的智能化和人性化水平。

  3 如何实现档案管理信息化

  档案管理信息化包括档案资源数字化、管理科学化、信息安全化和利用网络化。

  3.1 档案资源信息数字化

  一是馆存档案资源数字化。随着计算机技术和信息技术在档案工作中的应用,档案数字化已成为一种必然趋势。档案数字化指采用扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术对以纸质档案、照片、录音、录像等为载体的各种档案进行数字化加工,将其转化为能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。根据2005年国家档案局、中央档案馆印发的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》(档发[2005]1号)、《全国档案信息化建设实施纲要》(国档发[2002]8号)等文件的要求,企业应将“加快现有档案的数字化进程”列为主要任务,采用现代信息处理手段,本着统一规划、分级建设、安全保密的方针,以文档一体化为原则,推动现有库房档案的数字化进程,逐步完成馆藏档案数字化和著录工作。为保障数字化进度和效率,企业要优先开展开放档案、珍贵档案、易损档案、高利用率档案的数字化处理,待条件成熟后,再对剩余档案进行数字化处理,逐步拓宽档案数字化覆盖面。在推进档案数字化工作过程中,要严格遵守保密规定,遵循工作标准,做到流程规范、存储格式统一、字段完整,保障档案数字化的质量。实施数字化既减少了对档案原件的损坏,节约了保管费用,降低了档案原件丢失的风险,又推进了档案信息化建设[1]。

  二是电子档案软件管理化。是指将数字化后的档案和现有的电子档案利用档案管理系统软件进行系统整理、排列、著录、统计和提供利用,实现电子文件和电子档案的规范化管理,逐步建成档案信息网络,实现档案利用网络化,这样省时省力,减轻了档案人员的劳动强度,大大提高了工作效率,档案人员有时间深入挖掘档案信息,加强档案编研工作,精心选题,打造一批有助于弘扬正确历史观,有助于丰富职工精神文化生活的企业档案编研成果,在企业文化建设、职工教育等方面发挥积极作用。

  3.2 档案管理科学化

  档案信息化让档案管理焕发了新的生机,企业应运用科学的管理方法和制度,推动档案管理的发展。第一,整章建制,实现管理规范化。首先要结合档案数字化实际需要,制定档案数字化标准、工作规范和流程,避免数据在档案数字化及后期管理过程中出现流失泄密的情况。第二,要建立电子档案接收应用系统,按照《电子文件归档与电子档案管理办法》规范归档电子文件的收集、整理、存储、备份、鉴定、迁移、利用等工作。第三,要不断补充、修订和完善各项档案信息化管理制度,规范各部门的职责、权力和义务,推动档案管理信息化工作制度化、科学化和规范化。第四,加大物力财力投入力度。要实现档案管理信息化,首先需要配备计算机、扫描仪、服务器、光盘、网络等现代化设备。其次需要开发档案管理的相关软件和系统,以实现档案自动立卷、排列、编目、检索、标引、文档一体化、信息资源共享等档案业务和管理工作。第五,需要配备既懂档案专业知识又懂计算机信息技术和网络技术的综合型人才。因此企业要加大技术、资金、人员等方面的投资和支持力度,加快档案数字化、档案管理标准化、档案服务网络化进程。第六,加强和提高档案人员信息化管理意识和水平。数字化的档案、电子档案需要与档案管理信息系统软件连接建成健全的电子档案数据库,在企业局域网、专网利用计算机完成收集、整理、著录、统计和提供利用等工作。这就要求档案管理人员不仅要懂得档案专业知识,掌握编号、排列、编目、统计、鉴定和提供利用等工作流程,还要懂得计算机技术、信息技术、网络技术,能对档案进行数字化处理,做好资料编号及存储工作,建立数据库和索引目录,方便对档案信息的查询。目前多数档案管理人员计算机水平较低,因此,企业要加强对档案管理人员进行计算机相关学科的培训,为推进档案管理信息化奠定良好基础[2]。   3.3 信息安全化

  随着档案管理信息化的实现,信息化之后档案资料的安全问题就变得尤为突出,在企业局域网环境下,传输、存储和提供利用电子档案信息,可能造成档案信息的泄露、失真等不安全情况,影响档案信息资料的真实性与有效性。因此,要采取一定的措施确保档案信息安全。第一,建立相关制度。首先应制定确保档案在数字化过程中信息安全的制度,如严禁“一机两网”,档案数字化所用的计算机和网络要与其他网络物理隔离,严禁数字化加工人员带有存储功能的设备进入加工区等制度;其次应制定档案信息与网络连接和使用过程中安装防病毒软件、外接优盘、移动硬盘等相关规章制度,以确保档案信息安全。第二,设置访问权限。根据不同岗位和级别,分别设置一般访问者、特殊访问者和管理者权限,只有当访问者的身份通过档案访问权限验证后,才可进入档案查询系统利用相对应的已开放的电子档案,这样可以有效预防不相关人员随意查阅电子档案,提高了电子档案信息的安全性。第三,采取异地备份。首先是可以避免因当地自然灾害、社会灾害等造成的威胁档案信息安全的风险;其次是可以避免因操作不当、病毒侵害等造成的电子档案信息的丢失和损坏风险,从而最终确保电子档案信息的完整性、准确性和可用性[3]。

  3.4 利用网络化

  利用网络化是指企业通过局域网实施企业档案信息的管理、检索和提供利用,利用者不需去档案部门实地查找,在局域网或专用网上即可实现利用。利用网络化具有查找方便、检索速度快、可靠性高、保密性强等优势,能够最大限度地满足企业干部职工合法的各种利用档案的需求,有利于他们了解档案,增强档案观念,进一步认识档案的价值,从而扩大?n案工作的影响力,为企业档案管理信息化工作创造良好条件。

  4 结语

  综上所述,随着信息技术的飞速发展,企业档案管理信息化已成为必然趋势,因此只有完善基础设施设备和管理制度建设,加快档案数字化进程,将信息技术与档案管理相结合,推进档案管理信息化建设,才能与时俱进,更大程度地实现企业经济效益和社会效益的统一。

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