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办公自动化视角下的档案管理工作探究

出处:论文网
时间:2019-02-06

办公自动化视角下的档案管理工作探究

  中图分类号:G271 文?I标识码:A 文章编号:1003-9082(2017)03-0044-01

  一、引言

  档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动,具有一定的保存和参考价值。随着社会信息化的建设和发展,各行各业的档案管理工作发生了些许的变化,但是它的重要性没有变。如何在办公自动化的背景下,去提高档案管理的自动化水平成为了人们关注的焦点。

  二、提升档案自动化管理的重要性

  档案是每个部门工作的重要载体,这些档案是其开展活动和变更、建立资料的记录载体,是企事业单位、高校以及任何组织的重要依据和凭证,是历史资料。这些档案可以真实反映和记录组织的工作情况、资金情况等等,可以为国家和社会提供了有价值的服务信息。随着信息技术不断发展,档案管理逐渐的走向了办公自动化的进程,给工作人员带来了极大的便利。档案管理工作通过自动化的管理会加快档案管理工作人员收集资料、整理资料、归纳资料、分析资料档案的进度,大大提升了档案查阅与使用的效率。

  三、办公自动化环境下档案管理工作的现状分析

  1.档案自动化认识不足

  受传统思维和工作方式的影响,采用手工书写和人员整理的方式已经深入人心,虽然数据、信息众多、工作冗杂,但人们已经习惯了这种方式。要进行档案的信息化对于传统的人员设置、工作要求改变较大,进行企事业单位档案信息化很难得到档案工作人员的理解和接纳。随着互联网的发展,各个行业和部门积极利用这一便利基础,顺应时代发展要求,对于效率等各方面都有很大提高,企事业单位档案的自动化也是如此,不仅可以提高企事业单位档案的个人工作效率、提高企事业单位部门的整体职能效率,还有利于对企事业单位档案信息化模式的不断探索和完善,为我国企事业单位档案信息化的整体发展奠定基础。

  2.设备利用率低

  目前,档案部门也积极引入计算机等信息化设备,以便提高档案管理工作的效率,响应国家信息化战略。但实际上,目前我国企事业单位档案自动化设备大部分处于闲置状态、利用率偏低,只有简单的编辑、传输文件等功能被利用。各档案部门根据自己实际情况将已有设备利用起来或引入新的信息化设备是促进企事业单位档案自动化的下一步重要工作点。

  3.缺乏复合型的人才

  人是信息的使用者和传播者,所以档案管理员在科学化管理中有着非常重要的作用。国外学者Norris就曾指出过,员工在信息技术方面缺乏良好的培训,就不能将技术运用到他们的工作中去,就会阻碍工作的进程。除此之外,一项新的技术的产生需要一定的资金支持,主要包括硬件设施和人员的培训。所以,要想加强办公自动化管理就必须有充足的资金和设备要求。如果一个档案部门有资金去搭建一个自动化管理系统,对信息操作人员进行培训,必定会提升工作的效率。我国电子信息技术的发展速度跟不上其他发达国家的节奏,最主要的原因就是缺乏专业化的人才,缺乏与电子信息技术相关的人员,同样这种理念也可以运用到档案管理上面,档案信息化建设不足的原因也是如此,部分从业人员只能解决自己能力范围之内的事情,创新力度不足。复合型人才很少,也正是这方面的人才缺失阻碍了档案信息自动化的发展。

  4.安全性能低

  档案信息会在部门与部门之间、部门与外界之间进行传递,如果这些信息被盗,将会给企事业单位带来不可估量的损失。所以企事业单位在信息传递过程中,一定要重视信息的安全性,尤其是信息的完整性,要积极采取信息安全保护措施,避免不必要的麻烦。但是在实际生活中,我国关于信息的安全保护技术还不够成熟,经常会发现信息泄露、黑客攻击、信息篡改等现象。

  四、办公自动化条件下档案管理的实现途径

  1.提高工作人员信息处理的能力

  随着社会信息化的发展,档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作,数字化不断升级,电子文档等信息化文件为检查提供了便利,档案员要不断提升自己的业务知识,还要提升自己的信息处理能力,从而提高服务质量。

  2.转变传统观念,提高自动化意识

  我们要充分认识到信息化的这个大环境,认识到企事业单位档案信息化的重要性,认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性,各部门要将企事业单位档案信息化作为发展战略,并提到实际日程上。这符合企事业单位档案事业改革创新的发展方向。企事业单位档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清企事业单位档案发展的大方向,提供工作责任感、树立现代化管理理念。通过领导与员工的共同努力,实现企事业单位档案信息自动化建设的进一步发展。

  3.建立办公自动化建设工作组

  企事业单位档案自动化的建设是一件比较浩大的工程,要做好这项工作、保证每个环节的正确对接和顺利实施,需要建立档案自动化工作组。档案自动化工作组主要对企事业单位档案工作进行总体布局,并制定详细发展和工作计划,同时推进和监督信息化工作的进展,直至完成。档案自动化管理工作是一项基础性、服务性很强的工作,也是我国企事业单位事业发展的重要一环,所以只有组织者和实施者共同努力,才能更好的完成。

  结语

  综上所述,档案管理工作对于任何组织来说都是一项非常重要的工作,它的顺利开展有利于推动工作的进行,在办公自动化的背景下,部门领导要转变传统观念,提高自动化的意识、采取措施提高档案员的素质,建立办公自动化建设工作组等等。只有这样,才能逐渐下办公自动化的视角下提升档案管理工作的水平。

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