干部人事档案管理问题及改革措施探讨
中图分类号：C939 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）02（b）-0239-02
在干部人事管理工作当中，干部人事档案工作是其中十分重要的一部分，不仅要对干部个人资料进行收集、整理和保管，同时还要对档案提供利用，是组织人事等部门在进行培养选拔和任用干部等工作中所形成的记载个人经历、思想、作风、业务、工作、业绩、薪酬、福利等多项内容的材料，可以作为选拔和任用人才的重要依据，是对工作人员进行审核的重要凭证。通过全面、准确的对干部人事档案进行记录，可以形成一份充实完整的人事档案，有效的体现出干部的成长经历。尽管在目前的工作中，人事档案的工作与组织人事部门及个人有着密切的关系，但人事档案的重要作用还没有使人们真正的认识到，在实现管理工作中还容易忽视，管理中各种问题不断突显出现，使干部人事档案的管理水平受到了较大的制约。
1 干部人事档案管理存在的问题分析
1.1 干部人事档案管理的重要性认识不足
长期以来我国档案工作的管理都处于管理中的一个薄弱环节，所以干部人事档案工作无论在人员配备、资金投入还是管理设备上都存在着严重的不足，使干部人事档案管理工作存在着严重的滞后情况，这也导致长年以来，我国在干部人事档案管理上的工作基本处于停滞不前的状态。同时人们对人事档案的重视性也存在着缺乏认识的状况，这就导致一些流动性较大的人员，存在着无档、档案不全、及人档分离的情况，由于档案不能及时进行归档，从而导致档案丢失及资料不全等情况时常发生，因此在对人事档案进行管理中，常常存在着档案内资料不全的情况。
1.2 管理力量薄弱，管理水平不高
目前我国人事制度改革的力度不断加强，随着改革的不断深入进行，对干部人事档案管理工作提出了更高的要求，而且干部人事档案工作涉及的环节较多，这就需要具有专业化知识的人员及资金的支持，但在当前我国的干部人事档案管理工作中，不仅缺乏专业的档案管理人员，同时也因为缺乏必要的重视，从而导致投入上的不足，在很大程度上影响了我国人事档案管理水平的提升。
1.3 材料收集的机制不够健全，渠道不够畅通
档案管理工作是一个需要长期性及连续性的工作，因为干部人事档案在管理过程中需要对干部个人各个时期及不同方面的材料进行收集、整理及保管，因此为了收集的全面性和及时性，需要建立有效的材料收集网络，但在当前的情况下，还没有一个健全的材料收集网络和收集渠道，这就导致材料在收集上存在着不畅通的情况，导致档案收集的全面性和质量性都有所下降。
1.4 收集材料不规范，不真实
档案的收集工作需要档案管理人员进行严格的把关和审查，因为在现在干部人事档案管理工作中普遍存在着纸张大小不一、材料前后不一致、真伪难辩等情况，这就给档案在使用过程中会受到较大的影响，使档案的真实性、法律性和质量受到较大的影响。
1.5 管理手段还没有实现信息化，开发利用率低
目前干部人事档案管理工作很大程度上还处于原始的手工操作阶段，信息化建设工作没有得到全面的开展，即使进行了相关的建设工作，但却都存在着设备配备不足、软件开发不符合社会发展要求等情况。因此导致实际干部从事档案管理信息化工作还处于简单的打击和检索状态，使软件的为上级提供决策的功能，由于组织结构及业务能力等众多问题的存在，使之处于虚设状态，使档案的开发利用和编研工作都受到了较大的影响。
2 干部人事档案改革的意义
2.1 干部人事档案改革是实施人才强国的要求
我国市场经济的大环境下，处于激烈的竞争当中，而一切竞争的根源归根结底都是人才的净，所以利用干部人事档案进行人才的管理，是在市场竞争中取胜的关键。而且国家也把建立社会化的人才档案公共管理服务系统作为加强人才工作的基础。这一切都说明人事档案工作的重要性，也充分体现了进行人事档案改革的迫切性和必然性。
2.2 干部人事档案改革是干部人事工作自身的需要
干部人事档案是一个长期性和连续性的工作，可以说是随着有历史的发展，使档案的内容得以不断充实和完善，最后形成了具有自身特点的发展规律。当前我们处于一个特殊的历史发展时期，社会的不断发展及变革需要从档案中进行完整的体现，这也给当前干部人事档案管理工作带来了一些新的问题，所以需要改变传统的人事档案管理模式，对干部人事档案进行改革，从而使其能够与时俱进，积极适应社会改革发展的要求，从而满足当前社会干部人事管理工作的需要。
3 干部人事档案改革的措施
3.1 提高人事档案材料的质量
首先，要从思想和行动上要重视人事档案的管理工作，真正把干部档案工作作为组织人事工作的一项重要基础性工作。同时，还应建立与完善适合本部门质量考核体系，对工作进行量化与考核。促进档案管理向标准化、科学化迈进。也可以通过建立竞争淘汰机制，来增加档案工作人员的责任心和危机感。其次，要及时补充具有个性的人事档案材料。人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。
3.2 加强档案材料的收集工作，确保归档材料的完整、可靠
建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取“重点收集与普通收集相结合”“集中收集和经常性收集相结合”“上门收集”等方式，及时追补和不断补充新的资料，力争档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。档案工作人员在收集材料时应严格把关，对于内容不实的材料坚决不予归档。保证档案材料形成规范真实、收集齐全、归档及时。 3.3 加快档案的规范化、现代化建设
规范人事档案的内容、分类、档案用品标准，对人事档案材料的归档范围、时间要有明确具体的要求，将侧重点放在反映干部员工工作能力、工作业绩等档案材料上；档案管理人员在接收人事档案材料时要严格把好审核鉴定关，从纸张规格到字体都要严格要求，拒收不规范的档案材料和缺公章、少签字的材料；进一步落实人事档案的相关管理制度，在查阅、流转等各个工作环节中，严格按规章和程序办理。
3.4 完善人事档案管理的法律法规，提高人事档案的利用效益
传统人事档案管理强调人事档案的保密性。在越来越强调诚信的现代法治社会里，为适应人才工作的开放性，应当揭去人事档案的“神秘面纱”，除了牵涉到国家和社会公共利益的少数的人事档案外，大部分人的人事档案应当在一定的条件下适度开放。因此，要从人才的开放性和流动性的实际出发，同时兼顾人事档案工作的保密性，改革传统人事档案管理制度，修订和完善现行人事档案管理的法律法规。
3.5 不断提高人事档案管理人员的素质
在现代的社会发展下，人事档案发生了较大的变化，这就对人事档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要档案管理人员要具有专业的档案管理知识，同时还要充分的运用现代化的管理方式，在人事档案管理工作中需要复合性的管理人才，因此档案管理工作部门需要加快档案管理人员的培训和教育工作，努力提升人员的整体素质，从而打造出一支具有高技能和高素质的复合性人才的档案管理队伍。为我国人事档案信息化建设奠定良好的基础，也是推动档案管理工作得以快速发展的关键。
3.6 利用新技术、新设备提高人事档案现代化管理水平
首先，开发研制既有标准统计口径，又切合本系统、本单位干部管理实际的软件，将干部履历、自传、鉴定考核资料、学历职称、政历审查资料、党团材料、奖励处分记录、任免记录等全部录入计算机。完善档案辅助管理软件系统，提高查询统计、目录打印机数据交换的效率。
其次，利用相关管理软件，提供相关干部年龄、学历、职称等参考价值的信息及统计资料，对队伍结构、岗位设置、考核结果等及时进行有深度、有预测性的分析和调查报告，为领导决策服务，充分开发人力资源。
4 结语
人事档案是档案中的重要一种，这是专门性的档案，可以真实、动态的反映人员的经历和德才表现，是进行选拔和作用人才的重要依据。人事档案管理工作具有非常重要的意义，不仅需要管理工作的规范化、科学化和现代化，同时还要始终保持着档案管理工作的活力和生命力，从而有效的推动人事档案管理工作的发展。由于我国社会发生了天翻覆地的变化，所以长期实行的人事档案管理制度已越来越无法与当前社会的发展要求相适应，对其进行改革是历史发展的必然要求。所以为了更好的提高人事档案的使用价值，满足社会对档案的需求，加快人事档案制度的改革步伐是具有现实意义的重要事情。
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