纽约公共图书馆的法人治理结构
中图分类号： G259 文献标识码： A 文章编号： 1003-6938（2014）02-0017-03
Abstract The New York Public Library has a single Board of Trustees in the main Library， which is charged with the full power to manage and control the property and affairs of The New York Public Library. The trustee， including Voting Trustee， Honorary Trustee and Life Trustee， have different duties. The Board of Trustees establishes several Standing Committee and Special committee to oversee the daily work of different departments， and to offer professional advice. The corporate governance system in the NYPL has a sound supervision system both internal and external.
Keywords public library； corporate governance； management system； operating mechanism
纽约公共图书馆（New York Public Library）历史悠久，于1895年正式成立，现已成为美国最大的公共图书馆系统，共有88个分馆、4个学术研究中心，覆盖了纽约曼哈顿、布朗克斯和斯塔滕岛等地，每年都能吸引超过1800万的到馆读者以及来自200多个国家的数百万网络用户[1]。其法人治理结构经过长期探索，已经发展得相当成熟。
1 法人治理的基本架构
纽约公共图书馆体系庞大，下属80多个分馆，但各分馆的具体业务工作有较高的相似性，因此，为了提高工作效率，实现对各分馆的统一管理，纽约公共图书馆只在总馆层面设置了理事会（Board of Trustees）[2]。理事会作为图书馆的最高决策及内部监督机构，具有决定图书馆整体发展战略及发展规划、对重大事项进行决策、对各分馆及分部门的工作进行指导与监督等权力。
理事会根据专家委员会拟定的候选名单，通过投票，选举并任命各分馆的管理层人员，由各馆的管理层人员负责各自馆内具体工作的领导及监督工作。图书馆的管理层人员主要应当包括：理事会主席（Chariman）及副主席；行政主管（Presidents）；首席图书馆管理者（Chief Library Officer）；安德鲁?梅隆基金会主管（Andrew W. Mellon Director）；负责公共服务的副行政主管（Vice President for Public Service）；首席运营官（Chief Operating Officer）；首席财务官（Chief Financial Officer）；一个或多个高级行政主管（Senior Vice Presidents），副行政主管（Vice Presidents）及助理行政主管（Assistant Vice Presidents）；秘书长（Secretary）；财务主管（Treasurer）；法律顾问（General Counsel）；首席投资官（Chief Investment Officer）以及相应的秘书长助理，财务主管助理和其他理事会选出的管理人员。理事会还可以推选一个或多个可对图书馆事务提出建议，但无需对图书馆事务承担相应责任的荣誉管理人员。各管理人员分工明确，分别负责图书馆不同类型事务的具体执行及管理职责。一方面，各分馆的管理人员在遵照理事会制定的内部章程及相关规定的情况下，保留一定的自主决定权，可自行对馆内的各项具体工作作出决策；另一方面，各分馆的管理人员需定期向理事会汇报馆内的工作情况，特别在遇到涉及图书馆长期发展的战略性问题时，必须向理事会请示，不能擅自作出决定。
2 理事会的构成
为了确保理事会决策的公正性及科学性，理事会的产生需要经过严格的筛选及任命机制，一般都是通过选任制或委任制的方式，推选杰出的图书馆工作人员、政府部门代表及社会人士作为理事。
一般而言，理事会包括25-48名的表决理事（Voting Trustees）以及若干名名誉理事（Honorary Trustee）和终身理事（Life Trustee），其具体数目由理事会通过投票方式决定[2]。
三类理事的产生方式不同，其职责也有差异。
表决理事一般是由提名委员会提名，经理事会投票表决产生，任期三年，可连任。其中，有4名当然理事（Trustees serving ex officio）是来自政府相关部门的授权任命。为了充分反映各利益相关方的诉求，理事会的成员包括图书馆馆长、市长、审计官、议会发言人等。但考虑到具体工作安排的原因，市长、审计官及议会发言人不一定亲自参与到理事会的各项活动中来，可任命代表，代为行使表决理事的权利及义务。名誉理事是由连续担任两届理事、持续服务两个三年任期，期间对图书馆及社会有着突出的工作贡献、卸任时年龄在70-75岁的理事组成的，任期为一年。而终身理事则是理事会考核已经卸任的理事的工作表现进行任命的，并无任期时长的限制。 从具体职责看，在理事会的日常会议上，只有表决理事才拥有投票表决权，名誉理事和终身理事虽然能参与相关事宜的讨论，但并不能对其进行投票表决。而在各理事会下属的委员会会议上，除了明确规定“终身理事无权参与执行委员会、审计委员会、投资委员会、提名委员会、发展与政策委员会及薪酬委员会的投票决议”这一特殊情况外，名誉理事和终身理事同其他委员会成员一样，都拥有一票表决权。
此外，为了确保每次会议的参会理事总能达到法定人数，理事会的理事被简单分为三个不同的组，每组在人数规模上大致相同。每年的年度选举会议上都会有一组，即大约三分之一的理事需要重新竞选。这就保证了在未来一年的理事会日常会议过程中总有足够数量的理事能参与投票表决。
3 理事会决策机制
理事会在进行决策的过程中，一方面需要确保各利益相关方的利益诉求都能够得到体现，保证决策的民主性，另一方面需要考虑图书馆长期发展的利益，保证决策结果的科学性。因此，除了规范理事会的推选机制及决策方式之外，理事会还会定期对各理事进行专业培训。所有的理事在就职期间都会参与统一培训，了解自身的具体职责，掌握决策过程中需要的与图书馆事务相关的基本知识。考虑到各理事的情况各不相同，根据其自身情况，培训方式包括自行阅读有关的指南或手册，集中参与培训课程或讲座或者在线参与培训课程等[3]。
此外，理事会还设立了常务委员会（Standing Committee）与特殊委员会（Special Committee），负责监督管理层及各业务部门的具体工作，并为理事会决策提供专业建议。常务委员会作为理事会的常设机构，对各部门工作进行考核审查，并将审查结果反馈给理事会，为理事会的科学决策提供可靠的实践依据。根据具体事务的类型划分，设有以下几个委员会：执行委员会（Executive Committee），审计委员会（Audit Committee），资金规划及设施管理委员会（Committee on Capital Planning and Facilities），薪酬及人力管理委员会（Compensation and Talent Development Committee），发展委员会（Development Committee），财政委员会（Finance Committee），投资委员会（Investment Committee），提名委员会（Nominating Committee），项目规划及政策委员会（Program and Policy Committee）。各委员会分工明确，各自负责不同领域具体事务的定期审核汇报及决策建议工作[2]。
常务委员会一般只能由表决理事和终身理事组成，但理事会可任命非理事担任任意常设委员会或其下属小组委员会的顾问、不投票成员。特殊委员会则是理事会根据特殊事务增设的机构，在特殊事务处理完毕之后即可解散。但不论是常务委员会还是特殊委员会，其成员一般都是由理事会在年会上指定的，额外的指定或任命可在任意一次理事会的后续会议中进行。
委员会的每次会议都会记录在案，并向图书馆的秘书长提供副本。同时，委员会主席本人或其授权的代表人员应当定期向执行委员会和理事会全体理事提供对其相关举措建议的口头或书面报告，为理事会的各项具体决策提供专业的参考意见。
4 监督机制
为了确保图书馆的各项业务的规范化及有序化，纽约公共图书馆不仅通过内部机构的分工与制衡来提高图书馆工作的业务效率，还通过外部的监督约束机制对其工作表现进行评估。
4.1 内部分权制衡机制
内部分权制衡制度具体主要体现在职能分工机制、用人机制、薪酬分配机制和绩效评价这几方面。
在职能分工机制方面，总体上看，纽约公共图书馆是由理事会进行决策，交由图书馆管理层及其下属部门执行具体业务操作，全过程再由理事会及委员会共同监督。上至理事会、委员会，下至管理层各高级管理人员，图书馆都在其内部章程中对其具体职责范围作出了明确规定，使各部门及其工作人员能够各司其职[4]。
在用人机制方面，理事会理事、委员会委员以及各高级管理人员一般都应当由提名委员会拟定候选名单，再经理事会投票决定进行任命。整个过程公开透明，确保人才得到重用。
在薪酬分配机制方面，理事会成员属于社会公益职位，不接受任何形式的薪酬补助，但可接收作为图书馆管理人员或工作人员等非理事职位服务的工作报酬[5]。并且，为了确保理事会成员没有机会借职务之便谋取私利，薪酬委员会、审计委员会、财务委员会等都有比较严格的规定，对理事的行为进一步进行了规范。
在绩效评价机制方面，除了各部门上级领导对其的直接评估之外，理事会设置的各类常设委员会分别负责审核各部门的具体业务，并针对其评估表现，向理事会汇报并提出相关建议。
这些机制促使内部各部门及工作人员能够明确自身的职责范围，并能够有效对其进行绩效评价与监督，促使各业务部门工作效率能够有效提高。
4.2 外部监督约束机制
图书馆的外部监督约束力量主要来自政府相关部门及社会群众。
政府对图书馆进行监督的方式主要有两种：
（1）派遣代表作为理事会成员，参与到图书馆业务的决策与监督工作中。纽约市市长、审计官、议会发言人等都可亲自参加或者派人参加图书馆理事会的各项工作中，监督图书馆是否依照有关法律规定正常运转。
（2）审核图书馆年度财务预算报告、财务报表等财务报告，以此确定需要向图书馆投入资金的数目。纽约公共图书馆的日常运营及维护资金主要来自基金会收入、社会捐赠及政府投入，并且以政府投入为主。因此，在图书馆定期公开的年度财务预算报告、财务报表等文件上，会具体罗列出各类资金来源的数目，以及该年度图书馆需要支付的各类项目运作、基本建设等所需费用，政府可以根据这些财务报表对其工作进行监督[6]。 社会群众则主要通过图书馆定期公开的财务报表、年度报告等文件，对其工作成效进行监督，并且可通过直接给理事会主席及其他高级主管写信、网络留言等方式行使监督权力。而且，理事会的会议除某些涉及保密事宜的特殊会议之外，社会公众可根据图书馆首页公布的会议时间及地点，到会议现场参与会议的讨论。
综上所述，纽约公共图书馆通过法人治理的方式对图书馆进行管理，一方面使得决策权、执行权和监督权相互分离，推动了业务效率的提高；另一方面，使得图书馆管理有章可循，使其变得更加规范化。虽然纽约公共图书馆在推行法人治理结构的过程中也曾遭遇困境，但在历经多次对理事会的组织结构及管理章程的调整之后，逐步形成了目前比较完善的管理体系，这对于其他图书馆的管理机制改革无疑有着重要的参考价值及借鉴意义。
