新时期机关档案管理存在的问题与改进措施
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0036-02
前言
以信息化为引领的新时代对机关档案管理工作提出了新的更高的要求，但当前机关档案管理工作中，还普遍存在人才队伍建设、制度体系建设和管理模式与信息化建设滞后等问题，与新形势的要求相比还有较大的差距。只有改进档案管理工作，着力从队伍建设、制度建设、档案信息化与数据库建设等方面入手，完善机关档案管理工作机制，才能适应新时期机关档案管理工作的新要求。
一、档案服务创新的必要性
1.档案创新可为企业的各项工作提供更便捷的服务
现今机关单位的档案种类已不再只有文书档案，随着科技的发展，也有了专业档案、声像档案、科技档案、实物档案以及从原件档案中所精简加工出来的档案信息。档案种类的增多使得搜索查找信息所需时间也大大增加，由于对工作效率的需求，机关单位的管理者和员工都在要求以一种新的档案管理方式代替传统的服务模式，以满足员工更方便快捷地查询到自己所需信息的要求。
2.档案创新可满足扩大资料收藏和管理范围的需求
机关单位在日常工作过程中不仅产生了大量纸质档案，还有相关电子类文件，档案室接收的文件变得更多样化，档案的存储量也在不断上升，扩大档案资料的收藏和管理范围已变得势在必行，通过档案管理工作的创新可对此问题进行有针对性的解决。
二、当前机关档案管理工作存在的问题
1.制度建设和执行力度不足
现阶段，不少机关档案管理部门普遍存在制度建设缺位等现象，甚至没有制定相应的岗位职责，缺乏系统、科学的规章制度，管理模式较为粗放。如在机关档案材料管理方面，档案员对于归档材料往往疏于审查，导致部分档案材料严重失实，甚至有造假现象发生，严重损害了档案的真实性；档案员主动收集和保管意识差，对于档案材料明显缺失却渎于补全完整，损害了档案的完整性，导致信息缺漏。
2.管理模式相对落后
目前大部分机关档案管理部门仍沿用传统管理模式，机关档案资料的提供、利用、开发仍以纸质媒体为主，档案管理的信息化、数字化水平较低。不可否认，纸质档案有其自身存在的优势，在档案史上也发挥了重要的记录和凭证作用，但在信息化和数字化为主导的现代社会，纸质档案因其重复利用率低，归档工作量大，保管条件严苛且成本较高，容易丢失或损毁等问题，被电子档案取代应为不争之势。
3.管理平台偏狭
当前情况下，机关档案管理平台以人工管理为主，浩如烟海的机关档案信息需要档案管理人员逐一比对翻查，再加上大部分档案信息载体以纸质为主，数据库系统建设滞后，导致档案信息化水平普遍不高，档案管理人员工作量大、耗时耗力且档案的准确性、完整性保障较低，管理平台的工作效率大受制约。
4.人才队伍建设滞后
一方面，由于我国高校档案专业设置较晚，从而导致档案管理专业人才培养和输出相对较少，人才资源供给受限。另一方面，从现阶段机关档案管理人员构成看，大多数管理人员缺乏档案管理专业背景。同时，管理机构对这部分管理人员的理论知识与实践技能培训缺位，继续教育难以有效实施，难以形成一支专业能力强、业务素质熟练、构成结构科学合理的机关档案管理队伍。此外，相关单位对机关档案管理工作缺乏相应的重视，预算支付严重不足，这在客观上制约了专职档案人才的配置和培养。
三、机关档案工作管理的改进措施
纵观我国机关档案工作管理的发展趋势，其实质就是解决当下存在的问题，实现机关档案工作的科学化、效益化以及服务功能的社会化，因此应在坚持统一、精简、效能的前提下，促进机关档案工作管理健康发展。
1.提高认识，更新模式，完善管理体制
首先机关领导应正确认识档案工作管理的重要作用，并积极参与档案工作会议、档案工作检查等活动，在切实体会中提高认知，支持档案工作管理，从而形成机关上下重视和配合档案工作管理的良好局面。其次应转变思想，基于集约化管理方式对档案工作管理进行统筹规划，以此降低工作成本，优化人员配置，提高管理效益。最后应完善管理体制，要立足于相关规定和自身实际情况，对档案工作的流程、操作标准等加以明确规范，提高其针对性、全面性和可行性，同时根据实际需要合理设置岗位和人员安排，明确划分岗位职责，推行责任制，并就培训、考核、库房管理等制度加以补充和调整，从而使机关档案工作管理更规范、更统一。
2.加强档案工作的基础建设
一是机关单位在加强库房建设时应严格遵循“十防”措施和库房管理制度，并单独设立档案阅览室和办公室，最大限度的提高档案的安全性和保密性；二是在档案日常工作管理中，应严格按照规范收集、整理、统计不同门类的档案信息并及时予以归档，同时加强全卷宗的建立力度，以此全面而集中的管理档案，为日后档案查阅和检查工作提供基础保障；三是在安排档案工作人员时既要符合工作需要又要体现合理性，杜绝一人身兼数职的现象，并尽量减少人员流动，以此保持队伍的稳定性。
3.着力实现档案管理信息化
新形势下，机关应统筹规划，加大经费投入，完备档案信息化建设所需的基础设施，并以国家规定的档案数字化、技术标准、管理法规等为依据，统一电子档案的格式，对数据信息加以规范，完善档案信息的查询、储存、管理等功能，并制定完善的电子档案管理体制，强化其安全建设，从而提高档案信息的可读性、共享性和安全性。通过借助信息化手段，可以打破档案实体的局限性，实现档案工作的集约化管理，从而提高工作效率和档案利用率，增加工作效益，并扩展档案的服务功能，使其趋向于社会化。
结论
在机关档案管理中，随着档案管理制度的改革，使机关档案管理工作的水平得到了大幅度提升，从而有效地提高了档案管理工作的工作质量和效率。然而就我国机关档案管理工作的实际情况而言，其中还存在着一些较为严峻的问题，而这些问题严重的制约了档案管理的发展，同时也影响到机关档案管理工作的正常进行，必须要对其引起高度重视，然后加强学习和不断的进行改进创新，并且打破传统的档案管理工作观念，从而才能够改进思想，提高新时期机关档案管理工作水平。
- 上一篇：浅析企业职工档案管理
- 下一篇：推进档案信息化工作 提高就业服务水平
