医院个人技术档案的建设和管理
[中图分类号] R197.3 [文献标识码] C [文章编号] 1673-9701（2014）28-0123-03
随着医疗市场竞争的日趋激烈，许多医院把扩大规模、增加投入、引进新项目、购买新设备，即外延型发展模式作为医院间主要的竞争方式，这种方式虽然能使医院的建设取得较快的发展，但不可避免地带来高精尖设备大战、医院费用高涨、医疗资源造成严重浪费的弊端。新时期医院的竞争应该是内在综合实力的竞争，即主要是管理、科技、人才、服务质量和技术特色方面的竞争，而在这众多因素之中，最激烈的当属人才的竞争。人力资源是第一生产力，复合型的多学科人才是医院生存及壮大的重要因素，专业技术人员档案是人力资源不可缺少的一部分，是促进人才合理流动、合理配置和合理使用的源泉，是保障人才队伍素质的重要措施，为人才的发现、考察、挖掘和利用提供信息和依据。
“档案”一词历来与封闭、机密、神圣联系在一起，但在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自己工作、生活、学习中越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。国家与国家的关系，机关工作、科研、基建、生产活动、医疗、诉讼、财会工作、甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就是档案[1]。它与社会各行各业相联系，是历史记录，更是证据，具有法律效力。它包容着大量的信息，为社会各个领域服务。依据产生的主体不同，有各种各样的分类，技术档案就是档案组成中重要的一个部分。
医院个人技术档案是卫生专业技术人员在长期的医疗实践和科研活动中，利用智力和辛勤劳动所取得的丰硕成果，逐步积累和形成的思想、理论体系，有着较强的医学科研价值和历史研究价值。医院的专业技术档案不仅反映了医院的综合医疗水平和科研能力，也记录了卫生专业技术人员在业务发展过程中的德、能、勤、绩，是医院宝贵的精神财富和物质财富[2]。
同时，医院个人技术档案也是三级综合医院复评的重要指标之一[3]。卫生部《三级综合医院评审标准实施细则》（2011年版）及《江苏省三级综合医院评审标准实施细则（2012年版）》的第六章人力资源管理的第四节中均明确提出，职能部门应为每位卫生专业技术人员建立个人技术考评档案，并存有个人的资质文件（经审核的执业注册证、文凭、学位、教育和培训等资料复印件）。因此，加强医院个人技术档案的建设和管理，是档案管理工作者的重要课题。
1 医院个人技术档案管理的现状
2013年，江苏省多家医院进行了三级医院的复评工作，笔者了解了所在地区的几家三级医院，个人技术档案相对于人事档案来说不尽完善，发展相对滞后，具体表现为以下几个方面。
1.1 缺乏规范的档案管理制度[4]
目前，各家医院个人技术档案的管理仍不普遍，尚未建立合理规范的档案管理规章制度，没有明确的个人技术档案管理部门，无专人管理，也无独立的存储空间。个人技术档案材料往往分散在各个部门，例如科研课题项目等材料归口科技部门管理，继续教育和规范化培训等材料归口教育部门管理，定期三基考核、支农、业务培训等相关材料归口医务处、护理部管理，职称的申报评审、学籍材料等归口人事部门管理，医德医风考评等材料归口行风办管理，先进工作者、表彰奖励等材料归口党办管理等，这种分散式管理导致个人技术档案材料七零八落，时间上缺乏系统性与连贯性，部门之间材料有重复，查阅和利用较为困难。随着时间的推移，各个部门的专业技术档案资料堆积的越来越多，由于纸张的特性，存放档案的地方应按照不同的季节做好各项湿度、温度控制和防虫防火工作，但由于各个部门办公地点的局限，根本无条件做到规范的保管要求，易导致重要资料的破损和丢失，无法真实反映卫生专业技术人员的实际情况。
1.2 缺乏足够的重视
广大职工的存档意识比较薄弱，对档案的作用认识模糊，为图个人工作上的方便将档案资料据为己有，久催不交，或因工作的不慎而使资料丢失[5]。同时，各个部门的档案管理员大多是兼职人员，非档案专业的人才，专业不对口，经常因工作繁忙或工作调动而临时换人管理，人员流动性大，在一定情况下影响了档案管理的有序进行。另外，由于管理人员自身的工作积极主动性和开拓性欠缺，对档案管理的认知上还仅仅停留在材料简单的放进抽出上，经常坐等材料上门，往往导致所收集的材料不完整、不系统。再加上档案业务培训、业务检查、学术交流和岗位再培训的滞后，档案管理人员专业技术不熟练，也在一定程度上影响了档案管理工作的正常运转。
1.3 利用率低，个人技术档案不能很好的发挥作用
档案的最大功能就在于它能为医院和社会提供他们所需要的信息，资源共享。但由于个人技术档案缺少统一归口管理部门，加之档案内容收集滞后和不完整，使得领导在进行人才考察、选拔和任用时无法快速全面地了解一个人的全部业绩和贡献，往往需要从各个不同的部门借取材料，大大影响了工作效率。
立足等级医院评审的标准，结合上述存在的问题，根据医院自身工作的特点和需求应逐步规范和改善医院个人技术档案的管理工作。
2 个人技术档案的建设和管理
2.1 确定归档范围，建立健全管理制度
个人技术档案是一个不断变化的有机体，具有动态性，其材料是随着专业技术人员一次次的岗位聘任、业务考核、教育培训等活动的开展而不断形成和变化的，材料很多，因此需要我们有标准化、科学化的档案管理范畴，具体内容应包括以下几个方面[6]：①个人基本信息：包括个人学习经历和工作经历，学历证书、学位证书、各级专业技术资格证书、聘书等。②资格准入：执业资格证书、注册证书、手术及介入治疗的资质、大型医用设备上岗合格证、放射诊疗资质等[7]。③医疗活动：典型病例、手术分析、新技术的开展、病历书写、查房情况、会诊情况以及参与支农支边等情况。④医疗安全：医疗事故、医疗安全不良事件、医疗投诉情况。⑤教育培训：院内院外进修培训、继续教育、承担的教学情况。⑥科研管理：论文与著作的发表、科技成果、科研项目、发明专利情况。⑦业务考核：卫生法律法规考核、专业知识、专业技能考核、年度考核等。⑧其他材料：院内、院外获得的荣誉和奖励、学术团体任职情况、惩处情况。 材料收集应按照归档范围，由医院人事部门牵头，各相关职能科室合作完成。同时，作为档案材料，真实性是其基本属性，因此，必须重视对材料的审核，尤其是对基本信息的审核。审核原则上由材料收集的各职能科室负责。例如医务处（护理部）要仔细鉴定医生（护士）的执业资格证书、注册证书及定期更新情况；人事处要鉴定人员的教育信息，特别是后学历的教育情况，可以通过信函、权威部门的网站、电话等途径进行核实确实，对学历学位证书进行复印留存等。
为了确保这项工作能持续、完整地进行，我们应结合医院实际情况，根据《档案法》的有关规定，建立符合医院工作特点的《个人技术档案管理办法》，具体规定归档的范围、归档的时间以及对档案材料的要求，并以文件的形势下发到各个科室，使全院职工都了解到技术档案的作用和意义，增强档案意识。
2.2 个人技术档案的信息化建设
随着计算机和信息技术的发展，档案管理手段日趋先进。传统的档案归档方式档案资料大多以纸质化的形势存在，随着时间的推移，档案资料日积月累，数量越来越多，像目前医院里的人事档案和文书档案，占用了大量的储存空间。因此，档案人员应积极探索，整合医院各个部门现有信息资源，开发研制相应的个人技术档案管理软件，对个人技术档案实行动态化管理和维护，建立数字档案和多媒体档案，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，并实行信息共享，授予使用权限，通过现代化手段建立医院的人才信息收集、反馈和使用系统，节约资源，提高工作效率。
2.2.1 建立个人技术档案的信息化管理系统[8] 医院人事部门与信息部门主要负责个人技术档案信息系统的建设和实施。在系统建设之初进行充分调研，对医院内各科室的职能进行仔细梳理，明确各职能科室的职责，科学合理设计各业务模块。
首先，各职能部门对系统进行需求分析，得出该系统应具备的管理功能，信息部门根据需求进行软件的设计和开发，并与医院现有的人事档案系统和文书档案系统进行有机的联系，做好数据传输的接口，以减少原始信息的录入。其次，将设计好的软件交由各职能部门进行反复的讨论和实验，确保科学、合理后投入使用。最后，随着所存储数据信息量的不断扩大，加强数据备份系统和网络安全成为该系统正常开展的先决条件。一旦信息系统遭到攻击，相关数据信息遭到恶意修改、泄露或删除，就会给医院带来重大损失。
2.2.2 实行院、科、个人三级用户管理 用户管理是提供基于角色的授权管理机制，可对系统所有的管理对象进行精细的授权控制。
首先，个人管理端口是个人技术档案管理系统的构建基础[9]。全院职工使用唯一的胸牌号和自己设置的密码登陆系统，利用扫描仪、数码相机等将各种原始资料上传，按照管理系统条目进行个人信息的录入和实时更新。如临床工作繁忙，个人没有时间进行资料的更新，可在授权的情况下由各临床科室的秘书代为更新。
其次，各相关职能科室根据信息管理系统模块的操作权限，对个人填写的信息进行核对和补充，如发现问题，直接与个人联系进行沟通和解决。
医院人事部门是个人技术档案管理系统的最终检查与监督部门，负责整个系统的运行。如发现问题，可直接与对应的职能科室联系，由后者负责解决。
2.2.3 个人技术档案管理系统的使用 个人技术档案管理系统真实、全面、完整地存储了医院职工的原始信息资料，院领导、职能部门、临床科室和个人可利用索引、关联、排序等命令查找、筛选需要的全部信息，大大节省了过去翻阅档案、查对证件、手抄记录、手工画表等繁琐落后工作所占用的时间。（1）充分发挥个人技术档案的基石作用，为领导决策服务[10] 个人技术档案是职工德才表现的动态材料，是个人的成长轨迹，要使决策正确，用人得当，个人技术档案就是重要的信息资源。院领导可以随时了解各科室各系列人员结构、医疗技术水平和科研工作技能等方面情况，对重点人才进行重点培养，充分发挥个人特长，使医院形成一支合理的人才梯队建设，为医院发展提供可靠依据。（2）便于各职能科室和临床科室的管理，提高工作质量和工作效率 个人技术档案管理系统在个人晋升职称中发挥了重要作用。医学继续教育学分已成为职称评聘的必要条件，管理系统可与继续教育培训的考核挂钩，将每个人的学分完成情况、外出进修培训等情况进行统计，以方便教育处和各科室全面掌握每个人的继续教育情况，合理安排培训计划[11]；下基层支农服务是医师晋升中、高级职称的必备条件，医务处和临床科室根据个人晋升需求，有针对性地合理安排本科室医师分批分次下基层，从而避免晋升前一窝蜂外出支农、科内人手不足的现象。个人技术档案管理系统在临床医疗质量管理中也起到了举足轻重的作用。医务处可根据卫技人员的典型病例、手术分析等医疗活动，以及医疗投诉、医疗事故和专业技能、专业知识的考核情况，在聘任周期内对人员的资质进行审核评估，对不符合或达不到要求的人员进行再培训再考核，如仍不合格将进行降职或待岗处理，以确保医院医疗质量的安全有效。（3）个人职业生涯的规划 职工既是个人技术档案信息系统的主要完成者，也是使用者。个人技术档案信息系统以强大的存储能力和时间序列的记录方式，展现了一个人的成长、学习、工作业绩、个性和协作能力等方面的变化情况[12]。职工可以对一段时间内的工作、学习、培训等进行整理与反思，分析其在某领域中存在的优势与不足，调整自己学习计划和奋斗目标，不断反思，不断进步，以求更好地认识自己、完善自己、发展自己，从而促进个人职业生涯规划的管理。
医院是高层次人才聚集的地方，他们的个人技术档案是一个不断变化的动态信息资源，既肩负着知人善任、合理使用干部，建立一支年轻化、知识化、专业化干部队伍的重任，同时也为各系列专业技术职务评聘、学术梯队建设和医院的发展提供可靠依据。因此，医院要充分认识到个人技术档案的价值，提高职工的档案意识，改善档案管理的基础设施，充分发挥个人技术档案的作用。
