浅谈高校教学管理档案的网络化建设
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082 （2017） 04-0136-02
教学活动是高校教育中最重要的核心环节，教学档案是对高校教学活动的真实记录和体现，完整、全面地收集教学档案，并系统地整理档案是教学档案管理工作的重要环节，完整、详实的教学档案是高校教育教学水平、质量的真实体现。教学档案不仅是教与学的材料整理和收集，还包括教学管理、科学研究等活动，材料需经过收集、积累、立卷、归档等一系列工作程序，才能形成完整的教学管理档案。随着信息化时代的到来，网络已经渗入到我们的工作与生活中，如何将信息技术与高校教学档案管理工作融合，并行之有效地收集、整理和保存档案，是值得我们深入探究的课题。
一、教学档案的常?管理与建设
高等学校是一个集教育教学、科学研究、实践创新、就业发展等于一体的多学科、多环节的科学文化机构，高校教学管理具有一定的可持续性、复杂性和特殊性。高校教学管理工作是将各项重要的教学材料分类整合，是保障教学资料完整的基本前提。
教学管理档案通常分为学籍管理、教学管理、科学研究、师资建设及其他项目等几个方面。目前，大多数高校均设有档案室，档案室有专兼职人员负责管理，各部门机构的档案由各自的档案员管理，定期按照归档时间和范围进行收集、整理、立卷，这样的传统归档分类方式可以系统、有效地整合各类教学档案，可以避免遗漏重要文件，保障教学资料有据可依。
二、教学管理工作的现状
1.高校教学档案管理工作现状及存在问题
高校教学管理是一项具有长期性、持续性、周期性的统筹各项教学活动的工作体系，是高校日常工作的重要组成部分。近几年来，高校为评估着力引进大批人才，导致人才输入的整体水平不平衡，有些被分配到行政管理岗位的人，未经过正式培训，对岗位工作认识不充分，加上综合素质和业务水平较低，很难短期内适应教学档案管理工作。
很多高校的教学档案管理人员是兼职人员，有些是由教学秘书负责的，教学秘书本身负责教务、行政等多项工作，身兼数职的他们对档案管理工作认识不足，也未经正规档案管理培训，档案意识薄弱，加之岗位流动性较大，交接工作也会影响档案管理的持续性，容易造成重要文件遗漏或丢失。许多高校教师的档案意识也很薄弱，他们一边机械性的完成各种教学大纲、教学计划的制定，上交给相关部门后，往往忽略了存档的重要性，以致今后使用时无法保证材料齐全。大多数高校教师对档案管理的认识不全面，在科研成果归档工作上，通常不愿提交自己的科研成果给档案管理人员，错误的认为上交材料归档会弄丢自己的科研成果，提档程序麻烦，影响今后再利用，往往选择自己保留科研材料，对档案管理工作显得并不认可与支持。
2.档案管理制度需完善和规范
教学档案是高校教学管理的重要组成部分，大部分高校制定了档案管理规章制度，但就档案工作现状来说，归档制度并不健全，拿我们学校来说，只是针对归档范围和档案管理人员的职责进行规范，归档范围只是有针对性地对少数需要归档的文件资料进行了划分，没有明确日常管理的文件处理问题，对于档案提取、借阅等程序未作明确要求，很容易造成未及时归还档案，档案流失等这些问题。
另外，大多数的高校是为了迎评，临时成立档案室，造成档案室基础设施单一，管理条件较差，档案室没有设专人进行管理，档案管理人员一般均为教学管理人员，对档案意识可有可无，未重视档案管理工作，造成档案资料收集困难，档案利用率低下。
三、教学管理档案的网络化建设与发展对策
1.高校教学管理档案网络化建设的必要性
高校教学管理档案系统庞大，资料琐碎、复杂，人工管理难度增大。随着网络化时代到来，教学模式与网络信息技术进行融合，多媒体技术应用到教学中，教学管理的档案也可尝试与网络信息技术相结合，会是一条新的道路。传统的教学管理档案一般是由各部门的档案人员对材料进行收集、整理、立卷，再统一到档案是进行归档，这对档案员的综合素质和业务能力要求很高，电子档案的形成会适当减轻档案员的工作难度，在高校电子档案管理系统中，系统对归档范围进行有序分类，由各高校网络人员专门负责定期维护，各部门会分配到一个账号，各部门专职档案人员需保证线上与线下同步更新，教学管理材料如教学计划、教学大纲、培养方案等均可上传到电子系统，无法录入的重要材料可以拍照上传，各档案员需经过电子档案系统的工作培训，档案系统的管理实行问责制，一旦出现问题，由档案员负全部责任，这样也对档案材料有效地进行了备份，有效避免重要材料丢失。
档案的网络化建设可以有效避免传统方式管理不当，造成档案资料遗失，电子档案既是传统档案的延续，也是后备力量，网络化档案管理保证了档案的时效性和持续性，为高校教学档案的管理工作提供了重要保障。
2.教学管理档案的发展对策
现在高校对档案管理越来越重视，教学管理档案关乎到一个高校的教学水平和教学质量的体现，高校教学档案的管理工作的发展应做到以下几个方面：
2.1 培养档案人员综合素质，加强档案管理的责任感
高校教学管理档案的全面性是由档案管理人员的工作素质和能力决定的，档案管理人员的专业水平和能力保证了档案的质量。做好高校教学档案管理工作必须提供档案管理人员的综合素质和专业知识水平，需要不断加强对档案管理人员的专业知识水平和业务能力的培训学习，同时也要组织档案管理人员参加信息化技术的培训，保证专业知识水平和网络技能的提高。同时，高校要努力提高档案管理人员的福利待遇，对于兼职管理人员可以考虑设立专门的奖励待遇，鼓励档案管理人员申报档案专业职称，通过组织专业培训和提高相关待遇，稳定档案管理人员的队伍，增强档案管理人员的工作意识和责任感。
2.2 完善档案管理制度，建立健全工作机制
根据学校实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度，规范管理人员的工作职权，明确归档范围，同时建立各部门的档案管理责任制，发动所有教师一起加入档案收集和整理工作，按照归档范围统一汇总到档案管理人员处，由管理人员进行再次整理分类，保证档案的齐全和完整。学校安排教务部门相关人员对各部门教学档案进行定期检查和实施奖惩制度，发现问题及时查找、解决，让全体教师都加入到档案工作中，使教师们从思想上重视档案工作，也间接维护了他们的教学成果。
2.3注重平时收集管理工作，保证科学归档
一般高校的教学档案工作是按教学年进行统一归档上交的，平时收集、整理工作显得尤为重要，各部门档案管理人员应具备实时整理意识，每学期至少制定三个时间段，第一段时间组织教师们收集材料，第二段时间由档案人员进行分类整理，第三段时间作为档案的预立卷，每学期进行实时整理，同时保证了每学年的档案整理工作稳步进行。 综上所述，高校教学档案管理工作是有庞大的体系的，除了对档案管理人员有严格的要求外，还应积极发展高校教学管理档案的网络化建设，将信息化技术融入到档案管理工作中，积极促进电子档案的发展，组织全体教师加入档案管理工作中，集合每个人的力量，才能促进档案管理工作长期稳步的进行与发展。
