浅谈人事档案管理工作的重要性
在现代人的工作生活中，档案扮演着重要角色。加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要意义和作用，对人才资源开发起着重要作用。
1 人事档案的定义
人事档案是指国家机构，社会组织在人事管理活动中形成的，记叙和反应个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。它包含以下几种含义：
（1）人事档案是历史的、全面的考察了解和正确选拔使用职工的重要依据。是国家档案的重要组成部分。我国的人事档案主要分为学生档案、工人档案、干部档案和军人档案四种类型。
（2）人事档案主要来源于一定单位的人事管理活动，是国家在用人治事，以及处理与人有关的事情时所形成的文字资料，如履历表、职工登记表、考核表、鉴定表、调资表、干部任免表等有参考价值的各种文字、表格等数据。
（3）人事档案是反映一个人的经历、思想品德、业务实际、专长爱好等情况的原始记录，是个人情况的如实记载。
（4）人事档案是处理完毕的具有使用价值和保存价值的文字资料。凡是决定归入人事档案的文字资料，必须是完成了审批程序、手续完备、内容真实、有查考价值的资料，不是个人的所有资料都要归档。
（5）人事档案是以个人姓名为特征、内容条理、排列有序而组成的专卷或专册，它的内容和成分只能是同一个人的有关材料，不允许混杂他人的材料。
2 人事档案管理过程中存在的问题
（1）对人事档案管理工作认识不足。主要是相当一部分人对人事档案工作的认识存在一些误区，感觉人事档案管理工作不是单位的一项主要工作，只是一项普普通通的事务性保管工作，只要做到不泄密，不丢失就行。能方便查档，能应付调动就可以。从根本讲，是没有将这项工作列入领导的议事日程，因此往往容易忽略人事档案管理工作。
（2）历史遗留问题多，档案不规范。随着各单位体制改革的深入，人事档案遗失，残缺成了见怪不怪的现象。由于隶属关系、管理方式不同、管理人员频繁更换发等历史原因，导致出现人事档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。如人事档案盒破损不堪；人事档案材料残缺不全；档案材料没有规范整理；归档材料规格不一；有的甚至没有科学的分类和装订等等。这其中主要是档案交接工作存在的问题比较严重，往往是人员离了岗档案还在原单位，档案交接手续迟迟不办，以致出现档案数量不清、责任不明、界限不清等问题。
（3）人事档案内容失真，材料不全。真实性是人事档案的生命，而现有的人事档案材料中真实性却不高，有的档案内容前后不符，如时间方面，出生年月农历、公历随意填写，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致，每次填写往往不一致；姓名改变后不写曾用名，也不加以说明等等，着给材料的归档造成麻烦。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点；只有成绩，没有差错。这些问题的出现在与干部职工在填写材料时没有实事求是，怎么有利于自己就怎么写，有太大的随意性。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
（4）人力，物力资源配置不足。由于办公条件限制，有些单位虽然档案材料堆积如山，但没有实现三室分开，即档案库房、阅档室、办公室分开，人事档案库房没有配置防盗门窗、去湿机、加湿器等硬件设施。在各种材料的限制下导致档案材料霉变、虫蛀，影响了档案的美观、整洁、完整。
（5）档案管理手段落后，现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用，目前，大部分企业、事业单位的档案管理还是仅限于纸质管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，根本没有涉及到声像管理。计算机在人事档案的管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入工作，人事档案管理信息化功能尚未开发。随着社会的发展，办公条件的改善，为了更加全面的记录职工所有的经历和资料，建立声像档案必将是一种趋势。
3 对目前人事档案管理的几点建议
（1）领导重视，组织得力。单位领导，应该进一步增强档案意识，充分认识到人事档案管理工作在单位的重要作用和地位，进一步加强对这项工作的领导和部署，注意加强对档案管理的监督、指导、检查等工作，随时发现问题并解决问题。要主动关心档案工作者的工作、学习和生活，这些措施最终可以促进人事档案工作效率的提高。
（2）配备专职档案管理人员，提高管理人员的素质。按照《干部档案工作条例》规定，人事部门要高度重视档案工作干部队伍的建设，注意挑选责任心强的党员干部负责档案工作，加强对其培养教育，调动与发挥其积极性与创造性，定期进行业务培训，使他们尽快掌握现代化管理知识，提高档案管理的技术水平。要关系从事档案管理人员的生活条件，适当给予他们一定的特殊岗位津贴，这样才会调动档案管理工作人员的积极性与创造性，保障档案事业持续、协调、健康发展。
（3）加强制度执行力度，进一步规范档案资料管理。坚持“五不查阅”即：无查阅干部介绍信不准查，非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，牵涉到亲属不准查；“四不借出”即：未经部门负责人批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，亲属档案不借；“三不转递”即：个人带档不转，没有调函不转，接受单位不明不转。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续。做到转入、转出、接受材料有登记，查阅、借阅档案有登记、提供准确。这样可以做到避免档案的丢失、涂改、抽取、伪造等现象，保证档案管理规范有序。
（4）提高人事档案管理的现代化水平。根据我国的国情，无论从哪个角度讲，纸质档案的作用都是不可替代的，但是，随着我国人才流动向广度和深度的发展，单一的纸质档案给人事档案的管理和利用带来了较大的局限性，档案管理的发展方向是将先进科技运用于档案管理工作之中，一来可以提高工作效率，二来使人事档案能够最大限度的延长其寿命。实现档案管理现代化，是我国人事制度改革与整体发展的需要，也是档案信息适应日渐增强的社会客观需要。在此形势下，需要人事档案管理部门充分利用计算机、扫描仪等设备和技术，把文字、图片、声像等资料存于电脑，转变为数据资料，这样，人事档案就可以达到纸质与数据并存，以实现人事档案信息资源的有效共享，大大提高档案的利用效率。
人事档案管理是一项政策性兼具系统性、科学性、专业性的工作，在每一个相关单位中，都需要领导与其他同事们的重视、支持和配合，这是人事档案管理工作更好的服务于本单位的重要前提。同时，给予人事管理部门相应的人力、物力、财力等方面的支持，也是加强人事档案的管理，推动人事档案管理工作顺利开展的重要保证。随着人事改革制度的不断深入，单位内部、单位之间、地区之间的人员流动也会越来越频繁，这就对人事档案管理工作提出了更高的要求。此外，如何将记录单位人员重要信息的档案资料合理的保存与利用，也更值得我们档案管理人员深思。但是，只要我们富于创新意识，勇于探索，敢于开拓，努力实践，就一定会把人事档案管理工作开展的更好。
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