浅析医院档案管理现代化的重要性
中图分类号：R197.3 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）06（a）-0165-02
由于档案管理的特点在于它的原始性强，所以现阶段我国部分医院还存在着传统的以手工管理为主的方式进行档案管理工作，严重制约档案管理的工作效率，主要表现为以下几个方面。
（1）传统纸质档案管理不易保存，容易丢失腐蚀等。在防霉、防蛀、对破损的纸张的修裱加固、还有对扩散字迹的恢复等方面的保护上面做工作，加上一些缩微、复印等复制档案工作。虽然纸质档案在管理中存在诸多漏洞，但现今在档案馆中仍占据主要地位，因为它具有电子档案所不具备的原始性能与真实性，但是，纸质档案的唯一性、客观性、可靠性、易损性等特点，这些纸质档案的失去或损坏，就意味着记忆的断裂、缺失了原始凭证，对于档案管理人员和企事业单位都是一项不可弥补的损失。
（2）纸质档案的保护性管理难度大且复杂。传统档案是以纸张、磁带、胶卷等为储存方式，这些存储方式信息量少，占用空间大，对库房管理有严格的要求：室内温度要达到14 ℃～20 ℃，相对湿度应在50%至60%之间，还需要有效的防护措施如：防火、防水、防潮、防霉等“八防”防护性措施[1]。而电子档案大部分是磁性材料，其存储信息容量大，档案的软盘、磁带、光盘的排架长度以及空间占用都很小，对档案库房的管理与存放的很方便，并不特别要求档案管理场地的面积，只需要注意防磁防潮，防止病毒感染。
（3）传统的纸质管理模式检索慢，严重影响工作速度。著录卡片、目录是以手工检索为中心，不仅在编制阶段占用大量工作时间，连检索过程也非常繁琐。而手工的档案查询方式是需要逐层地打开再逐项观察查询更显得获取信息和速度传递的缓慢，不仅需要增加人力，也需要耗费大量纸张。在计算机作为办公设备的情况下，电子文件要从文书转化为储存档案的过程中，无需分类，组卷，因为在人性化的计算机软件可以帮助管理者从任何角度方向进行分类、组合、检索，让文件之间的时间、来源、内容、形式等历史联系能被充分地表现出来，不需要对档案的分类、组卷，也不存在案卷这一基本单位了。
（4）原始档案管理模式需要占用大量库存空间。医院档案具有种类繁多，信息复杂等特点。医院原始纸质档案分为四个部分，第一是日常应用沟通的文书档案、照片档案、人事档案；第二是具有法律效力需专门保管的病历档案和司法签定档案；第三是数据精确相对专业的财务档案、基建档案、设备档案、药品目录档案；第四是科研档案、X光胶片档案、病理切片档案、各种设备检查图文档案、实物档案、声像档案和利用计算机磁盘、数据等形成的电子档案。各种各样的档案材料需要大量的库房面积才能进行存放，但是如果运用一些数字化档案材料就能节省大量的储存空间，减少消耗。现代科技中的电子信息存储无论是用磁盘、磁带还是光盘都具有高密度性，其存储量是以往各种信息介质所无法比拟，特别是具有“海量存储”之称的光盘，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放[2]。
（5）电子档案信息有更高的可共享性。传统档案由于受原件的制约，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但现代化档案管理可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了互联网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了，甚至现在的电话会议，办公会议等，也可以多人多地点同时进行信息共享和查阅资料，更好地体现管理者的水平，节省了时间、人力、精力等。
实现医院档案管理现代化不仅是适应大时代变革的要求，更是辅助院内各科室做好工作的重要保障。档案管理现代化即使非常方便，但是却对传统的管理模式提出不小的挑战，具体有以下几点需要管理者注意的。
（1）档案管理人员的素质直接影响档案管理的水平，要加强档案管理人员的素质教育。要设立专员从事档案管理工作，不能身兼多职，定期派送档案管理人员去上级单位学习先进的管理知识，加大业务培训，及时调整档案管理新方向，适应新的工作需要，制定信息化建设的规划和目标，加大投入，吸引、培养医院档案管理专业型人才，做好人才储备工作，打好档案管理工作基础，出色的管理人员是做好信息化管理的重要保障；有良好的政治思想素质是作为档案管理人员的重要关键。档案是每个企事业单位的重要财富，涉及企事业单位的重要机密，所以，档案工作者必须具有高度的责任感、事业心、正确的政治思想方向，要有正确的人生观、价值观，世界观等，忠诚党和人民的事业，还要有较高的政治鉴别能力，这些必备的素质都是作为档案管理人员的最基本要求。
（2）配备先进的高科技信息化设施是实现档案管理信息化的重要基础。医院管理者要加大财力投入，配备计算机、扫描仪器、软件系统等，用计算机等设备储存整个医院的各种档案材料，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，加快了工作效率。运用数码相机或扫描仪把一些仪器设备的外形等图文资料输入计算机辅助系统进行处理，再进行日常档案资料的管理[3]，对一些图片进行更方便的资料查询修改等工作，且可打印多份出来，逐步完善对档案资料的管理，微机管理可以设置密码等，有一整套安全可靠的检索系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确，同时也增加了档案的保密度。
（3）只有信息化管理才能体现医院档案管理的多元化，实现档案管理真正的辅助作用。医院档案管理信息数据化、网络化技术和应用与临床各科的紧密结合、融入和发展。医院的档案内容包括：正常的文书资料、还有复杂的病例、病程记录、光片、胶片报告、基建、设备、药学等多元化的档案资料，必定只有运用高科技的信息化管理，与人性化的软件设备才能高效率地做做好工作，给管理者有效可靠的真实数字依据。也必将带动医院新一轮观念的变革，从而开拓视野，在提高医疗服务质量的同时，更加医院自身管理水平的提高，为医院整体素质的飞跃注入活力。
（4）建立健全档案管理机制，进一步规范医院档案管理工作。为使档案更好的为医院管理服务，需建立健全档案管理制度，根据《档案法》，结合医院实际，要制定《档案保管制度》、《档案借阅制度》、《档案保密制度》等一系列规章制度，这些规章制度给档案管理简历了长效机制，使医院档案管理工作有法可依、有规可循、有据可查，对一些特定特殊的档案材料也有相应的保护制度，并制定了目标管理责任制，促进了医院档案管理工作的规范化。
综上所述，随着社会的不断进步与发展，信息的日新月异，关系着人民群众身体健康的医院也将发生改革，因此我国顺应时代要求，在各级医院如火如荼地进行着医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，对医院的管理工作提出了更大的挑战。医院档案管理在时代变革的浪潮中也必须不断地从管理思想、管理方法、管理人才和管理手段等方面紧跟步伐。提高新时期下档案工作的整体水平，以满足社会进步和医院发展对档案管理的不断提高的要求，为建设有中国特色的社会主义医院档案事业、为更好的服务于社会主义和谐社会建设作出贡献。
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