浅议如何做好劳动保障档案管理工作
其实劳动保障档案是劳动保障工作在活动中的一些真实的记录，是劳动保障局后续开展劳动保障工作的最重要的参考资料。对劳动保障档案进行管理也是维护人民合法权益的一种途径。此外，做好劳动保障档案管理工作还能促进我们国家劳动保障工作的可持续发展。所以如何在新形势下做好劳动保障档案管理工作、将劳动保障档案的利用效率发挥到最大，是目前各个企业面临的重要问题。
一、对劳动保障的理解
劳动保障就是指以保护劳动者的基本权益所采取的一些措施和行为的总和，实行劳动保障制度最主要的目的就是为了保障劳动者的合法权益。劳动保障在实施的过程中会设计到一些信息的记录，将这些记录的信息进行系统的整理就形成了我们说的劳动保障档案，它是以后进行劳动保障活动的重要依据，所以我们需要对其进行管理，以保证劳动保障活动的后续进行。
二、劳动保障档案管理中面临的问题
1.劳动档案管理意识不强，管理制度有待完善
由于我们国家的劳动保障制度起步较晚，所以对档案管理的意识并不是很强，国家对劳动保障档案管理的意识不够，也就未能形成一套完整的档案管理制度。各个企业目前也只是把工作的重点放在劳动保障和社会保障上，还没有准确的认识到劳动保障档案管理的重要性，因此在劳动保障档案管理工作在实际管理过程中还存在着档案随处乱扔乱放的现象，造成很多重要档案的丢失。再加上我们国家没有完善的劳动保障档案管理制度，使得各个部门职责不清，在实际工作中经常发生工作重叠的现象，给实际的劳动保障档案管理工作带来了很多的困扰。领导对档案管理工作的重要性认识不足，使得劳动保障档案管理经费不足，而且还没有专门的档案管理人员，造成了劳动保障档案被动管理的局面。
2.档案管理人员的业务素质有待提高
劳动保障档案管理工作是一项综合性规范性很强的工作，档案管理人员必须要对档案的内容有一定的了解才能进行分类整理。但是由于对劳动保障档案管理工作的重要性认识不足，所以在配置劳动保障档案管理人员的时候有着很大的随意性。很多从事档案管理的人员自己都不能准确的理解档案管理的内容和重要性。还有一些档案管理人员是兼职员工，在工作上有着很大的变动性，造成后续档案管理上的困难。现有的劳动保障档案管理人员对这份工作的认识只停留在表面，造成很多档案完整性、准确性差。例如档案上的出生年月与档案主体身份证上的出生年月不一致、档案上参加工作的时间与主体实际参加工作的时间不相符等，为职工办理退休手续增加了困难。[1]
3.劳动保障档案管理手段落后，档案利用效率低
在这个日新月异的网络时代，劳动保障档案的管理离不开高新技术的支持，但是在档案实际管理的过程中高新技术运用的并不是很广泛，档案管理的信息化水平较低，在档案的实际管理过程中还采用一些比较传统的办法，例如人工誊写、纸质保存等方法，不能适应时代发展的潮流。而且这种管理办法很容易造成劳动保障档案的丢失和记载错误。虽然有的地方的劳动保障档案已经实现了信息化管理，但是并没有实现管理人员、计算机和管理软件的有效结合，造成实际管理效率低下。还有很多地区的档案室因为资金的问题一直得不到修缮，使得档案室的各项标准都不达标，而档案管理人员也不注重档案室的清理与打扫，使得很多档案落满了灰尘或者是已经遭到了虫蛀，还有一些档案因为档案室的防潮设备不达标已经发霉、腐烂，影响了劳动保障档案的真正价值的发挥。[2]
三、劳动保障部门做好劳动保障档案管理工作的措施
1.加强对劳动保障档案的重要性认识
随着经济一体化和全球化的发展，很多企业为了适应当前的形式纷纷进行了内部改革，再加上现在就业人员的不断增多，使得企业有关劳动保障档案的借阅次数明显增多，所以劳动保障部门的工作任务越来越多，压力越来越大。在这种情形下，劳动保障部门的领导更应该提高对劳动保障档案管理工作的重要性认识，加大对劳动保障档案管理工作的力度，实行法制化的管理。企业职工在建档的时候一定要按照档案法的有关要求和程序为职工建档，不能存在任何的懒惰心理，要严格按照档案法的标准对档案的建档过程进行监督，按照要求对档案进行管理，实现劳动保障档案的法制化管理。[3]
2.建立健全劳动保障档案管理制度，提高档案管理水平
完善的劳动保障档案管理制度，是保证档案管理工作实现规范化管理的前提，所以我们首先就应该要建立一套完整的劳动保障档案管理制度。在制度中对档案的管理作出明确规定，保证档案管理工作的规范化和标准化，特别是对一些分散性材料的收集工作，这类档案资料由于集中性较差因此收集起来会有一定的困难，但是这些分散性的资料中有很多都是非常宝贵的资料，所以我们应该本着宁可收错，不可放过的原则进行档案资料的收集与整理，这就需要我们建立起完善的档案收集制度，对档案的收集做出明确的规定，落实档案资料的提取程序，保证档案在提取前与提取后的一致性。还有就是失业人员的劳动保障档案管理，这对下岗人员来说非常重要，直接关系到他们以后的再就业问题。
3.提高档案管理人员的自身素质，实行专业化管理
随着劳动保障工作步伐的加快，劳动保障工作的内容也在逐渐增加，所以档案管理人员素质的高低直接关系到劳动保障档案工作管理的效率。为了提高档案管理人员的自身素质，增强他们的专业化水平，我们首先就是实行专业化管理，明确档案管理人员的工作任务和工作责任，还要对他们进行岗前和在岗的培训，组织档案管理人员参加一些相关专业的技术培训，增强他们对劳动保障档案管理工作的认识，并结合实际的管理经验进行技术交流，从档案管理的各个环节对档案管理人员进行指导，提高档案管理人员对档案的分析和认知能力。二是要加强档案管理人员对计算机、管理软件的认识和应用，新形势下的档案管理工作正在朝着信息化和技术化迈进，所以作为一名档案管理人员一定要熟练掌握计算机、管理软件的操作程序，优化档案管理人员自身的知识结构，保证他们能够熟练的运用现代化的技术和方法对劳动保障档案进行科学的管理，争取做到档案入机，档案联网，这样不仅节省了存放档案的空间，还能保障档案的完整性。用计算机进行劳动保障档案的管理还能节省档案查找的时间，提高了管理人员的工作效率。
4.实现劳动保障档案的信息化管理
因为劳动保障工作涉及到职工现在的就业、未来的失业问题，还关系到了职工个人社会保障金的领取问题，劳动保障档案涵盖的信息量很大，具有很强的专业性，是很重要的参考资料，所以实现劳动保障档案信息化管理是一件非常紧迫的事情。传统的档案资料记录方式基本是以人工誊写的方式，这种方式不仅速度慢，还容易发生誊写错误，减少档案的真实性和可靠性，而且人工誊写的档案资料时间一长很容易发生字迹模糊不清的情况，造成档案资料的丢失。现在的科学技术日新月异，实现劳动保障档案管理的信息化是紧跟时代潮流的一种表现，利用高新技术去管理劳动保障档案可以系统的完成档案的收集、整理、移交等工作，提高了档案的管理效率。此外，劳动保障档案关系工作实现信息化，还能减少查阅档案的流程，节约了领导及各个部门查找档案的时间，提高的档案管理人员的工作效率和劳动保障档案的利用效率，最大限度的发挥了劳动保障档案的使用价值。[4]
四、结束语
从上面的分析我们可以看出，劳动保障档案在促进失业人员再就业、保障和谐劳动关系、保证参保人员的待遇领取、支付社保基金以及处理有关的劳动纠纷案件上都发挥了很重要的作用，这些内容都直接关系到了劳动人民的切身利益。所以我们应该认识到传统的档案管理方式已经不能适应新形势的变化，利用先进的科学技术对劳动保障档案进行管理才是大势所趋，这样才能实现劳动保障档案管的信息化管理，充分提高劳动保障档案的利用效率。
